Hojas de cálculo: Excel. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Fórmulas y funciones. Tablas dinámicas. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno.

Microsoft Excel es la aplicación de hoja de cálculo de la suite Microsoft 365 (versión de escritorio), orientada a la introducción, cálculo, análisis y representación gráfica de datos numéricos y alfanuméricos organizados en una cuadrícula de filas y columnas. Sus utilidades principales en el ámbito administrativo son: la realización de cálculos automáticos mediante fórmulas y funciones (sumas, medias, condicionales, búsquedas); la organización y depuración de listas de datos (ordenación, filtrado, validación, eliminación de duplicados); la síntesis y el análisis de grandes volúmenes de información mediante tablas y gráficos dinámicos; y la elaboración de informes y documentos con formato profesional (formato condicional, estilos de celda, impresión de rangos).

Al iniciar Excel se ofrece la posibilidad de abrir un libro en blanco o partir de una plantilla (facturas, presupuestos, calendarios, control de gastos). El programa se estructura, como el resto de aplicaciones de Microsoft 365, en la cinta de opciones (Ribbon), organizada en fichas (Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Ayuda) y estas en grupos de comandos; la barra de herramientas de acceso rápido, personalizable, situada sobre o bajo la cinta; y la barra de fórmulas, donde se muestra y edita el contenido real de la celda activa (a diferencia de lo mostrado en la celda, que puede estar formateado). La extensión nativa de los libros de Excel 365 es .xlsx (basada en XML, formato Office Open XML), existiendo también .xlsm para libros con macros, .xltx/.xltm para plantillas y compatibilidad de lectura/escritura con el formato antiguo .xls (Excel 97-2003) y con .csv (valores separados por comas, sin formato).

Un libro de Excel (Workbook) es el archivo que contiene una o varias hojas de cálculo (Worksheets), identificadas por pestañas en la parte inferior de la ventana. Cada hoja es una cuadrícula de 16.384 columnas (nombradas de A a XFD) y 1.048.576 filas, cuya intersección forma una celda, unidad mínima de almacenamiento de datos. Cada celda se identifica mediante su referencia en notación A1 (letra de columna + número de fila, p. ej. B3); un rango de celdas se expresa con dos referencias separadas por dos puntos (p. ej. A1:C10). Una celda activa es la seleccionada en un momento dado, resaltada con un borde y mostrada en el Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra de fórmulas.

Sobre las hojas se puede: insertar, eliminar, cambiar el nombre, mover, copiar u ocultar pestañas (clic derecho sobre la pestaña o grupo "Celdas > Formato" en la ficha Inicio); agrupar varias hojas para introducir datos o aplicar formato simultáneamente; y proteger una hoja o el libro completo (ficha Revisar) para impedir cambios no autorizados en estructura o contenido. Se pueden inmovilizar filas o columnas (ficha Vista > Inmovilizar paneles) para mantener visibles encabezados al desplazarse por hojas extensas, y dividir la ventana en paneles para ver simultáneamente distintas zonas de una misma hoja. Las referencias entre hojas de un mismo libro se construyen anteponiendo el nombre de la hoja y un signo de exclamación (p. ej. `=Hoja2!A1`), y las referencias a otro libro añaden además el nombre del archivo entre corchetes (`=[Libro2.xlsx]Hoja1!A1`).

Excel permite configurar tanto el libro como la aplicación. Desde Archivo > Opciones se accede a las categorías de configuración general: General (interfaz de usuario, tema de color); Fórmulas (opciones de cálculo —automático, automático excepto en tablas de datos, manual—, comprobación de errores); Revisión (autocorrección, ortografía); Guardar (formato predeterminado, frecuencia de autorrecuperación, ubicación de archivos); Avanzadas (opciones de edición, mostrar/ocultar elementos de la interfaz, cálculo al abrir el libro); y Personalizar cinta de opciones y Barra de herramientas de acceso rápido.

En cuanto a la configuración de página (ficha Disposición de página), se establecen: márgenes, orientación (vertical/horizontal), tamaño de papel, área de impresión (selección del rango que se imprime), saltos de página, fondo de hoja y encabezados y pies de página (ficha Insertar > Encabezado y pie de página), con posibilidad de incluir número de página, fecha, ruta del archivo o nombre de la hoja mediante códigos de campo. La opción Ajustar área de impresión permite forzar el contenido a un número determinado de páginas de ancho/alto. También puede configurarse la vista previa de salto de página (ficha Vista) para ajustar visualmente los límites de impresión, y activar/desactivar líneas de división y encabezados de fila/columna desde la ficha Vista.

