Tema 9 — Hoja de cálculo Excel 365

Un libro de Excel 365 es el archivo que contiene toda la información de un proyecto. Cada libro se compone de una o más hojas de cálculo, accesibles mediante las pestañas situadas en la parte inferior de la ventana. Por defecto, un libro nuevo incluye una sola hoja llamada "Hoja1", aunque es posible insertar, eliminar, mover, copiar y renombrar hojas según las necesidades del trabajo.

Cada hoja está formada por una cuadrícula de columnas (identificadas con letras: A, B, C… XFD) y filas (numeradas del 1 al 1 048 576). La intersección de una columna y una fila es una celda, que se nombra combinando la letra de columna y el número de fila, por ejemplo A1 o D25. La celda activa es aquella seleccionada en cada momento y se identifica en el Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra de fórmulas.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas que se referencia con la primera y la última separadas por dos puntos, como A1:C10. Los rangos facilitan enormemente la aplicación de fórmulas, formatos y otras operaciones sobre grupos de celdas de forma simultánea.

Datos clave

• Extensión por defecto: .xlsx (formato abierto XML)
• Máximo de hojas por libro: limitado por la memoria disponible
• Nombre de hoja: hasta 31 caracteres, sin caracteres especiales como [ ] / \ ? *
• Cuadro de nombres: muestra la referencia de la celda activa o el nombre del rango
• Barra de fórmulas: muestra el contenido real de la celda activa
• Tecla F2: activa el modo de edición en la celda seleccionada

Las referencias determinan qué celdas utiliza una fórmula y cómo se comportan al copiarla o moverla. Una referencia relativa, como A1, se ajusta automáticamente cuando la fórmula se copia a otra posición: si se desplaza una fila hacia abajo, la referencia pasa a ser A2. Este comportamiento resulta muy práctico para replicar cálculos a lo largo de una columna o fila.

Una referencia absoluta, indicada con el símbolo de dólar tanto en la columna como en la fila (por ejemplo, $A$1), no varía al copiar la fórmula. Se emplea cuando es necesario fijar un valor constante, como un porcentaje de IVA o un tipo de cambio que se encuentra en una celda específica del libro.

Las referencias mixtas combinan ambos comportamientos: fijan solo la columna ($A1) o solo la fila (A$1). Son especialmente útiles en tablas de doble entrada donde una dimensión debe permanecer fija mientras la otra varía. El atajo de teclado F4, pulsado repetidamente sobre una referencia, permite cambiar de forma cíclica entre los cuatro tipos: relativa, absoluta de columna y fila, solo fila absoluta, solo columna absoluta.

Datos clave

• Referencia relativa: A1 — se ajusta al copiar
• Referencia absoluta: $A$1 — no varía al copiar
• Referencia mixta columna fija: $A1
• Referencia mixta fila fija: A$1
• Tecla F4: alterna entre los cuatro tipos de referencia
• Las referencias 3D (Hoja1:Hoja3!A1) permiten operar entre hojas

Una fórmula es una expresión que comienza siempre con el signo igual (=) y puede contener valores, referencias a celdas, operadores aritméticos y funciones. Excel 365 dispone de cientos de funciones predefinidas agrupadas por categorías: matemáticas, estadísticas, lógicas, de búsqueda, de texto, de fecha y hora, entre otras.

La función SUMA añade todos los valores de un rango: =SUMA(A1:A10). PROMEDIO calcula la media aritmética: =PROMEDIO(B2:B20). CONTAR cuenta cuántas celdas de un rango contienen números: =CONTAR(C1:C50), mientras que CONTARA incluye también las celdas con texto. La función SI evalúa una condición lógica y devuelve un resultado si es verdadera y otro si es falsa: =SI(D5>100;"Supera";"No supera").

BUSCARV busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el dato de otra columna de la misma fila: =BUSCARV(valor_buscado; rango_tabla; num_columna; FALSO). El argumento FALSO obliga a realizar una búsqueda exacta, práctica recomendada en la mayoría de los casos administrativos. Excel 365 introduce además la función BUSCARX, más flexible, que no requiere que el valor buscado esté en la primera columna.

