Correo electrónico: Outlook. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones. Agenda. Convocatorias y citas.

Microsoft Outlook (Microsoft 365, versión de escritorio) es el gestor de correo electrónico, calendario, contactos y tareas de la suite Office. Puede configurarse con cuentas Exchange/Microsoft 365 (sincronización completa cliente-servidor), IMAP (sincroniza carpetas entre servidor y cliente) o POP3 (descarga los mensajes al equipo, dejando o no copia en el servidor). La configuración de cuentas se gestiona en Archivo > Información > Configuración de la cuenta.

La interfaz se organiza en: la cinta de opciones (pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista, y contextuales como Mensaje al redactar), el panel de carpetas (izquierda: Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borradores, Elementos eliminados, Correo no deseado, Archivo), la lista de mensajes (centro, con vista por conversación agrupando hilos), el panel de lectura (derecha o abajo, Vista > Panel de lectura) y la barra de navegación inferior con los módulos: Correo, Calendario, Personas (contactos) y Tareas.

El modo caché de Exchange (Archivo > Configuración de la cuenta > cambiar cuenta) mantiene una copia local del buzón, permitiendo trabajar sin conexión y sincronizando al reconectar. La operación Enviar y recibir todas las carpetas se ejecuta automáticamente por intervalos o manualmente con F9 (o Enviar y recibir > Enviar y recibir todas las carpetas). El correo no deseado dispone de un filtro configurable (Inicio > Correo no deseado > Opciones) con niveles de protección y listas de remitentes seguros/bloqueados. Las carpetas de búsqueda (panel de carpetas) muestran resultados de un criterio guardado sin mover los mensajes.

Nuevo mensaje: Ctrl+Mayús+M (o Inicio > Correo nuevo). Los campos Para (destinatarios principales) y CC (con copia, destinatarios en copia visible para todos) son visibles por defecto; el campo CCO (con copia oculta, los destinatarios no ven quién más la recibió) se activa desde Opciones > Mostrar campo CCO. El asunto es libre pero muy recomendable. Enviar: Alt+S o Ctrl+Intro.

Responder (Ctrl+R) contesta solo al remitente; Responder a todos (Ctrl+Mayús+R) contesta al remitente y a todos los destinatarios en Para/CC (no a los de CCO, que quedan ocultos); Reenviar (Ctrl+F) envía el mensaje completo a nuevos destinatarios, conservando por defecto los adjuntos. En los tres casos Outlook antepone el prefijo (RE: o RV:/FW:) y cita el mensaje original.

Adjuntar archivos: Insertar > Adjuntar archivo (recientes o Examinar este PC) o Insertar > Elemento de Outlook (para adjuntar otro correo); para archivos muy grandes, Outlook puede ofrecer subir a OneDrive e insertar un vínculo en lugar de adjuntar el fichero, evitando superar el límite habitual de tamaño de envío (por defecto en torno a 20-25 MB, según la configuración del tenant de Microsoft 365).

Confirmaciones y seguimiento (pestaña Opciones del mensaje en redacción): Solicitar confirmación de entrega y Solicitar confirmación de lectura, ambas dependientes de que el destinatario y su servidor las admitan/acepten. También desde Opciones: Nivel de importancia (Alta/Normal/Baja), Nivel de confidencialidad, retrasar entrega (fija fecha/hora concreta de envío) y caducidad del mensaje. Un correo puede marcarse como no leído/leído (clic derecho o Ctrl+Q / Ctrl+U) y marcar para seguimiento (Inicio > Seguimiento) con recordatorio asociado.

Al redactar un mensaje nuevo, la pestaña Formato de texto permite elegir el formato del cuerpo: HTML (formato completo, por defecto), Texto enriquecido (RTF, solo se conserva entre cuentas Exchange) o Texto sin formato (compatible con cualquier cliente, sin negrita/color/imágenes). Incluye herramientas de fuente, párrafo, estilos, Elementos rápidos (bloques de texto reutilizables) y corrección ortográfica (F7, además del subrayado automático).

La firma se crea y gestiona en Archivo > Opciones > Correo > Firmas, pudiendo definirse firmas distintas por cuenta y asignar una para mensajes nuevos y otra para respuestas/reenvíos; se inserta también manualmente desde Insertar > Firma. La pestaña Insertar permite añadir tablas, imágenes, formas, gráficos SmartArt, capturas de pantalla, hipervínculos y archivos adjuntos.

