Oficina única de gestión y expediente del interno

La oficina única de gestión nace de la Instrucción 11/2007 de la Dirección General de Instituciones Penitenciarias, que unificó las oficinas de régimen y de tratamiento para lograr la gestión integral del expediente y protocolo de cada interno por el funcionario que lo lleva. Se apoya en la disposición transitoria tercera del Reglamento Penitenciario de 1996, que mantiene vigentes los arts. 277 a 324, 328 a 332 y 334 a 343 del Reglamento de 1981. La Instrucción 3/2009 la retocó en un punto: el Educador comunica el PIT al interno e informa de su contenido.

En Euskadi la recoge el Manual de Gestión Penitenciaria (Instrucción 1/2021 de la Dirección de Justicia), con categoría de Instrucción y aplicación subsidiaria de las circulares estatales no contrarias.

Al frente está el Subdirector de Régimen, que organiza y dirige los servicios adscritos. Hay al menos un Jefe de Oficina, que asigna, reparte y supervisa las tareas, y funcionarios de tramitación con cualificación específica y formación obligatoria. Profesionales, expedientes y protocolos se ubican en una misma dependencia.

Datos clave

• Instrucción 11/2007 DGIP (modificada por la 3/2009): unificación de las oficinas de régimen y tratamiento.
• La dirige el Subdirector de Régimen; hay al menos un Jefe de Oficina.
• El Manual vasco tiene rango de Instrucción y aplica subsidiariamente las circulares de la SGIIPP.

La Instrucción 11/2007 fija siete criterios de distribución de tareas que reproduce el Manual de Gestión Penitenciaria de Euskadi. Hay un único expediente por interno, integrado por expediente y protocolo. Cada funcionario lleva un número de expedientes en su integridad, desde el ingreso hasta la libertad definitiva, con toda la trayectoria procesal, penal, penitenciaria y de tratamiento. El reparto es equitativo y alfabético, sin distinguir por situación del interno.

Los centros pueden formar subgrupos de tres o cuatro funcionarios para cubrir ausencias; las hojas de vicisitudes llevan numeración correlativa; las estadísticas y otras tareas añadidas, se asignan con descargo de expedientes.

Un funcionario, como mínimo, es Secretario de la Junta de Tratamiento: prepara el orden del día, asiste, graba en el SIP e imprime las propuestas de clasificación y el PIT aprobados, redacta el acta y distribuye las notificaciones. En la Comisión Disciplinaria un funcionario es Secretario (acuerdos sancionadores y de recompensas, medidas cautelares del art. 243 RP y regimentales de los arts. 72 y 75 RP) y otro Instructor, pudiendo alternarse.

Datos clave

• Reparto de expedientes equitativo y por criterio alfabético, sin distinción por situación del interno.
• Subgrupos de tres o cuatro funcionarios para ausencias, vacaciones y permisos.
• La secretaría de la Junta de Tratamiento y de la Comisión Disciplinaria la asumen funcionarios de la oficina.

El ingreso de una persona en un centro penitenciario, como detenida, presa o penada, exige un título habilitante: orden judicial de detención, mandamiento de prisión o sentencia firme. Solo en supuestos tasados puede admitirse el ingreso por orden de la Policía Judicial o del Ministerio Fiscal, y en ambos casos deben constar de forma expresa la identidad del detenido, el hecho imputado y el vencimiento del plazo máximo de detención.

Cuando esos extremos no figuran en la orden, la dirección del centro puede denegar motivadamente la admisión, como garantía frente a privaciones de libertad sin cobertura documental suficiente.

Las personas extranjeras que ingresan, incluido el ingreso voluntario, tienen derecho a que se comunique su ingreso a las autoridades diplomáticas o consulares de su país; se les informa de forma comprensible, si es posible en su idioma, y se recaba su autorización por escrito. Todo el procedimiento debe desarrollarse con la máxima intimidad posible.

Datos clave

• El ingreso requiere orden judicial, mandamiento de prisión o sentencia firme, salvo supuestos tasados de Policía Judicial o Ministerio Fiscal.
• La dirección puede denegar motivadamente el ingreso si la orden no contiene los datos identificativos exigidos.
• Los internos extranjeros tienen derecho a la comunicación de su ingreso a su autoridad consular, previa autorización escrita.