Datos clave

• =SUMA(rango): suma valores numéricos
• =PROMEDIO(rango): media aritmética
• =SI(condicion;valor_si_verdadero;valor_si_falso): función lógica condicional
• =CONTAR(rango): cuenta celdas con números; CONTARA incluye texto
• =BUSCARV(buscar;tabla;columna;FALSO): búsqueda vertical exacta
• Los errores más comunes: #DIV/0!, #REF!, #VALOR!, #N/A

El formato de celdas controla la apariencia visual de los datos sin modificar su valor real. Se accede al cuadro de diálogo completo de formato mediante la combinación de teclas Ctrl+1 o desde el menú contextual con el botón derecho del ratón. Este cuadro presenta varias pestañas: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Protección.

La pestaña Número permite elegir la categoría de formato: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científico, Texto o Personalizado. Los formatos personalizados emplean códigos como 0 (dígito obligatorio), # (dígito opcional), . (separador decimal) y , (separador de miles). Por ejemplo, el código #.##0,00 muestra los números con dos decimales y separadores de miles.

La alineación controla la posición horizontal y vertical del contenido dentro de la celda, así como la orientación del texto, la sangría y la opción de combinar celdas. La opción "Ajustar texto" hace que el contenido de una celda se muestre en varias líneas cuando supera el ancho de la columna, evitando que se desborde hacia celdas adyacentes.

Datos clave

• Ctrl+1: abre el cuadro de diálogo Formato de celdas
• Pestaña Número: categorías de formato (Fecha, Moneda, Porcentaje, Personalizado…)
• Pestaña Alineación: combinar celdas, ajuste de texto, orientación
• Ctrl+N / Ctrl+K / Ctrl+S: negrita, cursiva, subrayado
• Formato condicional: aplica colores o iconos según reglas definidas
• Estilos de celda: formatos predefinidos accesibles desde la ficha Inicio

Los gráficos de Excel 365 representan visualmente los datos de una hoja de cálculo, facilitando la interpretación y la comparación de información. Para insertar un gráfico se selecciona el rango de datos y se accede a la ficha Insertar, donde se elige el tipo deseado en el grupo Gráficos. Los tipos más habituales en el ámbito administrativo son el gráfico de columnas, el de barras, el de líneas, el circular (o de sectores) y el combinado.

Una vez insertado, el gráfico se muestra como un objeto flotante incrustado en la hoja. Puede moverse, redimensionarse o trasladarse a una hoja de gráfico independiente mediante el botón secundario del ratón. Al seleccionar el gráfico aparece en la cinta la sección Herramientas de gráfico, con las fichas Diseño de gráfico y Formato, que permiten personalizar el tipo, el estilo, los colores, los títulos, la leyenda y los ejes.

El origen de datos del gráfico se gestiona desde el botón Seleccionar datos, donde es posible añadir, modificar o eliminar series de datos, así como cambiar las filas y columnas que actúan como etiquetas. Cualquier modificación en las celdas de origen actualiza el gráfico de forma automática e instantánea.

Datos clave

• Insertar gráfico: ficha Insertar > grupo Gráficos
• Tipos principales: columnas, barras, líneas, circular, combinado, dispersión
• Mover gráfico a hoja independiente: botón secundario > Mover gráfico
• Fichas contextuales: Diseño de gráfico y Formato (aparecen al seleccionar el gráfico)
• Seleccionar datos: permite gestionar series y etiquetas del eje horizontal
• Actualización automática al modificar los datos de origen

Ordenar y filtrar son operaciones esenciales para gestionar listas de datos en Excel. La ordenación reorganiza las filas de acuerdo con los valores de una o varias columnas. Se accede desde la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, o desde la ficha Inicio, grupo Modificar. Es posible ordenar en sentido ascendente o descendente y establecer múltiples niveles de ordenación para resolver empates entre filas con igual valor en el primer criterio.

El autofiltro se activa desde Datos > Filtro o con la combinación Ctrl+Mayus+L, y coloca flechas desplegables en los encabezados de columna. Al hacer clic en una flecha, se puede filtrar por valores específicos, por color de celda, por condiciones de texto (contiene, empieza por, termina por) o por condiciones numéricas (mayor que, entre, los diez primeros). Las filas que no cumplen el criterio quedan ocultas, aunque siguen formando parte de la hoja.

