Tema 8 — Procesador de textos Word 365

Microsoft Word 365 presenta una interfaz organizada en torno a la cinta de opciones (ribbon), una barra de herramientas visual situada en la parte superior de la ventana que agrupa todos los comandos en pestañas temáticas. Las pestañas estándar son: Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Cada pestaña se divide en grupos de comandos relacionados (por ejemplo, la pestaña Inicio contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición).

Por encima de la cinta de opciones se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido (QAT), que muestra por defecto los botones de Guardar, Deshacer y Rehacer, y puede personalizarse añadiendo otros comandos frecuentes. En la parte inferior de la ventana, la barra de estado muestra información contextual: número de páginas, número de palabras, idioma de corrección y el control deslizante del zoom.

Word también incluye la Barra de herramientas mini, una pequeña barra flotante que aparece semitransparente al seleccionar texto y ofrece los comandos de formato más habituales (fuente, tamaño, negrita, cursiva, color de fuente y alineación) para aplicarlos sin tener que ir a la cinta. Para ocultar temporalmente la cinta y ganar espacio de trabajo, se puede pulsar Ctrl+F1 o hacer doble clic en cualquier pestaña.

Datos clave

• Cinta de opciones (ribbon): organizada en pestañas y grupos de comandos
• Pestañas principales: Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista
• Barra de herramientas de acceso rápido (QAT): guardar, deshacer, rehacer (personalizable)
• Ctrl+F1: mostrar u ocultar la cinta de opciones
• Barra de estado: páginas, palabras, idioma y zoom (parte inferior)
• Barra de herramientas mini: aparece al seleccionar texto con comandos de formato rápido

Para crear un nuevo documento en Word, se puede acceder a Archivo > Nuevo y elegir entre un documento en blanco o una de las numerosas plantillas disponibles (cartas, currículos, informes, folletos, etc.). También puede crearse directamente con el atajo Ctrl+U. Al abrir Word, la vista Backstage (Archivo) muestra los documentos recientes y permite abrir archivos desde el equipo o desde OneDrive con Ctrl+A.

Guardar correctamente los documentos es una tarea crítica para evitar la pérdida de información. El atajo Ctrl+G guarda el documento activo en su ubicación actual. Si el documento nunca ha sido guardado, se abre el cuadro de diálogo "Guardar como", donde el usuario elige la carpeta, el nombre del archivo y el formato. Ctrl+Mayús+G abre directamente "Guardar como". Word 365 integra el autoguardado en OneDrive: cuando el documento está almacenado en la nube, Word guarda los cambios automáticamente cada pocos segundos, lo que reduce el riesgo de perder trabajo ante un cierre inesperado.

La vista Backstage (Archivo) centraliza también otras acciones: Imprimir (Ctrl+P), Compartir (para enviar por correo o colaborar en línea), Exportar (para generar PDF u otros formatos), Proteger documento (contraseña, restricciones de edición) e Información (propiedades del documento, inspección de contenido).

Datos clave

• Ctrl+U: nuevo documento en blanco
• Ctrl+A: abrir documento existente
• Ctrl+G: guardar; Ctrl+Mayús+G: guardar como
• Autoguardado: activo cuando el archivo está en OneDrive (Word 365)
• Ctrl+P: imprimir documento
• Vista Backstage (Archivo): centraliza operaciones de gestión del documento

El formato de fuente define el aspecto visual de los caracteres individuales. Desde el grupo Fuente de la pestaña Inicio se controla: el tipo de letra (Arial, Calibri, Times New Roman, etc.), el tamaño (en puntos), el estilo (negrita, cursiva, subrayado, tachado), el color del texto, el color de resaltado y efectos especiales como superíndice, subíndice o versalitas. Los atajos de teclado para los estilos más usados son Ctrl+N (negrita), Ctrl+K (cursiva) y Ctrl+S (subrayado).

