Tema 26 — Conceptos de archivo judicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia

El real decreto tiene por objeto modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales, así como el procedimiento de expurgo de la documentación judicial.

Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar donde quedan custodiados y clasificados conforme a las normas de funcionamiento. Se entiende por expurgo el procedimiento por el que se determina cuándo un documento pierde toda utilidad o, por el contrario, debe conservarse. Se consideran documentos judiciales tanto las actuaciones procesales como los aportados por las partes o terceros al proceso, por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia del soporte material.

La finalidad del real decreto es implantar un sistema de gestión de los archivos judiciales que permita realizar los fines de la Justicia y garantizar el acceso a la documentación por quien tenga interés, con las garantías y limitaciones legales.

Las disposiciones se aplican a todos los documentos judiciales de los juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales que sean consecuencia de la actividad judicial, y a los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos. Quedan excluidos los libros de sentencias, los de registro y otros de preceptiva llevanza (que se rigen por sus normas específicas) y los expedientes del Registro Civil.

Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y el Central se gestionan mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales y adaptados a las funciones de cada uno.

Estos programas y aplicaciones deben ser aprobados por el Consejo General del Poder Judicial, a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en la provisión de medios materiales y económicos, cumpliendo los requisitos de la legislación vigente.

Los documentos judiciales en papel almacenados en los archivos judiciales pueden convertirse a soporte magnético u otro que permita su posterior reproducción en papel, mediante técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de facilitar su identificación y búsqueda. Igualmente, los documentos en soporte electrónico pueden transformarse a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción.

Existen tres clases de archivos judiciales: los Archivos Judiciales de Gestión, los Archivos Judiciales Territoriales y el Archivo Judicial Central.

En las oficinas judiciales o unidades análogas existe un Archivo Judicial de Gestión, donde se clasifican y custodian los documentos de cada proceso o actuación en tramitación, mientras constituyan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución. Puede encomendarse a un Servicio Común la atención de los archivos de gestión de varias salas, secciones o juzgados.

Transcurridos cinco años desde la incoación del procedimiento o expediente gubernativo, los asuntos no pendientes de actuación procesal (en fase declarativa o de ejecución) pueden remitirse para su conservación al Archivo Judicial Territorial correspondiente; el plazo puede reducirse excepcionalmente si el espacio disponible lo aconseja.

Corresponde al secretario judicial la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial de Gestión, con la asistencia del personal técnico que se determine, sin perjuicio de la determinación del responsable del fichero conforme a la normativa de protección de datos.

Quienes hubiesen sido parte en los procesos o sean titulares de un interés legítimo pueden acceder a la documentación del Archivo de Gestión mediante exhibición, testimonio o certificación, salvo carácter reservado. El acceso del propio afectado a sus datos personales solo puede denegarse en los supuestos legales; si lo solicita quien no fue parte, solo se concede cuando el procedimiento haya concluido y en los supuestos de la normativa de protección de datos.

En cada comunidad autónoma existe, como mínimo, un Archivo Judicial Territorial, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, quien puede delegar la competencia en el Presidente de la Audiencia Provincial o en el Juez Decano del partido judicial donde radique. En los Archivos Territoriales se ordena la documentación remitida por los Archivos de Gestión de su ámbito, permaneciendo allí hasta que la Junta de Expurgo resuelva su destino.

El secretario judicial designado se encarga de su ordenación, custodia y conservación. En capitales de provincia con 10 o más juzgados de primera instancia e instrucción, y si las necesidades del servicio lo aconsejan, el Archivo Territorial está a cargo de secretarios judiciales de segunda categoría designados por el Ministerio de Justicia; en los demás casos, responde de él el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o quien tenga delegada la competencia.

Existe además un Archivo Judicial Central, adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, cuyo ámbito se circunscribe a la documentación del Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los demás órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional; en él se ordena la documentación remitida por los correspondientes Archivos de Gestión, hasta su remisión a la Junta de Expurgo. Su responsable es el secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia y, en su defecto, el Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo.

La documentación de los Archivos Territoriales y del Central está en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca. Este, mediante solicitud de su secretario, puede requerir que se le facilite el original, una copia o certificación, así como cualquier información necesaria; si se facilitan originales, deben reenviarse al archivo en cuanto desaparezca la causa de la petición.

Quienes hubiesen sido parte en los procesos o titulares de un interés legítimo pueden acceder a los documentos del Archivo Territorial o Central mediante solicitud al secretario responsable.

La remisión de documentos de un Archivo de Gestión al Territorial o al Central se formaliza periódicamente, como mínimo con carácter anual, según el volumen de gestión, acompañada de una relación de los procedimientos remitidos con arreglo a un modelo uniforme y obligatorio. La relación se remite mediante los programas informáticos existentes, conservando cada secretario judicial copia de ella con la fecha de envío y acreditación de recepción. Debe comprender la totalidad de los procedimientos remitidos, con referencia al orden jurisdiccional, la naturaleza del proceso, número y año, partes intervinientes, objeto y fecha de terminación o paralización de las actuaciones.

Las Juntas de Expurgo son órganos colegiados de naturaleza administrativa que determinan, por cuenta del órgano responsable del Archivo de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, su transferencia a la Administración competente en patrimonio histórico.

Se constituye una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma, con competencias en todo su ámbito territorial. Las adscritas al Ministerio de Justicia, a través de la Secretaría de Estado de Justicia, tienen su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y están presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia (con voto dirimente en los empates), integradas, entre otros, por un fiscal designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia y el Gerente Territorial del Ministerio de Justicia.

