Tema 42 — Publicidad del Registro Civil: medios de publicidad. Las certificaciones y sus clases

El art. 15 de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, formula el principio de publicidad: los ciudadanos tienen libre acceso a los datos de su propio registro individual, y el Registro Civil es público, de modo que las Administraciones y funcionarios públicos pueden acceder a sus datos, para el desempeño de sus funciones y bajo su responsabilidad. Cuando la información se refiera a persona distinta del solicitante, solo podrá obtenerse por los medios de publicidad de los arts. 80 y siguientes, siempre que conste la identidad del solicitante y exista un interés legítimo. Quedan exceptuados de este régimen general los datos especialmente protegidos, sujetos al acceso restringido de los arts. 83 y 84.

El art. 16 impone a los Encargados el deber de velar por la concordancia entre lo inscrito y la realidad extrarregistral, estableciendo una presunción de exactitud: se presume que los hechos inscritos existen y los actos son válidos mientras el asiento no se rectifique o cancele conforme a la ley; si se impugnan judicialmente hechos inscritos, deberá instarse la rectificación del asiento correspondiente.

El art. 17 atribuye a la inscripción eficacia probatoria plena de los hechos inscritos; solo en caso de falta de inscripción o de imposibilidad de certificar del asiento se admiten otros medios de prueba, exigiéndose entonces haber instado previa o simultáneamente la inscripción omitida o la reconstrucción del asiento, sin que baste su mera solicitud. El art. 18 reserva la eficacia constitutiva de la inscripción a los casos previstos por la ley, y el art. 19 añade la presunción de integridad (el contenido se presume íntegro) y el principio de inoponibilidad: los hechos y actos inscribibles solo son oponibles a terceros desde que acceden al Registro Civil.

El art. 20 organiza el Registro Civil, dependiente del Ministerio de Justicia, en tres tipos de oficinas: Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares. Las inscripciones y demás asientos son practicados por los Encargados de cada Oficina, que pueden delegar funciones en su personal bajo su responsabilidad y con los límites reglamentarios. Los ciudadanos pueden presentar su solicitud y documentación ante cualquier Oficina del Registro Civil, remitirla electrónicamente o utilizar las Oficinas Colaboradoras habilitadas al efecto.

El art. 21 atribuye a la Oficina Central, cuyos Encargados designa el Ministerio de Justicia, funciones específicas: practicar inscripciones derivadas de resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado; inscribir documentos auténticos extranjeros, judiciales y extrajudiciales, y certificaciones de Registros extranjeros, salvo lo atribuido a las Oficinas Consulares; e inscribir el fallecimiento de extranjeros al servicio de las Fuerzas Armadas y de Seguridad ocurrido en misión fuera de España cuando el Estado de origen no lo inscriba. Es además la autoridad encargada de la cooperación internacional en materia de Registro Civil.

El art. 22 exige una Oficina General en toda población que sea capital de partido judicial, al frente de la cual hay un Encargado bajo dependencia funcional de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, pudiendo designarse más de uno con un Encargado coordinador. Sus funciones incluyen recibir declaraciones de conocimiento y voluntad, tramitar y resolver expedientes, practicar inscripciones y expedir certificaciones.

El art. 80 distingue dos medios de publicidad del Registro Civil: el acceso directo de Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones (incluidos los procedimientos automatizados que acuerde la Dirección General para fines públicos periódicos, o para que las entidades de certificación verifiquen la vigencia de certificados electrónicos), y la certificación. Las Administraciones solo pueden exigir a los ciudadanos certificados del Registro Civil cuando los datos no obren ya en su poder o sea imposible obtenerlos electrónicamente.

El art. 81 atribuye la competencia para expedir certificaciones a los Encargados de las Oficinas del Registro Civil. Se expiden por medios electrónicos, aunque excepcionalmente cabe la vía no electrónica, y a petición del interesado pueden ser bilingües. Las certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos; si excepcionalmente no coincidieran con el asiento, prevalece este último, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.

El art. 82 distingue las certificaciones literales, que comprenden la totalidad del contenido del asiento, de las en extracto, que solo recogen los datos que se determinen reglamentariamente; salvo solicitud expresa en contrario se expide en extracto, y si no consta ningún asiento la certificación será negativa.

