Bases de datos: Access. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. Power BI.

Microsoft Access (Microsoft 365, versión de escritorio) es el sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBD) de la suite Office, orientado a usuarios y pequeñas/medianas organizaciones que necesitan almacenar, consultar y explotar datos estructurados sin recurrir a un motor de servidor completo (SQL Server, Oracle...). Un archivo de Access (.accdb, formato nativo desde Access 2007; el anterior era .mdb) constituye una base de datos que agrupa todos sus objetos en un único fichero.

Los objetos principales de una base de datos Access son: tablas (almacenan los datos en filas/registros y columnas/campos), consultas (extraen, filtran, calculan o modifican datos a partir de una o varias tablas), formularios (interfaces de introducción y visualización de datos, más amigables que la vista de hoja de datos), informes (presentación impresa o en pantalla de datos con formato profesional, totales y agrupaciones), macros (automatización de acciones repetitivas sin programar) y módulos (código VBA para lógica avanzada). Todos los objetos se gestionan desde el Panel de navegación, situado en el lateral izquierdo, que los agrupa por tipo o por tablas y objetos relacionados.

La interfaz utiliza la cinta de opciones, con pestañas como Inicio (vistas, portapapeles, ordenar y filtrar, buscar), Crear (asistentes para tablas, consultas, formularios e informes), Datos externos (importar/exportar/vincular) y Herramientas de base de datos (relaciones, documentador, Visual Basic). Access ofrece plantillas de bases de datos predefinidas (Archivo > Nuevo) para escenarios comunes (contactos, proyectos, activos) y permite crear una base de datos en blanco.

Entre sus utilidades destacan el Compactar y reparar base de datos (Archivo > Información), que reduce el tamaño del archivo y corrige inconsistencias tras muchas operaciones de borrado/edición; la posibilidad de cifrar con contraseña una base de datos (Archivo > Información > Cifrar con contraseña, requiere abrir en modo exclusivo); y el modo de compatibilidad al abrir bases .mdb antiguas. Access puede usarse como front-end (interfaz de formularios/informes) frente a datos alojados en un motor externo (SQL Server, SharePoint) mediante tablas vinculadas, separando la lógica de presentación del almacenamiento.

La tabla es el objeto base de toda base de datos Access: almacena los datos en registros (filas) formados por campos (columnas). Se crean desde la pestaña Crear (Tabla, o Diseño de tabla para definir la estructura antes de introducir datos) y admiten dos vistas intercambiables: Vista Hoja de datos (introducción directa de registros, similar a una hoja de cálculo) y Vista Diseño (definición de campos, tipos de datos y propiedades).

Cada campo requiere un nombre y un tipo de dato, entre los principales: Texto corto (hasta 255 caracteres), Texto largo (memorándum, texto extenso), Número (con distintos tamaños: byte, entero, entero largo, simple, doble...), Moneda (valores monetarios con precisión fija), Fecha/Hora, Autonumérico (secuencial, generado automáticamente, habitual como clave principal), Sí/No (booleano), Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos y Calculado (resultado de una expresión sobre otros campos).

La clave principal (*primary key*) es el campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro; no admite valores duplicados ni nulos. Se establece en Vista Diseño seleccionando el campo y pulsando el icono de llave (o botón «Clave principal» en la cinta); lo habitual es usar un campo Autonumérico como clave principal (id/código), aunque puede ser una clave compuesta (varios campos combinados, típico en tablas intermedias de relaciones N:M).

Otras propiedades relevantes del campo (panel inferior en Vista Diseño): Tamaño del campo, Formato, Máscara de entrada (patrón de introducción, ej. para teléfonos o NIF), Título (etiqueta alternativa al nombre), Valor predeterminado, Regla de validación y Texto de validación (mensaje de error), Requerido (obliga a rellenar el campo) e Indexado (mejora la velocidad de búsqueda/ordenación; «Sí, sin duplicados» equivale a unicidad). Access ofrece también el Asistente para búsquedas, que convierte un campo en una lista desplegable de valores tomados de otra tabla o de una lista fija.

