Bases de datos: Access. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. Power BI.

**Microsoft Access** (Microsoft 365, versión de escritorio) es el **sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBD)** de la suite Office, orientado a usuarios y pequeñas/medianas organizaciones que necesitan almacenar, consultar y explotar datos estructurados sin recurrir a un motor de servidor completo (SQL Server, Oracle...). Un archivo de Access (**.accdb**, formato nativo desde Access 2007; el anterior era **.mdb**) constituye una **base de datos** que agrupa todos sus objetos en un único fichero.

Los **objetos principales** de una base de datos Access son: **tablas** (almacenan los datos en filas/registros y columnas/campos), **consultas** (extraen, filtran, calculan o modifican datos a partir de una o varias tablas), **formularios** (interfaces de introducción y visualización de datos, más amigables que la vista de hoja de datos), **informes** (presentación impresa o en pantalla de datos con formato profesional, totales y agrupaciones), **macros** (automatización de acciones repetitivas sin programar) y **módulos** (código VBA para lógica avanzada). Todos los objetos se gestionan desde el **Panel de navegación**, situado en el lateral izquierdo, que los agrupa por tipo o por tablas y objetos relacionados.

La interfaz utiliza la **cinta de opciones**, con pestañas como Inicio (vistas, portapapeles, ordenar y filtrar, buscar), Crear (asistentes para tablas, consultas, formularios e informes), Datos externos (importar/exportar/vincular) y Herramientas de base de datos (relaciones, documentador, Visual Basic). Access ofrece **plantillas de bases de datos** predefinidas (Archivo > Nuevo) para escenarios comunes (contactos, proyectos, activos) y permite crear una **base de datos en blanco**.

Entre sus utilidades destacan el **Compactar y reparar base de datos** (Archivo > Información), que reduce el tamaño del archivo y corrige inconsistencias tras muchas operaciones de borrado/edición; la posibilidad de **cifrar con contraseña** una base de datos (Archivo > Información > Cifrar con contraseña, requiere abrir en modo exclusivo); y el **modo de compatibilidad** al abrir bases .mdb antiguas. Access puede usarse como **front-end** (interfaz de formularios/informes) frente a datos alojados en un motor externo (SQL Server, SharePoint) mediante tablas vinculadas, separando la lógica de presentación del almacenamiento.

La **tabla** es el objeto base de toda base de datos Access: almacena los datos en **registros** (filas) formados por **campos** (columnas). Se crean desde la pestaña Crear (Tabla, o Diseño de tabla para definir la estructura antes de introducir datos) y admiten dos vistas intercambiables: **Vista Hoja de datos** (introducción directa de registros, similar a una hoja de cálculo) y **Vista Diseño** (definición de campos, tipos de datos y propiedades).

Cada campo requiere un **nombre** y un **tipo de dato**, entre los principales: **Texto corto** (hasta 255 caracteres), **Texto largo** (memorándum, texto extenso), **Número** (con distintos tamaños: byte, entero, entero largo, simple, doble...), **Moneda** (valores monetarios con precisión fija), **Fecha/Hora**, **Autonumérico** (secuencial, generado automáticamente, habitual como clave principal), **Sí/No** (booleano), **Objeto OLE**, **Hipervínculo**, **Datos adjuntos** y **Calculado** (resultado de una expresión sobre otros campos).

La **clave principal** (*primary key*) es el campo o conjunto de campos que identifica de forma **única** cada registro; no admite valores duplicados ni nulos. Se establece en Vista Diseño seleccionando el campo y pulsando el icono de llave (o botón «Clave principal» en la cinta); lo habitual es usar un campo Autonumérico como clave principal (id/código), aunque puede ser una **clave compuesta** (varios campos combinados, típico en tablas intermedias de relaciones N:M).

Otras propiedades relevantes del campo (panel inferior en Vista Diseño): **Tamaño del campo**, **Formato**, **Máscara de entrada** (patrón de introducción, ej. para teléfonos o NIF), **Título** (etiqueta alternativa al nombre), **Valor predeterminado**, **Regla de validación** y **Texto de validación** (mensaje de error), **Requerido** (obliga a rellenar el campo) e **Indexado** (mejora la velocidad de búsqueda/ordenación; «Sí, sin duplicados» equivale a unicidad). Access ofrece también el **Asistente para búsquedas**, que convierte un campo en una lista desplegable de valores tomados de otra tabla o de una lista fija.