El formato de párrafo afecta a bloques de texto completos y se gestiona desde el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Sus opciones incluyen: la alineación del texto (izquierda, centrada, derecha y justificada, con atajos Ctrl+Q, Ctrl+T, Ctrl+D y Ctrl+J respectivamente), el interlineado (espacio entre líneas), el espaciado antes y después del párrafo, las sangrías (desplazamiento del texto respecto a los márgenes) y las listas con viñetas o numeradas.

Para un acceso rápido a todas las opciones de fuente y párrafo, se pueden abrir los cuadros de diálogo completos haciendo clic en el iniciador de cuadros de diálogo (pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha de cada grupo) o pulsando Ctrl+M para el cuadro de fuente y accediendo mediante Formato > Párrafo para las opciones de párrafo.

Datos clave

• Ctrl+N: negrita; Ctrl+K: cursiva; Ctrl+S: subrayado
• Alineaciones: Ctrl+Q (izquierda), Ctrl+T (centrada), Ctrl+D (derecha), Ctrl+J (justificada)
• Tipo de letra, tamaño (en puntos) y color: grupo Fuente, pestaña Inicio
• Interlineado: espacio entre líneas dentro del párrafo
• Sangría: desplazamiento del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho
• Listas con viñetas y listas numeradas: grupo Párrafo, pestaña Inicio

Los estilos son conjuntos de formato predefinidos que se pueden aplicar a texto para garantizar la uniformidad visual a lo largo de un documento. En lugar de aplicar manualmente fuente, tamaño, color y alineación a cada título o párrafo, el usuario aplica un estilo (por ejemplo, "Título 1", "Título 2" o "Normal") y Word aplica automáticamente todo el formato asociado a ese estilo.

Los estilos se muestran en la galería de estilos del grupo Estilos de la pestaña Inicio. Al seleccionar texto y hacer clic en un estilo, Word aplica todos sus atributos de una sola vez. Si más adelante se modifica la definición del estilo, todos los párrafos del documento que lo usen se actualizan automáticamente, lo que resulta especialmente útil en documentos largos. Para gestionar y crear estilos personalizados se abre el panel Estilos haciendo clic en el iniciador del grupo Estilos.

Los estilos de encabezado (Título 1, Título 2, etc.) tienen además una función estructural: Word los utiliza para generar automáticamente la Tabla de contenido (índice) del documento, para navegar por el Panel de navegación (Vista > Panel de navegación) y para crear la estructura del documento exportado a PDF con marcadores.

Datos clave

• Estilo: conjunto de atributos de formato (fuente, tamaño, color, alineación, espaciado) agrupados con un nombre
• Galería de estilos: pestaña Inicio, grupo Estilos
• Estilos de Título (Título 1, Título 2...): estructuran el documento y permiten generar la Tabla de contenido
• Modificar un estilo: actualiza automáticamente todos los párrafos que lo usan
• Panel de navegación: Vista > Panel de navegación; permite saltar entre secciones
• Ctrl+Alt+1 / Ctrl+Alt+2 / Ctrl+Alt+3: aplicar los estilos Título 1, Título 2, Título 3

Las tablas permiten organizar información en filas y columnas, facilitando la presentación estructurada de datos. Para insertar una tabla en Word se accede a la pestaña Insertar > Tabla, donde se puede elegir el número de filas y columnas desplazando el cursor sobre la cuadrícula, usar la opción "Insertar tabla" para especificar dimensiones exactas, o dibujar la tabla manualmente. También es posible convertir texto separado por tabuladores o comas en una tabla mediante Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla.

Una vez creada la tabla, al hacer clic dentro de ella aparecen las pestañas contextuales "Diseño de tabla" y "Disposición" en la cinta. Desde "Diseño de tabla" se controlan los estilos visuales de la tabla, los colores de relleno y las opciones de borde. Desde "Disposición" se pueden insertar o eliminar filas y columnas, combinar celdas (Combinar celdas), dividirlas, ajustar el alto y ancho, y controlar la alineación del contenido dentro de cada celda.

