Tema 11 — Correo electrónico Outlook 365

El correo electrónico se basa en un conjunto de protocolos estándar que regulan cómo los mensajes se envían, se almacenan y se recuperan. El protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es el responsable del envío de mensajes desde el cliente al servidor de correo saliente, y entre servidores. Opera por defecto en el puerto 25 (o el 587 para envíos autenticados desde clientes).

Para la recepción de correo existen dos protocolos principales. POP3 (Post Office Protocol versión 3) descarga los mensajes del servidor al dispositivo local y, salvo que se configure lo contrario, los elimina del servidor. Es un protocolo simple pero con poca flexibilidad para entornos multiequipo. IMAP (Internet Message Access Protocol) mantiene los mensajes en el servidor y sincroniza el estado (leído, respondido, marcado) entre todos los dispositivos conectados a la misma cuenta, lo que lo convierte en el estándar recomendado actualmente.

Microsoft Outlook 365 admite cuentas de Exchange Online (el protocolo nativo de Microsoft 365 en la nube), IMAP e incluso POP3. Al añadir una cuenta de Microsoft 365 corporativa, Outlook la configura automáticamente con Exchange ActiveSync o MAPI/HTTP, que ofrecen sincronización completa del correo, calendario, contactos y tareas.

Datos clave

• SMTP: protocolo de envío, puertos 25 / 465 (SSL) / 587 (TLS)
• POP3: descarga mensajes al cliente, puerto 110 (995 con SSL)
• IMAP: sincroniza mensajes en el servidor, puerto 143 (993 con SSL)
• Exchange Online: protocolo nativo de Microsoft 365 (MAPI/HTTP)
• Archivo > Agregar cuenta: asistente para añadir una nueva cuenta en Outlook
• Outlook 365 puede gestionar múltiples cuentas simultáneamente

Redactar un mensaje nuevo en Outlook 365 se inicia pulsando el botón Nuevo correo electrónico de la ficha Inicio, o con el atajo de teclado Ctrl+N estando en la bandeja de entrada. Se abre una ventana de redacción con los campos Para, CC, CCO, Asunto y el cuerpo del mensaje. El cuerpo admite formato enriquecido (HTML), texto sin formato o formato RTF, seleccionable desde la ficha Formato de texto.

Responder a un mensaje (Ctrl+R) abre una ventana de respuesta con la dirección del remitente ya completada en el campo Para y el mensaje original citado en el cuerpo. La opción Responder a todos (Ctrl+Mayus+R) incluye también a todos los destinatarios en copia del mensaje original. Es importante revisar la lista de destinatarios antes de enviar para evitar que información sensible llegue a personas no deseadas.

Reenviar un mensaje (Ctrl+F) permite enviar el correo recibido a una tercera persona, con la posibilidad de añadir comentarios propios antes del texto original. A diferencia de responder, el campo Para queda vacío y debe rellenarse manualmente. Los archivos adjuntos del mensaje original se incluyen automáticamente en el reenvío, por lo que conviene verificar si su envío es apropiado.

Datos clave

• Ctrl+N: nuevo mensaje
• Ctrl+R: responder al remitente
• Ctrl+Mayus+R: responder a todos los destinatarios
• Ctrl+F: reenviar el mensaje a otra persona
• Ctrl+Intro: enviar el mensaje
• El cuerpo admite formato HTML, texto sin formato o RTF

El campo Para contiene las personas a quienes va dirigido el mensaje como destinatarios principales. El campo CC (Con Copia, en inglés Carbon Copy) permite enviar una copia del mensaje a personas que deben estar informadas del contenido pero no son las destinatarias principales. Todos los destinatarios en Para y CC pueden ver las direcciones de todos los demás receptores del mensaje.