Otras utilidades de creación: Comprobar nombres (Ctrl+K) valida los destinatarios contra la libreta de direcciones y subraya en rojo los no reconocidos; botones de votación (Opciones > Botones de votación: Aprobar/Rechazar, Sí/No, personalizado) permiten a los destinatarios responder con un clic y Outlook tabula las respuestas; Guardar como borrador ocurre automáticamente cada pocos minutos y también con Ctrl+G, almacenando el mensaje en la carpeta Borradores hasta enviarlo. También puede programarse el envío de un mensaje ya redactado (Opciones > Retrasar entrega, indicando fecha y hora).

Las reglas automatizan acciones sobre los mensajes entrantes o salientes según condiciones. Se gestionan en Archivo > Administrar reglas y alertas o desde Inicio > Reglas > Crear regla (reglas rápidas basadas en un mensaje seleccionado) o Administrar reglas y alertas (asistente completo). El Asistente para reglas define, en pasos sucesivos: la condición (remitente, destinatario, palabras en el asunto o el cuerpo, tamaño, marcado como importancia alta, mensajes enviados solo a mí...), la acción (mover a una carpeta, reenviar o redirigir a otra dirección, eliminar, marcar como leído, reproducir un sonido, mostrar una alerta de escritorio, marcar para seguimiento, categorizar) y las excepciones (por ejemplo, excepto si contiene ciertas palabras).

Las reglas pueden ejecutarse en el servidor (Exchange, funcionan aunque Outlook esté cerrado) o solo en el cliente (requieren Outlook abierto, típico en reglas con acciones locales como reproducir sonido). Se listan y se pueden activar/desactivar, editar, copiar, eliminar y reordenar (el orden de ejecución importa: se aplican de arriba abajo, y una regla puede detener el procesamiento de las siguientes con «Dejar de procesar más reglas»). Es posible ejecutar reglas manualmente sobre mensajes ya existentes (botón «Ejecutar reglas ahora»).

Las respuestas automáticas (Archivo > Respuestas automáticas, «Fuera de la oficina») son un mecanismo distinto a las reglas de mensaje: envían una única respuesta automática por remitente durante un periodo configurado, con textos diferenciados para remitentes internos y externos, y pueden combinarse con reglas adicionales dentro del mismo cuadro de diálogo.

La libreta de direcciones (Inicio > Libreta de direcciones, o Ctrl+Mayús+B) permite buscar y seleccionar destinatarios sin escribir la dirección completa. En un entorno Exchange/Microsoft 365 incluye la Lista global de direcciones (GAL), mantenida centralmente por el administrador con todos los usuarios y grupos de la organización, además de las libretas de direcciones de contactos (personales, del módulo Personas).

El módulo Personas (barra de navegación) almacena los contactos: nombre, correo(s), teléfonos, dirección postal, empresa, cumpleaños, notas, foto. Se crea un contacto nuevo con Ctrl+Mayús+C; puede generarse automáticamente desde un mensaje recibido (clic derecho sobre el remitente > Agregar a contactos de Outlook). Los grupos de contactos (antes «listas de distribución» personales) agrupan varias direcciones bajo un nombre único para enviar a todas de una vez (Inicio en Personas > Nuevo grupo de contactos, Ctrl+Mayús+L).

Al escribir un destinatario, Outlook ofrece autocompletar con sugerencias basadas en el historial de envíos (caché local, «Sugerencias de autocompletar»), independiente de la libreta de direcciones formal. Comprobar nombres (Ctrl+K) resuelve los nombres escritos contra la libreta de direcciones y subraya los ambiguos o no encontrados para elegir entre coincidencias. Los contactos pueden exportarse e importarse (Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar), habitualmente en formato .csv o como parte de un archivo de datos .pst.

El módulo Calendario (barra de navegación) es la agenda de Outlook. Ofrece varias vistas: Día, Semana laboral, Semana, Mes y Cronograma (esta última útil para comparar varias agendas en horizontal). Permite mantener varios calendarios simultáneos (personal, compartidos, de grupo, festivos de un país) y superponerlos (modo superposición) o verlos en paralelo lado a lado.

Cada entrada del calendario muestra su disponibilidad mediante un código de color: Libre, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina, visible también por terceros al consultar el calendario compartido o el Asistente para programación. Las entradas admiten categorías de color para clasificarlas visualmente y recordatorios configurables (minutos/horas/días antes) con aviso emergente y sonido.