El art. 83 enumera los datos especialmente protegidos, sometidos a publicidad restringida: la filiación adoptiva y la desconocida; la discapacidad y las medidas de apoyo; los cambios de apellido por víctimas de violencia de género o su descendencia, y otros cambios de identidad legalmente autorizados; la rectificación de sexo; las causas de privación o suspensión de la patria potestad; y el matrimonio secreto. El mismo régimen protege a los documentos archivados que contengan esos extremos o estén incorporados a expedientes reservados; los asientos correspondientes se practican de modo que, salvo el propio inscrito, solo se acceda a ellos con la autorización del art. 84.

El art. 84 reserva el acceso a estos asientos al propio inscrito o sus representantes legales, a quien ejerza el apoyo con autorización expresa, al apoderado preventivo general o al curador de una persona con discapacidad. Las Administraciones y funcionarios públicos pueden acceder a los datos de discapacidad y medidas de apoyo cuando deban verificar su existencia o contenido en el ejercicio de sus funciones. Si el inscrito ha fallecido, solo el Juez de Primera Instancia del domicilio del solicitante puede autorizar el acceso, exigiendo interés legítimo y razón fundada; se presume ese interés legítimo en el cónyuge, la pareja de hecho, los ascendientes y los descendientes hasta segundo grado.

El art. 85 regula el recurso contra las decisiones de los Encargados de las Oficinas Central, Generales y Consulares: los interesados solo pueden recurrir ante la Dirección General de los Registros y del Notariado, en el plazo de un mes. En caso de denegación de inscripción de sentencias u otras resoluciones judiciales extranjeras cuya competencia corresponda a la Oficina Central, el único cauce es el procedimiento judicial de exequátur.

El art. 86 dirige el recurso a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, formulándose conforme a la Ley 39/2015, y puede presentarse en cualquiera de los lugares previstos para escritos y solicitudes. La Dirección General debe resolver en el plazo de seis meses desde la recepción del escrito; transcurrido ese plazo sin resolución expresa notificada, se entiende desestimada la pretensión y queda abierta la vía jurisdiccional.

El art. 87 atribuye la impugnación de las resoluciones y actos de la Dirección General al Juzgado de Primera Instancia de la capital de provincia del domicilio del recurrente, conforme al art. 781 bis LEC, emplazándose a la Dirección General mediante su representación procesal. Quedan exceptuadas las resoluciones sobre nacionalidad por residencia del art. 22.5 del Código Civil, que se someten a la jurisdicción contencioso-administrativa. La propia Dirección General puede impugnar ante el Juzgado competente las decisiones de los Encargados contrarias a su doctrina, emplazándose entonces a los interesados.

El art. 88 atribuye la tramitación y resolución de los procedimientos registrales al Encargado de la Oficina donde se pretenda practicar el asiento; los de rectificación corresponden al Encargado de la Oficina que hubiese practicado el asiento que se rectifica. La tramitación se ajusta a la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, en los términos que reglamentariamente se dispongan, y el silencio administrativo en estos procedimientos es negativo. El art. 89 legitima, además del Ministerio Fiscal, a quienes estuvieran obligados a promover la inscripción y a cualquier persona que tenga interés en los asientos, ampliando la legitimación activa más allá del directamente afectado.

Frente a esta vía administrativa, el art. 90 reserva la rectificación judicial de los asientos —que están bajo la salvaguarda de los Tribunales— a la resolución judicial firme, conforme al art. 781 bis LEC. No obstante, el art. 91 permite rectificar por procedimiento registral, sin necesidad de acudir al Juez, en tres supuestos tasados: las menciones erróneas de datos que deban constar en la inscripción; los errores procedentes de documento público o eclesiástico ulteriormente rectificado; y las divergencias entre la inscripción y los documentos en cuya virtud se practicó. Las menciones registrales de nombre y sexo de las personas trans, cuando concurran los requisitos de su ley específica, se rectifican también por procedimiento registral, con eficacia constitutiva de la inscripción resultante.

El art. 92 permite declarar, previo procedimiento registral, con valor de simple presunción: que no ha ocurrido un hecho determinado que pudiera afectar al estado civil; la nacionalidad, vecindad civil o cualquier estado que no conste en el Registro; el domicilio de los apátridas; la existencia de hechos mientras por fuerza mayor sea imposible acceder a la información registral; y el matrimonio cuya celebración conste pero que no pueda inscribirse por no haberse acreditado debidamente los requisitos de validez exigidos por el Código Civil. La acreditación de estas circunstancias se efectúa en los términos que reglamentariamente se determinen.