Excel reconoce automáticamente el tipo de dato introducido en una celda: texto (alineado por defecto a la izquierda), números y fechas/horas (alineados a la derecha) y valores lógicos (VERDADERO/FALSO, centrados). Para introducir una fórmula, la celda debe comenzar por el signo = (también admite + o -). Tras escribir el contenido se confirma con Entrar (pasa a la celda inferior), Tabulador (pasa a la celda de la derecha) o Esc (cancela la edición); F2 permite editar directamente el contenido de la celda activa.

La herramienta Autorrelleno (arrastrando el controlador de relleno, la pequeña cruz de la esquina inferior derecha de la selección) permite completar series (números correlativos, días de la semana, meses, fechas) y copiar fórmulas ajustando automáticamente las referencias relativas. Relleno rápido (Ctrl+E) detecta patrones en columnas adyacentes y completa el resto de filas automáticamente (por ejemplo, extraer nombres de una columna de correos electrónicos). Para copiar/cortar y pegar se dispone de Pegado especial (Ctrl+Alt+V), que permite pegar selectivamente solo valores, solo fórmulas, solo formatos, o transponer filas por columnas. La validación de datos (ficha Datos > Validación de datos) restringe lo que puede introducirse en una celda (lista desplegable, rango numérico, fecha, longitud de texto), mostrando mensajes de entrada y de error personalizados. El formato condicional (ficha Inicio) aplica formatos automáticos según el valor de la celda (escalas de color, barras de datos, iconos, reglas personalizadas con fórmula).

Una fórmula es una expresión que comienza por `=` y realiza cálculos combinando operadores (+, -, *, /, ^, %), referencias de celda, constantes y funciones. El orden de precedencia de operadores sigue las reglas matemáticas habituales (paréntesis, exponenciación, multiplicación/división, suma/resta), y los operadores de comparación (=, <>, >, <, >=, <=) devuelven VERDADERO/FALSO.

Las referencias pueden ser: relativas (A1), que se ajustan al copiar la fórmula a otras celdas; absolutas ($A$1), que permanecen fijas; y mixtas ($A1 o A$1), que fijan solo la columna o solo la fila. La tecla F4 alterna cíclicamente entre los cuatro tipos de referencia al editar una fórmula.

Las funciones más habituales en un contexto administrativo son:

• =SUMA(rango): suma los valores de un rango.
• =PROMEDIO(rango): calcula la media aritmética.
• =SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso): devuelve un resultado u otro según se cumpla o no una condición; admite anidamiento de varias funciones SI.
• =CONTAR(rango) (cuenta celdas con números), =CONTARA(rango) (cuenta celdas no vacías) y =CONTAR.SI(rango; criterio) (cuenta celdas que cumplen una condición; existe también CONTAR.SI.CONJUNTO para varios criterios).
• =SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma) y SUMAR.SI.CONJUNTO, para sumas condicionadas.
• =BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas; [ordenado]), en inglés VLOOKUP (denominada CONSULTAV en algunas versiones en español de Microsoft 365), busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de la columna indicada de esa misma fila; su homóloga BUSCARH busca por filas. Microsoft 365 incorpora además BUSCARX/XLOOKUP, más flexible al no exigir que la columna de búsqueda sea la primera.
• =MAX(rango), =MIN(rango): valor máximo y mínimo de un rango.
• =CONCATENAR(texto1; texto2; …) o el operador &, para unir cadenas de texto.
• Funciones de fecha: =HOY() (fecha actual) y =AHORA() (fecha y hora actual).

Excel detecta y señala errores de fórmula con códigos específicos: #¡DIV/0! (división entre cero), #¡VALOR! (tipo de dato incorrecto), #¿NOMBRE? (nombre de función o rango no reconocido), #N/A (valor no disponible, típico de búsquedas sin coincidencia), #¡REF! (referencia a una celda no válida, por ejemplo tras eliminar una fila) y #¡NUM! (valor numérico no válido).