Para moverse entre celdas de forma eficiente se usa la tecla Tab (avanza a la siguiente celda; si se está en la última celda, Tab añade una nueva fila). Shift+Tab retrocede a la celda anterior. Se puede seleccionar una fila completa haciendo clic en el margen izquierdo de la tabla junto a esa fila, o seleccionar toda la tabla haciendo clic en el icono de cruz que aparece en la esquina superior izquierda.

Datos clave

• Insertar tabla: pestaña Insertar > Tabla
• Tab: avanzar a la siguiente celda (crea nueva fila al final)
• Mayús+Tab: retroceder a la celda anterior
• Combinar celdas: seleccionar celdas > pestaña Disposición > Combinar celdas
• Pestañas contextuales: "Diseño de tabla" y "Disposición" (visibles al estar dentro de la tabla)
• Convertir texto en tabla: Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla

Word permite insertar imágenes y otros objetos gráficos para enriquecer los documentos. El procedimiento habitual es ir a la pestaña Insertar y elegir entre "Imágenes" (para insertar un archivo de imagen del disco, de OneDrive o de búsqueda web directamente desde Word), "Imágenes en línea" (búsqueda de imágenes con licencia Creative Commons) o "Formas" (para insertar figuras geométricas, flechas, globos de texto, etc.).

Una vez insertada la imagen, aparece la pestaña contextual "Formato de imagen" con herramientas para recortar, aplicar estilos de imagen, ajustar el brillo y contraste, eliminar el fondo, aplicar efectos artísticos y controlar el ajuste del texto alrededor de la imagen. El ajuste de texto (En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho, Detrás del texto, Delante del texto, etc.) determina cómo fluye el texto del documento alrededor de la imagen.

Además de imágenes, Word permite insertar SmartArt (diagramas de jerarquías, ciclos, listas, procesos, etc.), gráficos de datos (vinculados a Excel), capturas de pantalla de ventanas abiertas y cuadros de texto independientes. Para ajustar el tamaño de una imagen con precisión se puede escribir las dimensiones exactas en los campos Alto y Ancho de la pestaña "Formato de imagen", manteniendo la proporción activando el bloqueo de relación de aspecto.

Datos clave

• Insertar imagen: pestaña Insertar > Imágenes (desde archivo, OneDrive o web)
• Pestaña contextual "Formato de imagen": recorte, estilos, ajuste de texto, efectos
• Ajuste de texto: En línea, Cuadrado, Estrecho, Detrás del texto, Delante del texto
• SmartArt: diagramas visuales predefinidos (jerarquías, ciclos, procesos)
• Relación de aspecto bloqueada: mantiene proporciones al redimensionar la imagen
• Alt+F10: abre el panel Selección para gestionar la visibilidad y orden de objetos

Los encabezados y pies de página son zonas especiales situadas en los márgenes superior e inferior de cada página del documento. Su contenido se repite automáticamente en todas las páginas, lo que los hace ideales para incluir información recurrente como el título del documento, el nombre del autor, el logotipo de la organización o el número de página.

Para insertar o editar un encabezado se accede a la pestaña Insertar > Encabezado, donde se puede elegir entre varios diseños predefinidos o un encabezado en blanco. Del mismo modo para los pies: Insertar > Pie de página. Al editar el encabezado o pie, el texto del cuerpo del documento queda atenuado y aparece la pestaña contextual "Encabezado y pie de página" con todas las herramientas de edición específicas. Para salir del modo de edición de encabezado se hace doble clic sobre el cuerpo del documento o se pulsa Escape.

Desde la pestaña "Encabezado y pie de página" se puede insertar el número de página (campo automático que se actualiza solo), la fecha y hora, el nombre del archivo y la ruta, o establecer un encabezado diferente para la primera página (útil para portadas) y encabezados distintos para páginas pares e impares (frecuente en libros y documentos impresos a doble cara).