Las consultas permiten extraer, combinar, calcular o modificar datos de una o varias tablas según criterios definidos por el usuario. Se crean con el Asistente para consultas o directamente en Vista Diseño, donde se arrastran las tablas/campos necesarios a la cuadrícula QBE (*Query By Example*) y se definen criterios, orden y campos calculados; Access traduce internamente estas consultas a SQL (visible y editable en Vista SQL).

Los principales tipos son:

• Consultas de selección: el tipo más común; extraen datos de una o varias tablas relacionadas según los criterios indicados, sin modificarlos. Admiten criterios (condiciones en la fila «Criterios» de la cuadrícula), ordenación, campos calculados (expresiones con el generador de expresiones) y totales (agrupar, contar, sumar, promedio... mediante el botón «Totales»).
• Consultas de parámetros: variante de selección que solicita al usuario, mediante un cuadro de diálogo, un valor en el momento de ejecutarse (criterio escrito entre corchetes, ej. `[Introduzca el año]`); útil para consultas reutilizables con distintos valores.
• Consultas de acción: modifican los datos en lugar de solo mostrarlos. Los cuatro tipos son: de creación de tabla (genera una tabla nueva con el resultado), de actualización (modifica valores de campos existentes según criterios), de datos anexados (añade registros a una tabla existente, propia o de otra base) y de eliminación (borra registros que cumplen una condición). Las consultas de acción muestran un aviso de confirmación antes de ejecutarse y sus efectos, salvo backup previo, son irreversibles.
• Consultas de tabla de referencias cruzadas: resumen datos en formato de tabla dinámica (filas/columnas/valores agregados).
• Consultas de unión y consultas SQL específicas: se escriben directamente en SQL para combinaciones (UNION) u operaciones no soportadas por el diseñador gráfico.

Las consultas pueden basarse en otras consultas (anidamiento) y admiten combinaciones (*joins*) entre tablas: combinación interna (solo coincidencias en ambas tablas, la predeterminada), y combinaciones externas izquierda/derecha (todos los registros de una tabla y solo los coincidentes de la otra), configurables con doble clic sobre la línea de unión.

El formulario es la interfaz gráfica para introducir, consultar y editar datos de forma más cómoda y controlada que la hoja de datos de una tabla. Se crea desde la pestaña Crear, con varias opciones: Formulario (genera automáticamente uno basado en la tabla/consulta activa), Diseño de formulario y Formulario en blanco (partiendo de cero, arrastrando campos desde el panel «Agregar campos existentes»), el Asistente para formularios (guía paso a paso: campos, distribución, estilo) y formularios especiales como Varios elementos (lista tipo hoja de datos pero con formato de formulario), Hoja de datos y Navegación (formulario contenedor con pestañas o botones para acceder a otros formularios/informes, útil como panel de control de la aplicación).

Un formulario se compone de controles: cuadros de texto (enlazados a un campo), etiquetas, botones de comando (con macros o VBA asociado, ej. guardar registro, buscar, cerrar), casillas de verificación, cuadros combinados/de lista (para el asistente de búsquedas), subformularios (muestran datos relacionados en una relación uno a varios, ej. un formulario de «Clientes» con un subformulario de «Pedidos») y controles de navegación entre registros (barra inferior con primero/anterior/siguiente/último/nuevo registro).

Las secciones de un formulario en Vista Diseño son: Encabezado de formulario (título, visible una vez), Encabezado de página, Detalle (los controles enlazados a los campos, repetido por registro), Pie de página y Pie de formulario. La Vista Formulario es la de uso normal; la Vista Diseño permite modificar controles, tamaños y propiedades; y la Vista Presentación combina edición visual con datos reales visibles.

Las propiedades del formulario (hoja de propiedades, F4) controlan el origen del registro (tabla/consulta), si permite agregar/eliminar/editar registros, el tipo de vista predeterminada y eventos (Al cargar, Antes de actualizar...) que pueden disparar macros o código VBA.

El informe es el objeto orientado a la presentación impresa o en pantalla (y exportación a PDF) de los datos, con un formato cuidado para lectura, no para edición interactiva. Se crea desde la pestaña Crear: Informe (generación automática a partir de la tabla/consulta activa), Diseño de informe, Informe en blanco, el Asistente para informes (selección de campos, niveles de agrupación, orden, distribución y estilo) y el asistente de Etiquetas (para imprimir etiquetas postales con formatos comerciales estándar).

