Tema 10 — Base de datos Access 365

Una base de datos es un conjunto organizado de información almacenada de forma estructurada para que pueda ser consultada, actualizada y gestionada de manera eficiente. El modelo relacional, propuesto por Edgar F. Codd en 1970, organiza la información en tablas (también llamadas relaciones) formadas por filas (registros) y columnas (campos). La ventaja principal de este modelo es que elimina la redundancia de datos y garantiza la integridad de la información mediante el establecimiento de vínculos entre tablas.

Microsoft Access 365 es el sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR) incluido en la suite Microsoft 365. Está orientado a bases de datos de tamaño pequeño y mediano, especialmente en entornos de trabajo de oficina y administración pública. A diferencia de una hoja de cálculo, Access impone una estructura rígida a los datos, lo que reduce los errores de introducción y facilita la generación de consultas, formularios e informes complejos.

El archivo de una base de datos Access tiene extensión .accdb (desde Access 2007) y contiene todos los objetos de la base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos de VBA. Anteriormente se utilizaba el formato .mdb, que todavía puede abrirse con versiones modernas de Access aunque con funcionalidades limitadas.

Datos clave

• Modelo relacional: datos organizados en tablas vinculadas entre sí
• Extensión nativa: .accdb (Access 2007 y posteriores)
• Extensión antigua: .mdb (Access 97-2003)
• Objetos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos
• Panel de navegación: muestra todos los objetos de la base de datos
• Access 365 no es adecuado para bases de datos con miles de usuarios simultáneos (para eso se usa SQL Server)

Access organiza la base de datos en seis tipos de objetos. Las tablas son el corazón del sistema: almacenan los datos en filas y columnas. Cada tabla debe representar un único concepto o entidad, como Clientes, Productos o Pedidos. Las tablas se visualizan en el Panel de navegación y se pueden abrir en vista Hoja de datos (para ver y editar registros) o en vista Diseño (para definir la estructura de campos).

Las consultas permiten extraer, combinar y manipular datos de una o varias tablas según criterios definidos por el usuario. Los formularios son interfaces gráficas que facilitan la introducción y visualización de datos de forma más amigable que la vista Hoja de datos, pudiendo incluir cuadros de texto, botones, imágenes y controles de selección. Los informes están diseñados para presentar los datos con formato imprimible, con totales, agrupaciones y encabezados de página.

Además de estos cuatro tipos principales, Access cuenta con macros, que automatizan acciones repetitivas sin necesidad de programar, y módulos, que contienen código VBA (Visual Basic for Applications) para operaciones más avanzadas. Todos estos objetos se crean y gestionan desde la ficha correspondiente de la cinta de opciones o desde el menú contextual del Panel de navegación.

Datos clave

• Tablas: almacenan los datos (vista Hoja de datos / vista Diseño)
• Consultas: filtran, combinan y calculan datos de tablas
• Formularios: interfaz de usuario para introducción y edición de registros
• Informes: presentación imprimible con agrupaciones y totales
• Macros: automatizan acciones sin programación
• Módulos: código VBA para funciones y procedimientos avanzados

Cada columna de una tabla de Access se denomina campo y debe tener un nombre único dentro de la tabla, así como un tipo de dato asignado que determina qué clase de información puede almacenarse en él. La correcta elección del tipo de dato es fundamental para garantizar la integridad de los datos y optimizar el espacio de almacenamiento.

Los tipos de datos más habituales son: Texto corto (hasta 255 caracteres, para nombres, descripciones breves), Texto largo (para notas extensas), Número (valores numéricos enteros o decimales), Autonumeración (entero que se incrementa automáticamente en cada nuevo registro, ideal para claves principales), Moneda (valores monetarios con precisión fija), Fecha/Hora (fechas y horas), Sí/No (valor booleano), Datos adjuntos (archivos vinculados al registro) e Hipervínculo (URL o dirección de correo).

Cada campo dispone de propiedades adicionales configurables en la parte inferior de la vista Diseño: Tamaño del campo, Formato, Máscara de entrada, Título (etiqueta en formularios), Valor predeterminado, Regla de validación, Texto de validación y Requerido. La propiedad Indexado acelera las búsquedas y ordenaciones sobre ese campo, a costa de un mayor consumo de almacenamiento.

Datos clave

• Texto corto: máximo 255 caracteres
• Autonumeración: valor entero autoincremental, ideal para clave principal
• Número: subtipo Entero largo por defecto; también Byte, Entero, Simple, Doble, Decimal
• Sí/No: campo booleano (casilla de verificación en formularios)
• Máscara de entrada: controla el formato de introducción (p. ej. teléfono, DNI)
• Regla de validación: expresión que restringe los valores admitidos en el campo

La clave principal (o clave primaria) es el campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro de una tabla. Ningún registro puede tener el mismo valor en la clave principal, y tampoco puede quedar vacío (no se admiten valores nulos). Establecer correctamente la clave principal es uno de los pasos más importantes en el diseño de una base de datos relacional.

En Access, la clave principal se define en la vista Diseño de tabla seleccionando el campo correspondiente y pulsando el botón Clave principal de la ficha Diseño de tabla, o haciendo clic con el botón secundario y eligiendo Clave principal. Access marca el campo con un icono de llave dorada. El tipo de dato Autonumeración es la elección más habitual para la clave principal cuando no existe un identificador natural (como el número de DNI o el código de expediente), ya que Access asigna automáticamente un valor único e irrepetible a cada registro nuevo.