Las **consultas** permiten extraer, combinar, calcular o modificar datos de una o varias tablas según criterios definidos por el usuario. Se crean con el **Asistente para consultas** o directamente en **Vista Diseño**, donde se arrastran las tablas/campos necesarios a la cuadrícula QBE (*Query By Example*) y se definen criterios, orden y campos calculados; Access traduce internamente estas consultas a **SQL** (visible y editable en Vista SQL).

Los principales tipos son:

• **Consultas de selección**: el tipo más común; extraen datos de una o varias tablas relacionadas según los criterios indicados, sin modificarlos. Admiten **criterios** (condiciones en la fila «Criterios» de la cuadrícula), **ordenación**, **campos calculados** (expresiones con el generador de expresiones) y **totales** (agrupar, contar, sumar, promedio... mediante el botón «Totales»).
• **Consultas de parámetros**: variante de selección que solicita al usuario, mediante un cuadro de diálogo, un valor en el momento de ejecutarse (criterio escrito entre corchetes, ej. `[Introduzca el año]`); útil para consultas reutilizables con distintos valores.
• **Consultas de acción**: modifican los datos en lugar de solo mostrarlos. Los cuatro tipos son: **de creación de tabla** (genera una tabla nueva con el resultado), **de actualización** (modifica valores de campos existentes según criterios), **de datos anexados** (añade registros a una tabla existente, propia o de otra base) y **de eliminación** (borra registros que cumplen una condición). Las consultas de acción muestran un aviso de confirmación antes de ejecutarse y sus efectos, salvo backup previo, son irreversibles.
• **Consultas de tabla de referencias cruzadas**: resumen datos en formato de tabla dinámica (filas/columnas/valores agregados).
• **Consultas de unión** y **consultas SQL específicas**: se escriben directamente en SQL para combinaciones (UNION) u operaciones no soportadas por el diseñador gráfico.

Las consultas pueden basarse en otras consultas (anidamiento) y admiten combinaciones (*joins*) entre tablas: **combinación interna** (solo coincidencias en ambas tablas, la predeterminada), y **combinaciones externas** izquierda/derecha (todos los registros de una tabla y solo los coincidentes de la otra), configurables con doble clic sobre la línea de unión.

El **formulario** es la interfaz gráfica para introducir, consultar y editar datos de forma más cómoda y controlada que la hoja de datos de una tabla. Se crea desde la pestaña Crear, con varias opciones: **Formulario** (genera automáticamente uno basado en la tabla/consulta activa), **Diseño de formulario** y **Formulario en blanco** (partiendo de cero, arrastrando campos desde el panel «Agregar campos existentes»), el **Asistente para formularios** (guía paso a paso: campos, distribución, estilo) y formularios especiales como **Varios elementos** (lista tipo hoja de datos pero con formato de formulario), **Hoja de datos** y **Navegación** (formulario contenedor con pestañas o botones para acceder a otros formularios/informes, útil como panel de control de la aplicación).

Un formulario se compone de **controles**: **cuadros de texto** (enlazados a un campo), **etiquetas**, **botones de comando** (con macros o VBA asociado, ej. guardar registro, buscar, cerrar), **casillas de verificación**, **cuadros combinados/de lista** (para el asistente de búsquedas), **subformularios** (muestran datos relacionados en una relación uno a varios, ej. un formulario de «Clientes» con un subformulario de «Pedidos») y controles de navegación entre registros (barra inferior con primero/anterior/siguiente/último/nuevo registro).

Las **secciones** de un formulario en Vista Diseño son: **Encabezado de formulario** (título, visible una vez), **Encabezado de página**, **Detalle** (los controles enlazados a los campos, repetido por registro), **Pie de página** y **Pie de formulario**. La **Vista Formulario** es la de uso normal; la **Vista Diseño** permite modificar controles, tamaños y propiedades; y la **Vista Presentación** combina edición visual con datos reales visibles.

Las **propiedades del formulario** (hoja de propiedades, F4) controlan el origen del registro (tabla/consulta), si permite agregar/eliminar/editar registros, el tipo de vista predeterminada y eventos (Al cargar, Antes de actualizar...) que pueden disparar macros o código VBA.

El **informe** es el objeto orientado a la **presentación impresa o en pantalla** (y exportación a PDF) de los datos, con un formato cuidado para lectura, no para edición interactiva. Se crea desde la pestaña Crear: **Informe** (generación automática a partir de la tabla/consulta activa), **Diseño de informe**, **Informe en blanco**, el **Asistente para informes** (selección de campos, niveles de agrupación, orden, distribución y estilo) y el asistente de **Etiquetas** (para imprimir etiquetas postales con formatos comerciales estándar).