El campo CCO (Con Copia Oculta, en inglés BCC: Blind Carbon Copy) envía una copia del mensaje a una persona sin que los demás destinatarios (ni los de Para ni los de CC) puedan ver que esa persona también lo ha recibido. Esta característica es especialmente útil para proteger la privacidad de los destinatarios cuando se envía un correo a una lista numerosa de personas que no se conocen entre sí.

El campo CCO no se muestra por defecto en la ventana de redacción de Outlook. Para activarlo se pulsa el botón CCO, visible en la ficha Opciones del mensaje o, en algunos diseños, junto al campo CC. Una buena práctica de seguridad consiste en usar CCO cuando se envían comunicaciones masivas, colocando la propia dirección en el campo Para y todos los destinatarios en CCO.

Datos clave

• Para: destinatarios principales del mensaje
• CC (Con Copia): copia visible para todos los destinatarios
• CCO (Con Copia Oculta / BCC): copia invisible para el resto de destinatarios
• CCO protege la privacidad en envíos masivos
• El campo CCO se activa desde la ficha Opciones de la ventana de redacción
• Los destinatarios en CCO pueden ver las direcciones de Para y CC, pero no la de otros en CCO

Los archivos adjuntos permiten enviar documentos, imágenes, hojas de cálculo y otros ficheros junto al mensaje de correo. Para adjuntar un archivo en Outlook 365 se pulsa el botón Adjuntar archivo de la ficha Mensaje en la ventana de redacción, o se arrastra el archivo directamente desde el Explorador de archivos hasta el cuerpo del mensaje. Outlook muestra una vista previa en miniatura de los adjuntos justo debajo de la línea de asunto.

Microsoft 365 ofrece además la posibilidad de adjuntar archivos como vínculos a documentos almacenados en OneDrive o SharePoint, en lugar de enviar una copia del archivo. Este método tiene varias ventajas: el receptor siempre accede a la versión más actualizada del documento, no se ocupa espacio en el buzón ni se supera el límite de tamaño de adjuntos, y es posible controlar los permisos de acceso. Outlook propone automáticamente esta opción cuando detecta que el archivo está guardado en la nube.

El tamaño máximo de un mensaje en Exchange Online es de 150 MB (incluyendo el mensaje y todos los adjuntos), aunque las organizaciones pueden establecer límites menores. Los archivos adjuntos con extensiones ejecutables potencialmente peligrosas (.exe, .bat, .vbs, .ps1) son bloqueados automáticamente por Outlook para prevenir la propagación de malware.

Datos clave

• Botón Adjuntar archivo: ficha Mensaje > grupo Incluir
• Tamaño máximo de mensaje en Exchange Online: 150 MB
• Vínculo de OneDrive/SharePoint: alternativa a adjuntar una copia local
• Extensiones bloqueadas por Outlook: .exe, .bat, .vbs, .ps1, entre otras
• Arrastrar y soltar: método alternativo para adjuntar archivos
• Outlook muestra vista previa de adjuntos bajo la línea de asunto

Outlook 365 organiza los mensajes en carpetas predeterminadas: Bandeja de entrada (mensajes recibidos), Elementos enviados (mensajes enviados), Borrador (mensajes guardados sin enviar), Elementos eliminados (papelera) y Correo no deseado (spam filtrado automáticamente). Junto a estas carpetas del sistema, el usuario puede crear carpetas personalizadas para clasificar los mensajes por proyectos, remitentes u otros criterios.

Las carpetas se crean haciendo clic con el botón secundario sobre el buzón en el panel de carpetas y seleccionando Nueva carpeta. Los mensajes pueden moverse entre carpetas arrastrándolos o mediante el menú contextual. La búsqueda integrada de Outlook (Ctrl+E) permite localizar mensajes en cualquier carpeta usando texto libre, remitente, asunto, rango de fechas o presencia de adjuntos.