Una tabla dinámica (PivotTable) es una herramienta de análisis que permite resumir, reorganizar, agrupar y filtrar grandes volúmenes de datos de forma interactiva, sin necesidad de escribir fórmulas. Se crea desde la ficha Insertar > Tabla dinámica, seleccionando el rango o tabla de origen (los datos de origen deben estar organizados como una lista con encabezados de columna, sin filas ni columnas en blanco).

El panel de configuración de la tabla dinámica se organiza en cuatro áreas: Filtros (criterios que afectan a toda la tabla), Columnas, Filas y Valores (los campos numéricos que se resumen, por defecto mediante suma, aunque puede cambiarse a promedio, cuenta, máximo, mínimo, etc., mediante "Configuración de campo de valor"). Los campos se arrastran entre estas áreas para reorganizar el análisis al instante. Las tablas dinámicas admiten campos calculados (nuevas columnas basadas en fórmulas sobre los campos existentes), agrupación de valores (por ejemplo, agrupar fechas por meses/trimestres/años, o números en intervalos), y actualización de datos (clic derecho > Actualizar, o Actualizar todo desde la ficha Datos) cuando cambian los datos de origen. Los gráficos dinámicos (PivotChart) se generan a partir de una tabla dinámica y se actualizan junto con ella. Las segmentaciones de datos (Slicers) y la escala de tiempo (Timeline), disponibles desde Insertar > Segmentación de datos, ofrecen botones visuales de filtrado rápido e interactivo sobre la tabla dinámica.

Excel permite representar visualmente los datos mediante gráficos, insertados desde la ficha Insertar > Gráficos recomendados (que sugiere el tipo más adecuado según los datos seleccionados) o eligiendo manualmente el tipo. Los tipos principales son: columnas y barras (comparación de valores entre categorías), líneas (evolución de datos a lo largo del tiempo), circular/anillos (proporción de un total), área, dispersión (XY) (relación entre dos variables numéricas) y combinado (mezcla de dos tipos, por ejemplo columnas y línea con eje secundario).

Una vez insertado el gráfico aparecen las Herramientas de gráfico, con las fichas contextuales Diseño de gráfico y Formato, además de los tres botones flotantes junto al gráfico: Elementos de gráfico (+) para añadir/quitar título, ejes, etiquetas de datos, líneas de cuadrícula o leyenda; Estilos de gráfico (pincel) para aplicar combinaciones predefinidas de color y estilo; y Filtros de gráfico (embudo) para mostrar u ocultar series y categorías concretas sin alterar los datos de origen. Los gráficos pueden situarse como objeto incrustado dentro de la hoja de datos o moverse a una hoja de gráfico independiente (Diseño de gráfico > Mover gráfico). Es posible modificar el origen de datos (Diseño de gráfico > Seleccionar datos) para añadir, quitar o reordenar series sin recrear el gráfico.

La ficha Datos agrupa las herramientas de gestión de listas de información. Ordenar (Datos > Ordenar) organiza filas por uno o varios criterios (columnas), de forma ascendente o descendente, y admite orden personalizado (por ejemplo, por lista de días de la semana) o por color/icono de formato condicional. Filtrar (Datos > Filtro, o Ctrl+Mayús+L) añade botones desplegables en los encabezados que permiten mostrar únicamente las filas que cumplen determinados criterios; el Filtro avanzado permite combinar varios criterios complejos (Y/O) mediante un rango de criterios independiente y extraer los resultados a otra ubicación.

Otras herramientas de la ficha Datos: Texto en columnas, para separar el contenido de una columna en varias a partir de un delimitador (comas, tabulaciones) o de ancho fijo; Quitar duplicados, que elimina filas repetidas según las columnas seleccionadas; Validación de datos, ya vista, para restringir valores admitidos; Subtotales, que inserta automáticamente filas de resumen (suma, promedio, etc.) al agrupar por una columna previamente ordenada; y Consolidar, para combinar datos de varios rangos u hojas en un único resumen. El grupo Obtener y transformar datos permite importar y combinar datos de orígenes externos (archivos de texto/CSV, otros libros, la Web, bases de datos) mediante Power Query, y el grupo Previsión incluye la Hoja de previsión, que proyecta tendencias futuras a partir de datos históricos. Excel también dispone de una tabla de datos con formato (Insertar > Tabla, Ctrl+T), que convierte un rango en una Tabla con filtros automáticos, estilos, fila de totales y expansión automática al añadir filas o columnas adyacentes.