Admitido el interno, el art. 18 RP y el art. 15 bis LOGP exigen verificar su identidad con reseña alfabética, dactilar y fotográfica, inscribirlo en el libro de ingresos y abrir el expediente personal, con cacheo, registro de efectos, higiene y entrega de vestuario firmada.

El Manual de Gestión Penitenciaria de Euskadi organiza la identificación con el Sistema de Identificación Automatizado (SIA), de verificación dactilar. Las reseñas se capturan en el departamento de Ingresos, salvo la verificación de comunicaciones íntimas y familiares, que se hace en comunicaciones. En el primer ingreso de libertad se cumplimenta la ficha alfa decadactilar completa; en los traslados la fotografía y los datos de peligrosidad van en la Hoja de Conducción.

Todo interno tiene un Documento de Identificación Interior (nombre, NIS, fotografía y reseña dactilar), según modelo aprobado por Resolución del Director de Justicia de 14 de septiembre de 2021, indispensable para cobrar el peculio salvo tarjeta magnética. Se toman al menos siete fotografías; el DNI se deposita en un sobre del expediente y los documentos oficiales solo se entregan a la autoridad judicial.

Datos clave

• Reseña alfabética, dactilar y fotográfica al ingreso (art. 18 RP), gestionada con el SIA en Ingresos.
• El Documento de Identificación Interior es requisito para el pago del peculio.
• Al menos siete fotografías por interno; funcionario de Identificación en centros de más de 500 internos.

La Junta de Tratamiento tiene atribuida, entre otras funciones, la de formar y custodiar el protocolo de cada interno. Este documento incorpora de forma ordenada las informaciones generadas por el resto de funciones de la propia Junta: programas de tratamiento y modelos individualizados de ejecución, propuestas de grado de clasificación, informes de progresión o regresión, permisos de salida y propuestas sobre beneficios penitenciarios y libertad condicional.

El protocolo actúa así como historial integrado del itinerario penitenciario del interno, complementario del expediente abierto al ingreso, y es la base documental sobre la que los órganos técnicos adoptan sus decisiones.

La custodia corresponde a la Junta de Tratamiento, que también facilita a la Unidad Docente las valoraciones e informaciones del protocolo útiles para programar actividades formativas o educativas, mostrando la coordinación entre los órganos técnicos del centro.

Datos clave

• La Junta de Tratamiento forma y custodia el protocolo de cada interno con las informaciones de sus propias funciones.
• El protocolo recoge programas de tratamiento, clasificación, permisos y propuestas de beneficios y libertad condicional.
• La Junta facilita a la Unidad Docente los datos del protocolo útiles para actividades formativas y educativas.

Según el Manual de Gestión Penitenciaria de Euskadi, expediente y protocolo son únicos, se organizan por el NIS y quedan bajo custodia de la oficina única de gestión y, en última instancia, de la Subdirección de Régimen, en formato digital y papel con el SIP como soporte. El expediente puede desglosarse en piezas: vicisitudes, condenas y causas preventivas, clasificaciones, permisos, responsabilidad civil y procedimientos disciplinarios. En la portada constan las penas accesorias y las órdenes de alejamiento.

El acceso al expediente es la regla general (art. 15 bis LOGP). Se pide por instancia a la Oficina de gestión concretando los documentos; se entregan fotocopias hasta 15 hojas o se pone a disposición del abogado, procurador o familiar designado; el representante necesita autorización escrita del interno. Solo cabe restringirlo por seguridad de los técnicos, acceso repetitivo (más de una vez en seis meses) o riesgo para el tratamiento, decidiendo el Director la confidencialidad. La denegación es escrita y motivada, con mención a la queja ante el Juzgado de Vigilancia y la AEPD.

Datos clave

• Expediente y protocolo únicos por NIS, custodiados por la oficina de gestión bajo la Subdirección de Régimen.
• Fotocopias al interno si no exceden de 15 hojas; el representante necesita autorización escrita.
• La denegación de acceso corresponde al Director, motivada y con indicación de queja ante el JVP y la AEPD.

El RP establece una garantía frente al uso de sistemas informáticos: ninguna decisión de la Administración que implique valorar el comportamiento de un recluso puede basarse exclusivamente en un tratamiento automatizado de datos que ofrezca un perfil de su personalidad. La tecnología puede apoyar la gestión, pero no sustituir el juicio motivado de los órganos competentes.