Las reglas son instrucciones automatizadas que Outlook aplica a los mensajes entrantes (o salientes) cuando cumplen determinadas condiciones. Se crean desde Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas. Una regla puede mover automáticamente los mensajes de un remitente específico a una carpeta, marcarlos con una categoría de color, reenviarlos a otra dirección o eliminarlos directamente. Las reglas se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista y pueden detenerse tras aplicar la primera coincidencia.

Datos clave

• Carpetas predeterminadas: Bandeja de entrada, Enviados, Borrador, Eliminados, Correo no deseado
• Ctrl+E: abre la barra de búsqueda de mensajes
• Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas: editor de reglas
• Condiciones de regla: remitente, asunto, palabras clave, tamaño, adjuntos
• Acciones de regla: mover, copiar, eliminar, reenviar, marcar, categorizar
• El orden de las reglas determina cuál se aplica primero en caso de múltiples coincidencias

El Calendario de Outlook 365 permite gestionar citas, reuniones y eventos de forma integrada con el correo y los contactos. Se accede pulsando el icono de calendario en la barra de navegación inferior o con Ctrl+2. El calendario puede mostrarse en vistas de día, semana laboral, semana completa o mes.

Para crear una cita (un evento sin otros participantes) se hace doble clic en el espacio de tiempo deseado o se pulsa Ctrl+N desde la vista de calendario. En la ventana de cita se indican el asunto, la ubicación, la fecha y hora de inicio y fin, y el estado de disponibilidad (Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de oficina). Las citas pueden configurarse como periódicas (diarias, semanales, mensuales o con una periodicidad personalizada) y con recordatorios que avisan con antelación mediante una notificación emergente.

Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas. Outlook envía automáticamente una convocatoria de reunión por correo electrónico a los invitados, quienes pueden aceptar, rechazar o aceptar provisionalmente. La respuesta actualiza el calendario del organizador. La opción Asistente para programación muestra la disponibilidad de todos los invitados para facilitar la elección del horario más conveniente.

Datos clave

• Ctrl+2 (o icono de calendario): accede al módulo de Calendario
• Ctrl+N en el calendario: nueva cita
• Estados de disponibilidad: Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de oficina
• Recordatorios: notificación emergente configurable (15 min por defecto)
• Reunión: cita con convocatoria enviada por correo a los invitados
• Asistente para programación: visualiza la disponibilidad de los participantes

El módulo Personas (Contactos) de Outlook 365 almacena información de personas y organizaciones: nombre, dirección de correo, teléfono, empresa, dirección postal y notas. Se accede con Ctrl+3 o desde el icono correspondiente en la barra de navegación. Los contactos pueden organizarse en grupos de contactos (listas de distribución) que permiten enviar un mensaje a varios destinatarios a la vez usando un único nombre de grupo en el campo Para.

Al escribir una dirección en un correo, Outlook consulta automáticamente la lista de contactos y la libreta de direcciones de la organización (directorio de Exchange) para ofrecer sugerencias de autocompletado. Esta función se denomina caché de nombres y se alimenta también de los remitentes de correos anteriores. Si una dirección sugerida es incorrecta puede eliminarse de la caché pulsando la tecla Supr al resaltarla en la lista desplegable.

La firma es un bloque de texto (que puede incluir formato HTML, imágenes y vínculos) que se añade automáticamente al final de los mensajes nuevos, las respuestas o los reenvíos. Se configura en Archivo > Opciones > Correo > Firmas. Es posible definir varias firmas y asignar una diferente para mensajes nuevos y para respuestas/reenvíos, así como seleccionar manualmente la firma a insertar desde la ficha Mensaje > Insertar > Firma.

Datos clave

• Ctrl+3: accede al módulo Personas (Contactos)
• Grupo de contactos: lista de distribución para envíos a múltiples destinatarios
• Autocompletado de direcciones: caché de nombres + directorio de Exchange
• Supr sobre una sugerencia: elimina una dirección incorrecta de la caché
• Archivo > Opciones > Correo > Firmas: gestión de firmas
• Se puede asignar una firma diferente para mensajes nuevos y para respuestas