Correo electrónico: Outlook. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones. Agenda. Convocatorias y citas.

**Microsoft Outlook** (Microsoft 365, versión de escritorio) es el gestor de **correo electrónico, calendario, contactos y tareas** de la suite Office. Puede configurarse con cuentas **Exchange/Microsoft 365** (sincronización completa cliente-servidor), **IMAP** (sincroniza carpetas entre servidor y cliente) o **POP3** (descarga los mensajes al equipo, dejando o no copia en el servidor). La configuración de cuentas se gestiona en Archivo > Información > Configuración de la cuenta.

La interfaz se organiza en: la **cinta de opciones** (pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista, y contextuales como Mensaje al redactar), el **panel de carpetas** (izquierda: Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borradores, Elementos eliminados, Correo no deseado, Archivo), la **lista de mensajes** (centro, con vista por conversación agrupando hilos), el **panel de lectura** (derecha o abajo, Vista > Panel de lectura) y la **barra de navegación** inferior con los módulos: Correo, Calendario, Personas (contactos) y Tareas.

El **modo caché de Exchange** (Archivo > Configuración de la cuenta > cambiar cuenta) mantiene una copia local del buzón, permitiendo trabajar sin conexión y sincronizando al reconectar. La operación **Enviar y recibir todas las carpetas** se ejecuta automáticamente por intervalos o manualmente con **F9** (o Enviar y recibir > Enviar y recibir todas las carpetas). El **correo no deseado** dispone de un filtro configurable (Inicio > Correo no deseado > Opciones) con niveles de protección y listas de remitentes seguros/bloqueados. Las **carpetas de búsqueda** (panel de carpetas) muestran resultados de un criterio guardado sin mover los mensajes.

**Nuevo mensaje**: Ctrl+Mayús+M (o Inicio > Correo nuevo). Los campos **Para** (destinatarios principales) y **CC** (con copia, destinatarios en copia visible para todos) son visibles por defecto; el campo **CCO** (con copia oculta, los destinatarios no ven quién más la recibió) se activa desde Opciones > Mostrar campo CCO. El **asunto** es libre pero muy recomendable. **Enviar**: Alt+S o Ctrl+Intro.

**Responder** (Ctrl+R) contesta solo al remitente; **Responder a todos** (Ctrl+Mayús+R) contesta al remitente y a todos los destinatarios en Para/CC (no a los de CCO, que quedan ocultos); **Reenviar** (Ctrl+F) envía el mensaje completo a nuevos destinatarios, conservando por defecto los adjuntos. En los tres casos Outlook antepone el prefijo (RE: o RV:/FW:) y cita el mensaje original.

**Adjuntar archivos**: Insertar > Adjuntar archivo (recientes o Examinar este PC) o Insertar > Elemento de Outlook (para adjuntar otro correo); para archivos muy grandes, Outlook puede ofrecer **subir a OneDrive** e insertar un vínculo en lugar de adjuntar el fichero, evitando superar el límite habitual de tamaño de envío (por defecto en torno a 20-25 MB, según la configuración del tenant de Microsoft 365).

**Confirmaciones y seguimiento** (pestaña Opciones del mensaje en redacción): **Solicitar confirmación de entrega** y **Solicitar confirmación de lectura**, ambas dependientes de que el destinatario y su servidor las admitan/acepten. También desde Opciones: **Nivel de importancia** (Alta/Normal/Baja), **Nivel de confidencialidad**, **retrasar entrega** (fija fecha/hora concreta de envío) y **caducidad del mensaje**. Un correo puede marcarse como **no leído/leído** (clic derecho o Ctrl+Q / Ctrl+U) y **marcar para seguimiento** (Inicio > Seguimiento) con recordatorio asociado.

Al redactar un mensaje nuevo, la pestaña **Formato de texto** permite elegir el formato del cuerpo: **HTML** (formato completo, por defecto), **Texto enriquecido** (RTF, solo se conserva entre cuentas Exchange) o **Texto sin formato** (compatible con cualquier cliente, sin negrita/color/imágenes). Incluye herramientas de fuente, párrafo, estilos, **Elementos rápidos** (bloques de texto reutilizables) y corrección ortográfica (F7, además del subrayado automático).

La **firma** se crea y gestiona en Archivo > Opciones > Correo > Firmas, pudiendo definirse firmas distintas por cuenta y asignar una para mensajes nuevos y otra para respuestas/reenvíos; se inserta también manualmente desde Insertar > Firma. La pestaña **Insertar** permite añadir tablas, imágenes, formas, gráficos SmartArt, capturas de pantalla, hipervínculos y **archivos adjuntos**.