Los calendarios pueden compartirse con compañeros (Inicio > Compartir calendario) asignando distintos niveles de permiso (solo disponibilidad, detalles limitados, todos los detalles, editor); también puede publicarse o enviarse por correo como archivo .ics para abrir en otros clientes. Los calendarios de grupo muestran conjuntamente la disponibilidad de varias personas o recursos (salas, proyectores). El calendario de festivos de un país o región puede añadirse desde Archivo > Opciones > Calendario > Agregar días festivos. La zona horaria de trabajo se configura en Archivo > Opciones > Calendario > Zonas horarias, relevante para convocatorias entre distintos husos horarios.

Una cita es un bloque de tiempo en el calendario sin más asistentes que el propio usuario (Ctrl+Mayús+A, o doble clic sobre una franja horaria); una reunión/convocatoria añade uno o más asistentes y, opcionalmente, recursos (salas), por lo que genera e intercambia mensajes de invitación (Ctrl+Mayús+Q, o Inicio > Nuevos elementos > Reunión).

Al crear una convocatoria se indican: asunto, ubicación (o sala de reunión/recurso), hora de inicio y fin, asistentes obligatorios y opcionales (mediante el botón «A» y «CC» del cuadro de reunión, o el campo «Necesarios»/«Opcionales»), y puede activarse una reunión de Teams con un clic («Reunión de Teams»), que añade automáticamente el enlace de videollamada. El Asistente para programación (pestaña de la convocatoria) muestra la disponibilidad libre/ocupado de cada asistente y de las salas, y la herramienta Buscar horas sugiere el hueco óptimo.

Las citas y reuniones admiten recurrencia (Repetición: diaria, semanal, mensual, anual, con fin de la serie o número de repeticiones) y recordatorio previo configurable. Al enviarse una convocatoria, cada asistente puede responder: Aceptar, Aceptar provisionalmente, Rechazar o Proponer nueva hora; las respuestas llegan al organizador y se reflejan automáticamente en su copia de la reunión. El organizador puede modificar la convocatoria (hora, asistentes, adjuntos) y enviar la actualización, o cancelarla, notificándose a todos los asistentes en ambos casos. Solo el organizador puede modificar o cancelar la convocatoria; los asistentes solo pueden responder o proponer un cambio de hora.

• Outlook (Microsoft 365 escritorio): tipos de cuenta habituales Exchange/Microsoft 365, IMAP y POP3; modo caché de Exchange permite trabajar sin conexión.
• Nuevo mensaje: Ctrl+Mayús+M; Enviar: Alt+S o Ctrl+Intro; Enviar y recibir todas las carpetas: F9.
• Responder: Ctrl+R; Responder a todos: Ctrl+Mayús+R (no incluye a los de CCO); Reenviar: Ctrl+F.
• CCO (copia oculta): los destinatarios no ven quién más la recibió; se activa en Opciones > Mostrar campo CCO.
• Confirmaciones de entrega y de lectura: en pestaña Opciones del mensaje; dependen de la aceptación del destinatario/servidor.
• Formatos de redacción: HTML (por defecto), Texto enriquecido (RTF), Texto sin formato.
• Firmas: Archivo > Opciones > Correo > Firmas; distintas para mensajes nuevos y respuestas/reenvíos.
• Comprobar nombres: Ctrl+K.
• Reglas: Archivo > Administrar reglas y alertas o Inicio > Reglas; condición + acción + excepción; se ejecutan en orden y pueden detenerse con «Dejar de procesar más reglas»; ejecutables en servidor (Exchange) o solo en cliente.
• Respuestas automáticas (Fuera de la oficina) es distinto de las reglas: una única respuesta por remitente durante el periodo activo, con texto diferenciado interno/externo.
• Libreta de direcciones: Ctrl+Mayús+B; en Exchange incluye la Lista global de direcciones (GAL).
• Nuevo contacto: Ctrl+Mayús+C; nuevo grupo de contactos: Ctrl+Mayús+L.
• Vistas de Calendario: Día, Semana laboral, Semana, Mes, Cronograma; estados de disponibilidad: Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de la oficina.
• Cita (sin asistentes): Ctrl+Mayús+A; Reunión/convocatoria (con asistentes): Ctrl+Mayús+Q.
• Asistente para programación y Buscar horas: consultan disponibilidad de asistentes y salas antes de convocar.
• Respuesta a una convocatoria: Aceptar, Aceptar provisionalmente, Rechazar o Proponer nueva hora; solo el organizador puede modificarla o cancelarla.