Las **secciones** de un informe (Vista Diseño) son similares a las del formulario más las específicas de agrupación: **Encabezado de informe** (portada, aparece una sola vez al principio), **Encabezado de página** (se repite en cada página, ej. cabeceras de columna), **Encabezado/Pie de grupo** (cuando hay agrupación, ej. por departamento o por fecha), **Detalle** (datos de cada registro) y **Pie de página** y **Pie de informe** (totales generales, aparece una sola vez al final).

Los informes permiten **agrupar y ordenar** datos (panel «Agrupar y ordenar» en Vista Diseño/Presentación), insertar **totales** (sumas, promedios, contadores) por grupo y generales mediante controles de **cuadro de texto con función de agregado** (ej. `=Suma([Importe])`), y **numeración de página** (`=[Página] & " de " & [Páginas]`). Las vistas disponibles son: **Vista Informe** (pantalla, con posibilidad de filtrar), **Vista Preliminar** (previsualización tal como se imprimirá, con opciones de configuración de página y exportación), **Vista Diseño** y **Vista Presentación**.

Un informe puede exportarse directamente a **PDF, Word, Excel o correo electrónico** (pestaña Datos externos > Exportar), lo que lo convierte en la vía habitual para compartir resultados con usuarios que no tienen Access instalado.

Una base de datos **relacional** organiza la información en varias tablas vinculadas entre sí para evitar redundancia (principio de la **normalización**). Las **relaciones** se definen y visualizan en la ventana **Relaciones** (pestaña Herramientas de base de datos > Relaciones), donde se arrastra el campo clave de una tabla sobre el campo correspondiente de otra para crear el vínculo.

Los tipos de relación son: **uno a varios** (1:N, la más habitual; un registro de la tabla «uno», ej. Clientes, puede corresponder a varios registros de la tabla «varios», ej. Pedidos, mediante una **clave externa** o *foreign key* en la tabla N que referencia la clave principal de la tabla 1), **uno a uno** (1:1, poco frecuente, cada registro de una tabla se corresponde con como mucho uno de la otra) y **varios a varios** (N:M, que en Access se implementa siempre mediante una **tabla intermedia** o de unión, con una clave compuesta formada por las claves principales de ambas tablas relacionadas).

La **integridad referencial** es la opción (casilla en el cuadro «Modificar relaciones») que impide crear registros «huérfanos»: no permite introducir un valor de clave externa que no exista en la tabla principal, ni eliminar/modificar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados dependientes, salvo que se activen las opciones complementarias **Actualizar en cascada los campos relacionados** (al cambiar la clave principal, se actualiza automáticamente en todos los registros relacionados) y **Eliminar en cascada los registros relacionados** (al borrar un registro principal, se borran automáticamente sus registros dependientes).

En la ventana de Relaciones, la línea que une dos tablas muestra el símbolo **1** en el lado «uno» y el símbolo **∞** (infinito) en el lado «varios» cuando la integridad referencial está activada. Las relaciones bien definidas son la base para que las **consultas con combinación**, los **subformularios** y los **informes agrupados** funcionen correctamente y devuelvan datos coherentes.

Access permite intercambiar datos con otras aplicaciones y orígenes desde la pestaña **Datos externos**, que agrupa tres operaciones distintas:

• **Importar**: copia los datos de un origen externo (Excel, otra base de datos Access, texto delimitado/CSV, XML, carpeta de Outlook, ODBC...) creando una **tabla nueva** (o añadiéndolos a una existente) dentro de la base de datos actual. Una vez importados, los datos son independientes del origen: los cambios posteriores en el archivo original **no** se reflejan en Access. El asistente permite guardar los pasos de importación como una **operación de importación guardada**, reutilizable o programable.
• **Vincular**: crea en Access una **tabla vinculada**, que no almacena los datos físicamente sino que se conecta en cada acceso al origen externo (otra base Access, SQL Server, SharePoint, Excel...). Los datos se muestran y editan en tiempo real y cualquier cambio se refleja en ambos sentidos; las tablas vinculadas aparecen en el Panel de navegación con una flecha distintiva. Es la técnica habitual cuando varias bases de datos front-end comparten un mismo origen de datos back-end.
• **Exportar**: envía los datos de una tabla, consulta, formulario o informe de Access hacia un formato externo: **Excel**, **Word** (RTF), **texto** (delimitado o de ancho fijo), **PDF/XPS**, **XML**, **HTML**, otra base de datos **Access**, o mediante **ODBC** hacia otros SGBD. Al exportar, al igual que al importar, puede guardarse la especificación para repetirla posteriormente.