Otras utilidades de creación: **Comprobar nombres** (Ctrl+K) valida los destinatarios contra la libreta de direcciones y subraya en rojo los no reconocidos; **botones de votación** (Opciones > Botones de votación: Aprobar/Rechazar, Sí/No, personalizado) permiten a los destinatarios responder con un clic y Outlook tabula las respuestas; **Guardar como borrador** ocurre automáticamente cada pocos minutos y también con Ctrl+G, almacenando el mensaje en la carpeta Borradores hasta enviarlo. También puede programarse el envío de un mensaje ya redactado (Opciones > Retrasar entrega, indicando fecha y hora).

Las **reglas** automatizan acciones sobre los mensajes entrantes o salientes según condiciones. Se gestionan en **Archivo > Administrar reglas y alertas** o desde Inicio > Reglas > Crear regla (reglas rápidas basadas en un mensaje seleccionado) o Administrar reglas y alertas (asistente completo). El **Asistente para reglas** define, en pasos sucesivos: la **condición** (remitente, destinatario, palabras en el asunto o el cuerpo, tamaño, marcado como importancia alta, mensajes enviados solo a mí...), la **acción** (mover a una carpeta, reenviar o redirigir a otra dirección, eliminar, marcar como leído, reproducir un sonido, mostrar una alerta de escritorio, marcar para seguimiento, categorizar) y las **excepciones** (por ejemplo, excepto si contiene ciertas palabras).

Las reglas pueden ejecutarse **en el servidor** (Exchange, funcionan aunque Outlook esté cerrado) o **solo en el cliente** (requieren Outlook abierto, típico en reglas con acciones locales como reproducir sonido). Se listan y se pueden activar/desactivar, editar, copiar, eliminar y reordenar (el **orden de ejecución** importa: se aplican de arriba abajo, y una regla puede detener el procesamiento de las siguientes con «Dejar de procesar más reglas»). Es posible **ejecutar reglas manualmente** sobre mensajes ya existentes (botón «Ejecutar reglas ahora»).

Las **respuestas automáticas** (Archivo > Respuestas automáticas, «Fuera de la oficina») son un mecanismo distinto a las reglas de mensaje: envían una única respuesta automática por remitente durante un periodo configurado, con textos diferenciados para remitentes internos y externos, y pueden combinarse con reglas adicionales dentro del mismo cuadro de diálogo.

La **libreta de direcciones** (Inicio > Libreta de direcciones, o Ctrl+Mayús+B) permite buscar y seleccionar destinatarios sin escribir la dirección completa. En un entorno Exchange/Microsoft 365 incluye la **Lista global de direcciones (GAL)**, mantenida centralmente por el administrador con todos los usuarios y grupos de la organización, además de las **libretas de direcciones de contactos** (personales, del módulo Personas).

El módulo **Personas** (barra de navegación) almacena los **contactos**: nombre, correo(s), teléfonos, dirección postal, empresa, cumpleaños, notas, foto. Se crea un contacto nuevo con Ctrl+Mayús+C; puede generarse automáticamente desde un mensaje recibido (clic derecho sobre el remitente > Agregar a contactos de Outlook). Los **grupos de contactos** (antes «listas de distribución» personales) agrupan varias direcciones bajo un nombre único para enviar a todas de una vez (Inicio en Personas > Nuevo grupo de contactos, Ctrl+Mayús+L).

Al escribir un destinatario, Outlook ofrece **autocompletar** con sugerencias basadas en el historial de envíos (caché local, «Sugerencias de autocompletar»), independiente de la libreta de direcciones formal. **Comprobar nombres** (Ctrl+K) resuelve los nombres escritos contra la libreta de direcciones y subraya los ambiguos o no encontrados para elegir entre coincidencias. Los contactos pueden **exportarse e importarse** (Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar), habitualmente en formato **.csv** o como parte de un archivo de datos **.pst**.

El módulo **Calendario** (barra de navegación) es la agenda de Outlook. Ofrece varias **vistas**: Día, Semana laboral, Semana, Mes y Cronograma (esta última útil para comparar varias agendas en horizontal). Permite mantener **varios calendarios** simultáneos (personal, compartidos, de grupo, festivos de un país) y **superponerlos** (modo superposición) o verlos en paralelo lado a lado.

Cada entrada del calendario muestra su disponibilidad mediante un código de color: **Libre**, **Provisional**, **Ocupado** o **Fuera de la oficina**, visible también por terceros al consultar el calendario compartido o el Asistente para programación. Las entradas admiten **categorías** de color para clasificarlas visualmente y **recordatorios** configurables (minutos/horas/días antes) con aviso emergente y sonido.