Datos clave

• Insertar encabezado: pestaña Insertar > Encabezado
• Insertar pie de página: pestaña Insertar > Pie de página
• Número de página: Insertar > Número de página (campo automático)
• Primera página diferente: opción en pestaña contextual "Encabezado y pie de página"
• Doble clic en el cuerpo: sale del modo edición de encabezado/pie
• Páginas pares e impares diferentes: opción para documentos a doble cara

La combinación de correspondencia (o combinación de correo) es una función de Word que permite generar automáticamente múltiples documentos personalizados a partir de un documento principal y una fuente de datos. Es especialmente útil para producir cartas en serie, etiquetas de correo, sobres o correos electrónicos dirigidos a una lista de destinatarios, donde cada documento final varía únicamente en los datos personales (nombre, dirección, DNI, etc.).

El proceso se gestiona desde la pestaña Correspondencia y consta de varios pasos: primero se elige el tipo de documento principal (carta, sobre, etiqueta, mensaje de correo o directorio); a continuación se selecciona o crea la lista de destinatarios (puede ser una tabla de Word, una hoja de Excel, una base de datos Access o una lista de contactos de Outlook); después se insertan los campos de combinación en el documento principal (por ejemplo, «Nombre», «Apellidos», «Dirección»); y finalmente se ejecuta la combinación, generando un documento nuevo con una página o sección por cada destinatario.

El Asistente para combinar correspondencia paso a paso (accesible desde Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso) guía al usuario a través de todo el proceso de forma secuencial, lo que resulta de gran ayuda para quienes realizan esta operación por primera vez.

Datos clave

• Pestaña Correspondencia: centraliza todas las herramientas de combinación
• Documento principal: la plantilla con el texto fijo y los campos de combinación
• Fuente de datos: tabla Excel, base de datos Access, lista Word o contactos Outlook
• Campos de combinación: marcadores en el documento que se sustituyen por los datos reales
• Asistente paso a paso: Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso
• Vista previa de resultados: comprueba el resultado antes de finalizar la combinación

Word 365 incorpora un corrector ortográfico y gramatical que revisa el texto mientras se escribe, subrayando en rojo los posibles errores ortográficos y en azul o en doble subrayado los errores gramaticales y de estilo. Para acceder a todas las opciones de revisión se puede pulsar F7, que abre el panel del corrector ortográfico, o acceder a la pestaña Revisar > Ortografía y gramática. Desde ese panel se puede aceptar la corrección sugerida, ignorarla o añadir la palabra al diccionario personal.

El Editor de Word (en Word 365) amplía la corrección ortográfica con sugerencias de claridad, concisión, formalidad y corrección gramatical avanzada, de manera similar a un asistente de escritura. También están disponibles el Diccionario de sinónimos (Mayús+F7) y las opciones de autocorrección, que permiten configurar sustituciones automáticas de texto (por ejemplo, que Word corrija automáticamente "teh" por "the").

En cuanto a los formatos de archivo, el formato nativo de Word 365 es .docx (documento XML comprimido), que ofrece máxima compatibilidad con otras versiones de Word y con aplicaciones alternativas como LibreOffice. Para compartir documentos de solo lectura se utiliza el formato .pdf (Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS). El formato .doc (sin la x) es el formato heredado de Word 97-2003. Existen también .dotx (plantilla de Word) y .docm (documento con macros habilitadas).

Datos clave

• F7: abrir el corrector ortográfico y gramatical
• Mayús+F7: diccionario de sinónimos (tesauro)
• Subrayado rojo: error ortográfico; subrayado azul/doble: error gramatical o de estilo
• Formato nativo de Word 365: .docx (XML comprimido)
• .doc: formato heredado Word 97-2003
• .pdf: formato de exportación para documentos de solo lectura (Archivo > Exportar)
• .dotx: plantilla de Word; .docm: documento con macros