La recogida, el tratamiento automatizado y la cesión de datos personales de los internos deben ajustarse a la legislación de protección de datos. Las autoridades responsables deben adoptar medidas técnicas y organizativas que garanticen su seguridad, evitando alteraciones o accesos no autorizados, y el deber de secreto profesional se mantiene incluso tras finalizar la relación con la Administración.

La Administración puede crear ficheros de internos orientados a la seguridad y el buen orden del establecimiento, si bien la mera inclusión en uno de ellos no determina por sí sola un régimen de vida distinto del que reglamentariamente corresponda.

Datos clave

• Ninguna decisión sobre el comportamiento de un interno puede fundamentarse exclusivamente en datos automatizados.
• El tratamiento de datos personales exige medidas de seguridad y secreto profesional, incluso tras cesar la relación laboral.
• La inclusión en un fichero de seguridad no determina por sí misma un régimen de vida distinto del reglamentario.

Cuando la Administración recoge datos personales de los reclusos para el ejercicio de sus propias funciones, no necesita, con carácter general, el consentimiento del afectado. Tampoco lo necesita para cederlos a otras Administraciones públicas, dentro de sus competencias, cuando resulten necesarios para funciones de servicios sociales, Seguridad Social o custodia de menores.

La cesión sin consentimiento también resulta posible cuando el destinatario es el Defensor del Pueblo o institución autonómica equivalente, el Ministerio Fiscal o los Jueces y Tribunales, así como con datos de salud cedidos por urgencia o para estudios epidemiológicos, siempre conforme a la normativa específica de protección de datos en el ámbito penal.

Las transferencias internacionales de datos solo proceden en supuestos de auxilio judicial, conforme a tratados de los que España sea parte o a normativa de la Unión Europea, lo que limita el flujo de esta información fuera de nuestras fronteras.

Datos clave

• No se precisa consentimiento del interno para recoger sus datos ni para cederlos a Administraciones competentes en su ámbito.
• Pueden recibir datos sin consentimiento el Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal y los Jueces o Tribunales.
• Las transferencias internacionales solo proceden por auxilio judicial, conforme a tratados o normativa europea.

Determinados datos personales reciben protección reforzada por su sensibilidad: opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, origen racial y étnico, salud o vida sexual. Cuando se han recabado para formular los modelos individualizados de ejecución o los programas de tratamiento, solo pueden cederse o difundirse con el consentimiento expreso y por escrito del recluso, o cuando una ley lo disponga por razones de interés general.

Esta exigencia refuerza que el tratamiento penitenciario maneja información delicada sobre la esfera íntima de la persona, cuya difusión indebida podría causar un perjuicio grave, dentro o fuera del ámbito penitenciario.

Cuando estos datos se solicitan a través de un representante del recluso, la norma exige que cuente con poder especial y bastante, otorgado expresamente por el interno, en el que conste su consentimiento para acceder a esos datos concretos.

Datos clave

• Los datos sobre ideología, religión, origen étnico, salud o vida sexual del interno reciben protección reforzada.
• Solo pueden cederse con consentimiento expreso y por escrito del recluso, o por disposición legal de interés general.
• El acceso mediante representante exige poder especial y bastante con consentimiento expreso para esos datos.

Los reclusos pueden solicitar de la Administración la rectificación de sus datos personales cuando resulten inexactos o incompletos en los ficheros informáticos. La Administración debe informar del resultado en un plazo máximo de dos meses desde la solicitud, comunicándolo también a quienes hubieran recibido previamente los datos incorrectos por cesión.

Frente al derecho de rectificación, el RP matiza el de cancelación: los datos no se cancelan cuando, ponderados los intereses en juego, concurren razones de interés público, seguridad o protección de derechos de terceros, ni cuando poseen valor histórico o estadístico relevante para la investigación.

Este equilibrio entre el control del interno sobre sus datos y las necesidades de seguridad, control judicial e investigación explica que la conservación de la información no dependa solo de la voluntad del afectado.

Datos clave

• El interno puede solicitar la rectificación de datos inexactos; la Administración debe resolver en un plazo máximo de dos meses.
• Si los datos corregidos habían sido cedidos, la rectificación debe comunicarse también a los cesionarios.
• Los datos no se cancelan por razones de interés público, seguridad, derechos de terceros o valor histórico o estadístico.