El filtro avanzado ofrece mayor potencia: permite filtrar en función de criterios definidos en un rango separado de la hoja y puede copiar los resultados a otra ubicación. Esta opción resulta especialmente útil cuando se necesita aplicar condiciones complejas que combinan criterios Y y O.

Datos clave

• Datos > Ordenar: permite hasta 64 niveles de ordenación
• Datos > Filtro (Ctrl+Mayus+L): activa el autofiltro
• Filtro por texto: contiene, empieza por, termina por, igual a
• Filtro por número: mayor que, menor que, entre, los diez primeros
• Datos > Avanzadas: filtro avanzado con rango de criterios externo
• Las filas filtradas se ocultan pero no se eliminan; su número de fila aparece en azul

Las tablas dinámicas (PivotTables) permiten resumir, analizar y explorar grandes volúmenes de datos de forma interactiva sin necesidad de escribir fórmulas complejas. Para crearlas se selecciona cualquier celda del origen de datos y se accede a Insertar > Tabla dinámica. Excel propone colocar la tabla en una hoja nueva, aunque también puede insertarse en la hoja actual.

La configuración de la tabla dinámica se realiza mediante el panel de campos, situado a la derecha de la pantalla. Este panel muestra todos los campos disponibles y cuatro áreas de colocación: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Arrastrando los campos a cada área se define la estructura de la tabla: los campos en Filas y Columnas actúan como etiquetas de agrupación, mientras que los campos en Valores realizan la agregación (suma, recuento, promedio, máximo, mínimo, etc.).

Los gráficos dinámicos (PivotCharts) están vinculados a una tabla dinámica y se actualizan automáticamente con ella. Las segmentaciones (slicers) son controles visuales que permiten filtrar los datos de la tabla dinámica con un simple clic, mejorando la interactividad de los informes. La opción Actualizar (Ctrl+Alt+F5) recalcula la tabla cuando cambian los datos de origen.

Datos clave

• Insertar > Tabla dinámica: asistente de creación
• Panel de campos: áreas Filtros, Columnas, Filas y Valores
• Valores: suma, recuento, promedio, máximo, mínimo, producto
• Segmentaciones (slicers): filtros visuales interactivos
• Escala de tiempo: filtro visual para campos de fecha
• Ctrl+Alt+F5: actualiza todas las tablas dinámicas del libro

Excel 365 trabaja con varios formatos de archivo, cada uno con características y usos distintos. El formato nativo es .xlsx, basado en el estándar OpenDocument XML comprimido con ZIP. Admite todas las funcionalidades de Excel: fórmulas, formatos, gráficos, tablas dinámicas y macros VBA (estas últimas se guardan en formato .xlsm para distinguirlas). Es el formato recomendado para el intercambio de archivos entre usuarios de Microsoft 365.

El formato CSV (Comma-Separated Values, valores separados por comas) es un formato de texto plano que almacena únicamente los datos de la hoja activa, sin fórmulas, formatos ni gráficos. Cada fila de la hoja se convierte en una línea de texto y las celdas se separan con un delimitador, habitualmente la coma o el punto y coma (este último es el más habitual en configuraciones regionales en español). Los archivos CSV tienen extensión .csv y son ampliamente utilizados para importar y exportar datos entre aplicaciones distintas, como bases de datos, sistemas de gestión o aplicaciones web.

Al guardar un archivo xlsx como csv, Excel advierte de que solo se guardará la hoja activa y que se perderá el formato y el contenido no textual. Para importar un csv en Excel se utiliza la ficha Datos > Obtener datos externos > Desde texto/CSV, que activa el asistente de importación donde se configura el delimitador y el tipo de cada columna.

Datos clave

• .xlsx: formato nativo XML comprimido, compatible con todas las funciones de Excel
• .xlsm: como xlsx pero permite macros VBA
• .csv: texto plano, solo datos, delimitado por comas o punto y coma
• .xls: formato binario antiguo (Excel 97-2003), compatibilidad limitada
• Datos > Obtener datos > Desde texto/CSV: asistente de importación
• Al exportar a csv se pierde formato, fórmulas y elementos gráficos