Excel 365 permite adaptar el entorno de trabajo a las preferencias del usuario. La cinta de opciones puede personalizarse (clic derecho > Personalizar la cinta de opciones, o Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones) para crear fichas y grupos personalizados, añadir o quitar comandos, y mostrar la ficha Programador (necesaria para grabar y editar macros). La barra de herramientas de acceso rápido admite añadir cualquier comando (clic derecho sobre un botón > "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido") y reposicionarse encima o debajo de la cinta.

En la ficha Vista pueden alternarse los modos de visualización Normal, Vista previa de salto de página y Vista Diseño de página; activarse o desactivarse la cuadrícula, los encabezados de fila/columna y la barra de fórmulas; ajustarse el zoom; y organizarse varias ventanas (Organizar todo, Ver en paralelo para comparar dos libros con desplazamiento sincronizado). Los temas (Disposición de página > Temas) permiten cambiar de forma coordinada la combinación de colores, fuentes y efectos de todo el libro. Es posible grabar macros (ficha Programador > Grabar macro) para automatizar tareas repetitivas, asignándolas a un botón, a una combinación de teclas o a un elemento de la barra de acceso rápido; las macros se guardan en el propio libro (formato .xlsm) o en el Libro de macros personal, disponible para cualquier libro que se abra. Entre los atajos de teclado más utilizados destacan: Ctrl+Z/Ctrl+Y (deshacer/rehacer), Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V (copiar/cortar/pegar), Ctrl+Flecha (saltar al límite de datos), Ctrl+Barra espaciadora (seleccionar columna completa), Mayús+Barra espaciadora (seleccionar fila completa), Ctrl+E (seleccionar hoja completa), Ctrl+Inicio/Fin (ir a A1 / última celda con datos), F2 (editar celda), F4 (repetir última acción / cambiar tipo de referencia), F9 (recalcular), Ctrl+; (fecha actual) y Ctrl+Mayús+; (hora actual).

• Excel (Microsoft 365 escritorio): hoja de cálculo con 16.384 columnas (A–XFD) y 1.048.576 filas por hoja.
• Formato nativo: .xlsx (XML); .xlsm con macros; compatibilidad con .xls y .csv.
• Referencia de celda: notación A1 (columna+fila); rango: dos referencias separadas por `:`.
• Referencias entre hojas: `=Hoja2!A1`; entre libros: `=[Libro2.xlsx]Hoja1!A1`.
• Tipos de referencia: relativa (A1), absoluta ($A$1), mixta ($A1/A$1); tecla F4 para alternar.
• Toda fórmula empieza por =; F2 edita la celda activa; Ctrl+E = relleno rápido.
• Funciones clave: SUMA, PROMEDIO, SI, CONTAR/CONTARA/CONTAR.SI, SUMAR.SI, BUSCARV (CONSULTAV)/BUSCARH, BUSCARX (XLOOKUP), MAX/MIN, CONCATENAR/`&`, HOY()/AHORA().
• Errores frecuentes: #¡DIV/0!, #¡VALOR!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!.
• Tabla dinámica: áreas Filtros / Columnas / Filas / Valores; se crea desde Insertar > Tabla dinámica; se actualiza con "Actualizar".
• Gráfico dinámico (PivotChart) deriva de una tabla dinámica; Segmentación de datos y Escala de tiempo filtran de forma visual.
• Tipos de gráfico: columnas/barras, líneas, circular, área, dispersión (XY), combinado.
• Herramientas de gestión de datos (ficha Datos): Ordenar, Filtro (Ctrl+Mayús+L), Filtro avanzado, Texto en columnas, Quitar duplicados, Validación de datos, Subtotales, Consolidar, Power Query.
• Convertir rango en Tabla con formato: Ctrl+T.
• Personalización: cinta de opciones y barra de acceso rápido configurables; ficha Programador para macros (se guardan en .xlsm o en el Libro de macros personal).
• Atajos esenciales: Ctrl+Inicio/Fin (A1/última celda), Ctrl+Flecha (límite de datos), F9 (recalcular), Ctrl+; (fecha actual).