Las secciones de un informe (Vista Diseño) son similares a las del formulario más las específicas de agrupación: Encabezado de informe (portada, aparece una sola vez al principio), Encabezado de página (se repite en cada página, ej. cabeceras de columna), Encabezado/Pie de grupo (cuando hay agrupación, ej. por departamento o por fecha), Detalle (datos de cada registro) y Pie de página y Pie de informe (totales generales, aparece una sola vez al final).

Los informes permiten agrupar y ordenar datos (panel «Agrupar y ordenar» en Vista Diseño/Presentación), insertar totales (sumas, promedios, contadores) por grupo y generales mediante controles de cuadro de texto con función de agregado (ej. `=Suma([Importe])`), y numeración de página (`=[Página] & " de " & [Páginas]`). Las vistas disponibles son: Vista Informe (pantalla, con posibilidad de filtrar), Vista Preliminar (previsualización tal como se imprimirá, con opciones de configuración de página y exportación), Vista Diseño y Vista Presentación.

Un informe puede exportarse directamente a PDF, Word, Excel o correo electrónico (pestaña Datos externos > Exportar), lo que lo convierte en la vía habitual para compartir resultados con usuarios que no tienen Access instalado.

Una base de datos relacional organiza la información en varias tablas vinculadas entre sí para evitar redundancia (principio de la normalización). Las relaciones se definen y visualizan en la ventana Relaciones (pestaña Herramientas de base de datos > Relaciones), donde se arrastra el campo clave de una tabla sobre el campo correspondiente de otra para crear el vínculo.

Los tipos de relación son: uno a varios (1:N, la más habitual; un registro de la tabla «uno», ej. Clientes, puede corresponder a varios registros de la tabla «varios», ej. Pedidos, mediante una clave externa o *foreign key* en la tabla N que referencia la clave principal de la tabla 1), uno a uno (1:1, poco frecuente, cada registro de una tabla se corresponde con como mucho uno de la otra) y varios a varios (N:M, que en Access se implementa siempre mediante una tabla intermedia o de unión, con una clave compuesta formada por las claves principales de ambas tablas relacionadas).

La integridad referencial es la opción (casilla en el cuadro «Modificar relaciones») que impide crear registros «huérfanos»: no permite introducir un valor de clave externa que no exista en la tabla principal, ni eliminar/modificar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados dependientes, salvo que se activen las opciones complementarias Actualizar en cascada los campos relacionados (al cambiar la clave principal, se actualiza automáticamente en todos los registros relacionados) y Eliminar en cascada los registros relacionados (al borrar un registro principal, se borran automáticamente sus registros dependientes).

En la ventana de Relaciones, la línea que une dos tablas muestra el símbolo 1 en el lado «uno» y el símbolo ∞ (infinito) en el lado «varios» cuando la integridad referencial está activada. Las relaciones bien definidas son la base para que las consultas con combinación, los subformularios y los informes agrupados funcionen correctamente y devuelvan datos coherentes.

Access permite intercambiar datos con otras aplicaciones y orígenes desde la pestaña Datos externos, que agrupa tres operaciones distintas:

• Importar: copia los datos de un origen externo (Excel, otra base de datos Access, texto delimitado/CSV, XML, carpeta de Outlook, ODBC...) creando una tabla nueva (o añadiéndolos a una existente) dentro de la base de datos actual. Una vez importados, los datos son independientes del origen: los cambios posteriores en el archivo original no se reflejan en Access. El asistente permite guardar los pasos de importación como una operación de importación guardada, reutilizable o programable.
• Vincular: crea en Access una tabla vinculada, que no almacena los datos físicamente sino que se conecta en cada acceso al origen externo (otra base Access, SQL Server, SharePoint, Excel...). Los datos se muestran y editan en tiempo real y cualquier cambio se refleja en ambos sentidos; las tablas vinculadas aparecen en el Panel de navegación con una flecha distintiva. Es la técnica habitual cuando varias bases de datos front-end comparten un mismo origen de datos back-end.
• Exportar: envía los datos de una tabla, consulta, formulario o informe de Access hacia un formato externo: Excel, Word (RTF), texto (delimitado o de ancho fijo), PDF/XPS, XML, HTML, otra base de datos Access, o mediante ODBC hacia otros SGBD. Al exportar, al igual que al importar, puede guardarse la especificación para repetirla posteriormente.