La elección entre importar y vincular depende del uso: **importar** cuando los datos deben integrarse de forma definitiva y editarse solo desde Access; **vincular** cuando el origen (por ejemplo, una hoja Excel que otro departamento sigue actualizando, o un servidor SQL corporativo) debe permanecer como fuente viva y sincronizada. El **Analizador de tablas** y el **Documentador de bases de datos** (Herramientas de base de datos) ayudan a revisar la estructura antes de migraciones o integraciones complejas.

**Microsoft Power BI** es la herramienta de la suite Microsoft dedicada a la **inteligencia de negocio (Business Intelligence)**: conecta con múltiples orígenes de datos (Excel, Access, bases de datos SQL, servicios en la nube, archivos de texto...), los transforma y modela, y permite construir **visualizaciones interactivas, informes y cuadros de mando (dashboards)** para el análisis y la toma de decisiones. Se diferencia de Access en que su foco no es la gestión transaccional de datos, sino su **análisis y presentación visual**.

El ecosistema se compone principalmente de: **Power BI Desktop** (aplicación de escritorio gratuita donde se conecta a los datos, se modelan las relaciones y se diseñan los informes), **Power BI Service** (plataforma en la nube donde se publican, comparten y consultan los informes desde el navegador, con actualización programada de datos) y **Power BI Mobile** (visualización en dispositivos móviles).

El flujo de trabajo típico en Power BI Desktop tiene tres vistas/fases: **Obtener datos** y **Power Query** (importación y transformación/limpieza de datos: combinar, dividir columnas, quitar duplicados, cambiar tipos), el **modelo de datos** (creación de relaciones entre tablas, similar a las relaciones de Access, y medidas/columnas calculadas con el lenguaje **DAX**, *Data Analysis Expressions*) y el **informe** (lienzo donde se añaden **visualizaciones**: gráficos de barras, líneas, circulares, mapas, tablas, matrices, tarjetas de indicador (KPI), segmentaciones de datos para filtrar de forma interactiva).

Un **informe** de Power BI se organiza en una o varias páginas con visualizaciones; un **cuadro de mando (dashboard)**, disponible en Power BI Service, reúne en una sola pantalla **paneles (tiles)** procedentes de uno o varios informes, para una visión consolidada y de acceso rápido de los indicadores clave. Entre sus ventajas destacan la **actualización automática** de datos programada, la posibilidad de compartir informes con control de permisos dentro de la organización y la exploración interactiva mediante filtros, segmentaciones y funciones de «preguntas y respuestas» en lenguaje natural.

• Access (Microsoft 365 escritorio): SGBD relacional; formato nativo **.accdb** (desde Access 2007); formato antiguo **.mdb**.
• Objetos principales: **tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos**, gestionados desde el **Panel de navegación**.
• **Clave principal**: identifica de forma única cada registro; no admite nulos ni duplicados; puede ser **compuesta**.
• Tipos de dato de campo: Texto corto/largo, Número, Moneda, Fecha/Hora, **Autonumérico**, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado.
• Consultas de **selección** (extraen datos), de **parámetros** (piden un valor al ejecutarse) y de **acción**: creación de tabla, actualización, datos anexados y eliminación.
• Access traduce internamente las consultas a **SQL** (Vista SQL).
• Tipos de relación: **1:1**, **1:N** (la más común) y **N:M** (requiere tabla intermedia en Access).
• **Integridad referencial**: impide registros huérfanos; opciones complementarias «Actualizar en cascada» y «Eliminar en cascada».
• En la ventana de Relaciones: símbolo **1** (lado «uno») y **∞** (lado «varios»).
• **Importar** copia los datos (independientes del origen); **vincular** mantiene la conexión viva con el origen externo; **exportar** envía datos de Access a otro formato/aplicación.
• **Compactar y reparar base de datos**: reduce tamaño y corrige inconsistencias (Archivo > Información).
• **Power BI**: herramienta de Business Intelligence; componentes **Power BI Desktop** (modelado, DAX, informes), **Power BI Service** (publicación en la nube, dashboards) y **Power BI Mobile**.
• En Power BI: **Power Query** transforma datos; **DAX** crea medidas y columnas calculadas; un **dashboard** agrupa paneles (tiles) de uno o varios informes.