El art. 93 precisa que estas declaraciones tienen la consideración de una presunción legal iuris tantum, es decir, admiten prueba en contrario. Su anotación es obligatoria y debe precisar la fecha a que se refieren. El testimonio, literal o en extracto, de estas declaraciones debe expresar siempre su valor de simple presunción, y su publicidad queda sujeta a las mismas restricciones que la Ley prevé para las inscripciones ordinarias.

El art. 94 sitúa las normas de este Título en un plano de subsidiariedad: se aplican sin perjuicio de la normativa de la Unión Europea y de los tratados e instrumentos internacionales vigentes en España.

El art. 95 exige traducción de los documentos no redactados en lengua oficial española o escritos en letra antigua o poco inteligible, efectuada por órgano o funcionario competente, salvo que el Encargado conozca su contenido; y legalización de todo documento expedido por autoridad extranjera, salvo que su autenticidad conste al Encargado o llegue por vía oficial. Ante dudas de autenticidad, el Encargado realizará las comprobaciones oportunas con la mayor celeridad.

El art. 96 condiciona la inscripción de sentencias y resoluciones judiciales extranjeras a que hayan adquirido firmeza (o sean definitivas, si son de jurisdicción voluntaria); en su defecto, solo cabe la anotación registral. La inscripción puede instarse previa superación del exequátur de la LEC de 1881, o directamente ante el Encargado del Registro Civil, quien verificará la regularidad y autenticidad formal de los documentos, que el Tribunal de origen basó su competencia en criterios equivalentes a los españoles, la debida notificación a las partes y que la inscripción no sea manifiestamente incompatible con el orden público español.

El art. 97 exige, para inscribir un documento público extranjero extrajudicial, que la autoridad extranjera sea competente conforme a su legislación y haya desempeñado funciones equivalentes a las españolas, que el hecho sea válido conforme al ordenamiento designado por las normas españolas de Derecho internacional privado, y que no resulte incompatible con el orden público español. El art. 98 exige requisitos análogos para la certificación de asientos extendidos en Registros extranjeros, precisando que si esta constituye mero reflejo de una resolución judicial previa, será esta la que deba reconocerse conforme al art. 96. Los arts. 99 y 100 regulan el acceso mediante declaración de conocimiento o voluntad, conforme a su ordenamiento aplicable, y la acreditación del Derecho extranjero —mediante aseveración o informe notarial, consular o diplomático, salvo que el Encargado lo conozca suficientemente—, cuya falta de acreditación conlleva la denegación de la inscripción.

• Art. 15 Ley 20/2011: el Registro Civil es público; acceso a datos de terceros exige identidad del solicitante e interés legítimo.
• Art. 17: la inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos.
• Art. 20: el Registro Civil depende del Ministerio de Justicia; se organiza en Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares.
• Art. 22: existe una Oficina General en toda población capital de partido judicial.
• Art. 80: dos medios de publicidad: acceso de Administraciones/funcionarios y certificación.
• Art. 81: las certificaciones se expiden por medios electrónicos y se presumen exactas.
• Art. 82: certificaciones literales (todo el asiento) o en extracto (por defecto); si no hay asiento, negativa.
• Art. 83: datos especialmente protegidos: filiación adoptiva/desconocida, discapacidad, cambios de apellido por violencia de género, rectificación de sexo, privación de patria potestad, matrimonio secreto.
• Art. 84: si el inscrito ha fallecido, solo el Juez de Primera Instancia de su domicilio autoriza el acceso a datos protegidos.
• Art. 85: recurso contra decisiones de los Encargados ante la DGRN, plazo de un mes.
• Art. 86: la DGSJFP debe resolver el recurso en 6 meses; el silencio equivale a desestimación.
• Art. 87: la impugnación judicial se plantea ante el Juzgado de Primera Instancia de la capital de provincia del domicilio del recurrente.
• Art. 88: el silencio administrativo en los procedimientos registrales es negativo.
• Arts. 90-91: la rectificación es judicial por regla general; por procedimiento registral solo en los tres supuestos tasados del art. 91.
• Art. 93: las declaraciones con valor de simple presunción son presunción iuris tantum.