El responsable del Archivo de Gestión remite al secretario de la Junta de Expurgo una relación de los procedimientos en que haya terminado la ejecución o en los que se hubiese declarado prescripción o caducidad. El responsable del Archivo Territorial o Central, transcurridos los plazos legales de prescripción o caducidad, remite al secretario del Archivo de Gestión una relación para que el órgano judicial de procedencia confirme, en el plazo de un mes, el transcurso de dichos plazos. Estas relaciones se remiten como mínimo una vez al año, con el mismo contenido exigido para las relaciones de remisión documental.

El presidente de la Junta de Expurgo acuerda la publicación de las relaciones de expedientes judiciales en el «Boletín Oficial del Estado» o en el diario oficial de la comunidad autónoma, según el ámbito territorial del órgano judicial de procedencia, con referencia en un diario de mayor difusión autonómica, para que, en el plazo de dos meses, los interesados puedan recuperar los documentos que en su día aportaron al proceso. En la publicación se omite la reseña del objeto del proceso y la identificación de las partes.

Quienes pretendan recuperar documentos propios, u obtener testimonio o certificación por tener interés legítimo, deben plantear su solicitud por escrito, directamente o mediante representante con poder suficiente, ante el secretario de la Junta de Expurgo, dentro de ese plazo de dos meses.

Transcurrido el plazo sin que los interesados hayan promovido la devolución, decaen en su derecho a recuperar los documentos.

La Junta de Expurgo se convoca en sesión ordinaria una vez al año; el presidente puede acordar sesiones extraordinarias en función del número de relaciones elevadas. La convocatoria se realiza una vez transcurrido el plazo de remisión de relaciones, con la antelación necesaria. Durante el periodo entre convocatoria y sesión, la Administración competente en patrimonio histórico elabora un informe de carácter vinculante sobre los expedientes que, por su valor histórico-documental, deban preservarse, pudiendo designar personal especializado para acceder al archivo.

La Junta acuerda la transferencia a la Administración de patrimonio histórico de los expedientes que, según ese informe, deban preservarse. En caso contrario, resuelve su exclusión del Patrimonio Histórico y posterior enajenación. Si la Administración de patrimonio histórico no emite el informe, se aplica el régimen del silencio de la Ley 30/1992. Cuando no sea posible o aconsejable la enajenación, y en todo caso cuando los expedientes no estén en soporte papel, se acuerda su destrucción.

El acta de los acuerdos se aprueba en la misma sesión o en otra convocada al efecto en el plazo de un mes. El secretario de la Junta remite a cada juzgado o tribunal certificación del acuerdo adoptado, para constancia documentada del destino definitivo de los expedientes.

Las resoluciones de la Junta que acuerden transferencia, enajenación o destrucción se publican en el BOE o diario oficial autonómico según el ámbito territorial de procedencia. Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo ponen fin a la vía administrativa.

La Administración competente en la provisión de medios materiales y económicos para la Administración de Justicia procede a la enajenación o destrucción de los expedientes judiciales. Los expedientes enajenados deben destinarse por el adquirente exclusivamente a su tratamiento para reutilización como papel de uso común, reflejado en un contrato escrito con los requisitos de la normativa de protección de datos; el adquirente no puede en ningún caso divulgar el contenido de los expedientes ni permitir el acceso de terceros, prohibiciones que deben constar expresamente en el contrato.

La destrucción se lleva a efecto mediante contrato administrativo o mediante convenio de colaboración con una Administración pública que cuente con instalaciones adecuadas.

Formalizada la transferencia, el contrato de compraventa, el convenio o el contrato administrativo, se remite copia al secretario de la Junta de Expurgo, que expide certificación de su objeto y de la persona física o jurídica parte en el negocio jurídico, remitiéndola al secretario judicial responsable del archivo para autorizar la entrega, previo levantamiento de acta. El secretario judicial responsable del archivo no autoriza el traslado de los expedientes respecto de los que no se hayan cumplido esos requisitos.

• Tres clases de archivos judiciales: de Gestión, Territoriales y Central (art. 4).
• Archivo de Gestión: remisión al Territorial tras 5 años desde la incoación si no hay actuación pendiente (art. 5.2).
• Archivo Judicial Territorial: al menos uno por comunidad autónoma, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia (art. 8.1).
• Con 10 o más juzgados de primera instancia e instrucción en la capital, el Archivo Territorial lo lleva un secretario judicial de segunda categoría (art. 9.2).
• Archivo Judicial Central: adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los órganos con jurisdicción en todo el territorio (art. 10.1).
• Remisión de documentos del Archivo de Gestión al Territorial o Central: periódica, como mínimo anual (art. 13.1).
• Junta de Expurgo: una por comunidad autónoma, presidida por un magistrado con voto dirimente (art. 14.2-3).
• Vocales de la Junta de Expurgo: un fiscal y el Gerente Territorial del Ministerio de Justicia, entre otros (art. 14.3).
• Confirmación del transcurso de plazos de prescripción o caducidad: plazo de un mes (art. 15.2).
• Relaciones de expedientes remitidas a la Junta de Expurgo: como mínimo una vez al año (art. 15.3).
• Publicación de relaciones para recuperar documentos aportados al proceso: plazo de dos meses para los interesados (art. 16.1).
• Sesión ordinaria de la Junta de Expurgo: una vez al año (art. 17.1).
• Informe de la Administración de patrimonio histórico sobre valor histórico-documental: carácter vinculante (art. 17.3).
• Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo ponen fin a la vía administrativa (art. 20.2).
• Expedientes enajenados: destino exclusivo a reutilización como papel de uso común (art. 21.2).