Los calendarios pueden **compartirse** con compañeros (Inicio > Compartir calendario) asignando distintos **niveles de permiso** (solo disponibilidad, detalles limitados, todos los detalles, editor); también puede **publicarse** o enviarse por correo como archivo .ics para abrir en otros clientes. Los **calendarios de grupo** muestran conjuntamente la disponibilidad de varias personas o recursos (salas, proyectores). El calendario de **festivos** de un país o región puede añadirse desde Archivo > Opciones > Calendario > Agregar días festivos. La **zona horaria** de trabajo se configura en Archivo > Opciones > Calendario > Zonas horarias, relevante para convocatorias entre distintos husos horarios.

Una **cita** es un bloque de tiempo en el calendario sin más asistentes que el propio usuario (Ctrl+Mayús+A, o doble clic sobre una franja horaria); una **reunión/convocatoria** añade uno o más **asistentes** y, opcionalmente, recursos (salas), por lo que genera e intercambia mensajes de invitación (Ctrl+Mayús+Q, o Inicio > Nuevos elementos > Reunión).

Al crear una convocatoria se indican: **asunto**, **ubicación** (o sala de reunión/recurso), **hora de inicio y fin**, **asistentes obligatorios y opcionales** (mediante el botón «A» y «CC» del cuadro de reunión, o el campo «Necesarios»/«Opcionales»), y puede activarse una **reunión de Teams** con un clic («Reunión de Teams»), que añade automáticamente el enlace de videollamada. El **Asistente para programación** (pestaña de la convocatoria) muestra la disponibilidad libre/ocupado de cada asistente y de las salas, y la herramienta **Buscar horas** sugiere el hueco óptimo.

Las citas y reuniones admiten **recurrencia** (Repetición: diaria, semanal, mensual, anual, con fin de la serie o número de repeticiones) y **recordatorio** previo configurable. Al enviarse una convocatoria, cada asistente puede **responder**: Aceptar, Aceptar provisionalmente, Rechazar o **Proponer nueva hora**; las respuestas llegan al organizador y se reflejan automáticamente en su copia de la reunión. El organizador puede **modificar** la convocatoria (hora, asistentes, adjuntos) y **enviar la actualización**, o **cancelarla**, notificándose a todos los asistentes en ambos casos. Solo el organizador puede modificar o cancelar la convocatoria; los asistentes solo pueden responder o proponer un cambio de hora.

• Outlook (Microsoft 365 escritorio): tipos de cuenta habituales **Exchange/Microsoft 365**, **IMAP** y **POP3**; **modo caché de Exchange** permite trabajar sin conexión.
• Nuevo mensaje: **Ctrl+Mayús+M**; Enviar: **Alt+S** o Ctrl+Intro; Enviar y recibir todas las carpetas: **F9**.
• Responder: **Ctrl+R**; Responder a todos: **Ctrl+Mayús+R** (no incluye a los de CCO); Reenviar: **Ctrl+F**.
• **CCO** (copia oculta): los destinatarios no ven quién más la recibió; se activa en Opciones > Mostrar campo CCO.
• Confirmaciones de **entrega** y de **lectura**: en pestaña Opciones del mensaje; dependen de la aceptación del destinatario/servidor.
• Formatos de redacción: **HTML** (por defecto), **Texto enriquecido (RTF)**, **Texto sin formato**.
• Firmas: Archivo > Opciones > Correo > Firmas; distintas para mensajes nuevos y respuestas/reenvíos.
• Comprobar nombres: **Ctrl+K**.
• **Reglas**: Archivo > Administrar reglas y alertas o Inicio > Reglas; condición + acción + excepción; se ejecutan en orden y pueden detenerse con «Dejar de procesar más reglas»; ejecutables en servidor (Exchange) o solo en cliente.
• **Respuestas automáticas** (Fuera de la oficina) es distinto de las reglas: una única respuesta por remitente durante el periodo activo, con texto diferenciado interno/externo.
• Libreta de direcciones: **Ctrl+Mayús+B**; en Exchange incluye la **Lista global de direcciones (GAL)**.
• Nuevo contacto: **Ctrl+Mayús+C**; nuevo grupo de contactos: **Ctrl+Mayús+L**.
• Vistas de Calendario: Día, Semana laboral, Semana, Mes, Cronograma; estados de disponibilidad: **Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de la oficina**.
• Cita (sin asistentes): **Ctrl+Mayús+A**; Reunión/convocatoria (con asistentes): **Ctrl+Mayús+Q**.
• **Asistente para programación** y **Buscar horas**: consultan disponibilidad de asistentes y salas antes de convocar.
• Respuesta a una convocatoria: **Aceptar, Aceptar provisionalmente, Rechazar o Proponer nueva hora**; solo el organizador puede modificarla o cancelarla.