La elección entre importar y vincular depende del uso: importar cuando los datos deben integrarse de forma definitiva y editarse solo desde Access; vincular cuando el origen (por ejemplo, una hoja Excel que otro departamento sigue actualizando, o un servidor SQL corporativo) debe permanecer como fuente viva y sincronizada. El Analizador de tablas y el Documentador de bases de datos (Herramientas de base de datos) ayudan a revisar la estructura antes de migraciones o integraciones complejas.

Microsoft Power BI es la herramienta de la suite Microsoft dedicada a la inteligencia de negocio (Business Intelligence): conecta con múltiples orígenes de datos (Excel, Access, bases de datos SQL, servicios en la nube, archivos de texto...), los transforma y modela, y permite construir visualizaciones interactivas, informes y cuadros de mando (dashboards) para el análisis y la toma de decisiones. Se diferencia de Access en que su foco no es la gestión transaccional de datos, sino su análisis y presentación visual.

El ecosistema se compone principalmente de: Power BI Desktop (aplicación de escritorio gratuita donde se conecta a los datos, se modelan las relaciones y se diseñan los informes), Power BI Service (plataforma en la nube donde se publican, comparten y consultan los informes desde el navegador, con actualización programada de datos) y Power BI Mobile (visualización en dispositivos móviles).

El flujo de trabajo típico en Power BI Desktop tiene tres vistas/fases: Obtener datos y Power Query (importación y transformación/limpieza de datos: combinar, dividir columnas, quitar duplicados, cambiar tipos), el modelo de datos (creación de relaciones entre tablas, similar a las relaciones de Access, y medidas/columnas calculadas con el lenguaje DAX, *Data Analysis Expressions*) y el informe (lienzo donde se añaden visualizaciones: gráficos de barras, líneas, circulares, mapas, tablas, matrices, tarjetas de indicador (KPI), segmentaciones de datos para filtrar de forma interactiva).

Un informe de Power BI se organiza en una o varias páginas con visualizaciones; un cuadro de mando (dashboard), disponible en Power BI Service, reúne en una sola pantalla paneles (tiles) procedentes de uno o varios informes, para una visión consolidada y de acceso rápido de los indicadores clave. Entre sus ventajas destacan la actualización automática de datos programada, la posibilidad de compartir informes con control de permisos dentro de la organización y la exploración interactiva mediante filtros, segmentaciones y funciones de «preguntas y respuestas» en lenguaje natural.

• Access (Microsoft 365 escritorio): SGBD relacional; formato nativo .accdb (desde Access 2007); formato antiguo .mdb.
• Objetos principales: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos, gestionados desde el Panel de navegación.
• Clave principal: identifica de forma única cada registro; no admite nulos ni duplicados; puede ser compuesta.
• Tipos de dato de campo: Texto corto/largo, Número, Moneda, Fecha/Hora, Autonumérico, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado.
• Consultas de selección (extraen datos), de parámetros (piden un valor al ejecutarse) y de acción: creación de tabla, actualización, datos anexados y eliminación.
• Access traduce internamente las consultas a SQL (Vista SQL).
• Tipos de relación: 1:1, 1:N (la más común) y N:M (requiere tabla intermedia en Access).
• Integridad referencial: impide registros huérfanos; opciones complementarias «Actualizar en cascada» y «Eliminar en cascada».
• En la ventana de Relaciones: símbolo 1 (lado «uno») y ∞ (lado «varios»).
• Importar copia los datos (independientes del origen); vincular mantiene la conexión viva con el origen externo; exportar envía datos de Access a otro formato/aplicación.
• Compactar y reparar base de datos: reduce tamaño y corrige inconsistencias (Archivo > Información).
• Power BI: herramienta de Business Intelligence; componentes Power BI Desktop (modelado, DAX, informes), Power BI Service (publicación en la nube, dashboards) y Power BI Mobile.
• En Power BI: Power Query transforma datos; DAX crea medidas y columnas calculadas; un dashboard agrupa paneles (tiles) de uno o varios informes.