Una clave compuesta está formada por dos o más campos que, en conjunto, identifican unívocamente cada registro. Se utiliza cuando ningún campo individual es suficiente para garantizar la unicidad, por ejemplo en una tabla de líneas de pedido donde la combinación de ID_Pedido e ID_Producto es única aunque cada campo por separado pueda repetirse.

Datos clave

• Clave principal: identifica de forma única cada registro (no nulos, no duplicados)
• Icono de llave dorada: indica el campo o campos que forman la clave principal
• Autonumeración: tipo de dato recomendado para clave principal artificial
• Clave compuesta: dos o más campos que juntos forman la clave principal
• Access crea automáticamente un índice único sobre la clave principal
• Una tabla solo puede tener una clave principal

Las relaciones entre tablas son el mecanismo que permite vincular información almacenada en tablas distintas evitando la duplicación de datos. En el modelo relacional existen tres tipos de relaciones: uno a uno (un registro de la tabla A se corresponde con exactamente un registro de la tabla B), uno a varios (un registro de la tabla A puede relacionarse con múltiples registros de la tabla B) y varios a varios (varios registros de A se relacionan con varios de B, lo que requiere una tabla intermedia).

La relación más habitual en bases de datos administrativas es la de uno a varios. Por ejemplo, un departamento puede tener varios empleados, pero cada empleado pertenece a un solo departamento. Para establecer esta relación en Access se utiliza la ventana Relaciones (ficha Herramientas de base de datos > Relaciones), donde se arrastra el campo de la clave principal de la tabla del lado "uno" hasta el campo correspondiente de la tabla del lado "varios", que recibe el nombre de clave externa o clave foránea.

La ventana Relaciones muestra un diagrama con las tablas representadas como rectángulos y las relaciones como líneas que las unen. Los símbolos 1 y el infinito (∞) en los extremos de cada línea indican la cardinalidad de la relación. Antes de definir una relación, ambas tablas deben estar cerradas.

Datos clave

• Tipos de relación: uno a uno, uno a varios, varios a varios
• Clave foránea (externa): campo de la tabla del lado "varios" que referencia la clave principal de la tabla "uno"
• Ventana Relaciones: Herramientas de base de datos > Relaciones
• Símbolo 1 e infinito (∞): indican la cardinalidad en el diagrama
• Tabla intermedia: necesaria para implementar relaciones varios a varios
• Las tablas deben estar cerradas para editar sus relaciones

Las consultas son el objeto de Access que permite extraer y manipular datos de las tablas según criterios definidos por el usuario. Las consultas de selección son las más frecuentes: recuperan registros de una o varias tablas, los filtran según condiciones, los ordenan y pueden calcular campos derivados. El resultado se muestra en una vista de Hoja de datos que parece una tabla pero no almacena datos: cada vez que se abre la consulta, Access recalcula los resultados a partir de los datos actuales.

Las consultas se crean mediante el asistente (Crear > Asistente para consultas) o en vista Diseño (Crear > Diseño de consulta). En la vista Diseño, la parte superior muestra las tablas con sus campos, y la cuadrícula QBE (Query By Example) en la parte inferior permite arrastrar los campos deseados, establecer criterios de filtrado, definir ordenaciones y añadir campos calculados con expresiones.

Las consultas de acción modifican los datos de la base de datos de forma masiva. Existen cuatro tipos: la consulta de actualización modifica valores de campos existentes; la de datos anexados agrega registros de una tabla a otra; la de eliminación borra registros que cumplen una condición; y la de creación de tabla genera una nueva tabla a partir de los resultados. Access advierte al ejecutar consultas de acción y no permite deshacer sus efectos, por lo que deben usarse con precaución.

Datos clave

• Consulta de selección: recupera y muestra datos sin modificarlos
• Cuadrícula QBE: interfaz visual para definir la consulta en vista Diseño
• Consulta de actualización: modifica valores de registros existentes
• Consulta de datos anexados: añade registros de una tabla a otra
• Consulta de eliminación: borra registros según una condición
• Consulta de creación de tabla: genera una nueva tabla con los resultados

La integridad referencial es un conjunto de reglas que Access aplica para garantizar que las relaciones entre tablas permanezcan coherentes. Cuando se activa esta opción al definir una relación, Access impide que se produzcan situaciones inconsistentes: no es posible introducir en la tabla del lado "varios" un valor de clave foránea que no exista en la tabla del lado "uno", ni tampoco eliminar un registro de la tabla principal si existen registros relacionados en la tabla secundaria.

Para activar la integridad referencial se marca la casilla correspondiente en el cuadro de diálogo Modificar relaciones, al que se accede haciendo doble clic sobre la línea de relación en la ventana Relaciones. Desde el mismo cuadro se pueden activar dos opciones complementarias: Actualización en cascada, que propaga automáticamente los cambios en la clave principal a todos los registros relacionados de la tabla secundaria, y Eliminación en cascada, que borra de forma automática todos los registros secundarios cuando se elimina el registro principal.

La correcta configuración de la integridad referencial es fundamental en bases de datos administrativas donde los errores de consistencia pueden tener consecuencias jurídicas o económicas. Se recomienda activarla siempre y usar las opciones en cascada solo cuando el proceso de negocio lo justifique explícitamente.

Datos clave

• Integridad referencial: evita registros huérfanos y referencias inexistentes
• Se activa en el cuadro de diálogo Modificar relaciones (doble clic sobre la línea)
• Actualización en cascada: propaga cambios en la clave principal a la tabla relacionada
• Eliminación en cascada: borra registros secundarios al eliminar el registro principal
• Access muestra un mensaje de error al intentar violar la integridad referencial
• La integridad referencial solo puede activarse si los campos vinculados tienen el mismo tipo de dato