Tema 40 — El Registro Civil: legislación vigente. Naturaleza, contenido y competencias

La Ley 20/2011 tiene por objeto la ordenación jurídica del Registro Civil: regula su organización, dirección y funcionamiento, el acceso de los hechos y actos que en él se hacen constar, y la publicidad y los efectos que se otorgan a su contenido (art. 1).

El Registro Civil es un registro público dependiente del Ministerio de Justicia; todos los asuntos referentes a él están encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado, y los Encargados deben cumplir sus órdenes, instrucciones, resoluciones y circulares (art. 2.1). Tiene por objeto hacer constar oficialmente los hechos y actos que se refieren al estado civil de las personas y aquellos otros que determine la ley (art. 2.2). Su contenido está integrado por el conjunto de los registros individuales de las personas físicas y por el resto de las inscripciones que se practiquen conforme a la ley (art. 2.3).

El Registro Civil es único para toda España y electrónico: los datos son objeto de tratamiento automatizado y se integran en una base de datos única cuya estructura, organización y funcionamiento corresponde al Ministerio de Justicia; le son de aplicación las medidas de seguridad de la normativa de protección de datos (art. 3).

Tienen acceso al Registro Civil los hechos y actos referidos a la identidad, estado civil y demás circunstancias de la persona (art. 4). Son, entre otros, inscribibles: el nacimiento; la filiación; el nombre y los apellidos y sus cambios; el sexo y el cambio de sexo; la nacionalidad y la vecindad civil; la emancipación y el beneficio de la mayor edad; el matrimonio y su separación, nulidad y divorcio; el régimen económico matrimonial; las relaciones paterno-filiales; los poderes y mandatos preventivos y las medidas de apoyo a personas con discapacidad; la tutela del menor; las declaraciones de concurso de personas físicas; las declaraciones de ausencia y fallecimiento; y la defunción.

Cada persona tiene un registro individual en el que constan los hechos y actos relativos a su identidad, estado civil y demás circunstancias en los términos de la ley (art. 5.1). El registro individual se abre con la inscripción de nacimiento o con el primer asiento que se practique (art. 5.2). En él se inscriben o anotan, de forma continuada, sucesiva y cronológica, todos los hechos y actos que tengan acceso al Registro Civil (art. 5.3).

A cada registro individual, al abrirse con el primer asiento, se le asigna un código personal constituido por una secuencia alfanumérica generada por el Registro Civil, que es única e invariable en el tiempo (art. 6).

Los Encargados del Registro Civil disponen de certificados electrónicos cualificados, con los que firman los asientos mediante firma electrónica avanzada; las certificaciones de inscripciones electrónicas se sellan directamente por el sistema con sello electrónico avanzado, salvo cuando esta opción no sea posible, en cuyo caso las firma el Encargado (art. 7.1). Se garantiza la verificabilidad de firmas y sellos incluso una vez caducado o revocado el certificado con el que se practicó el asiento (art. 7.2).

Las Oficinas del Registro Civil se comunican entre sí a través de medios electrónicos (art. 8.1). Todas las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus competencias y bajo su responsabilidad, tienen acceso a los datos del Registro único, con las excepciones relativas a datos especialmente protegidos; el acceso se efectúa mediante procedimientos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y al Esquema Nacional de Seguridad (art. 8.2).

En el Registro Civil constan los hechos y actos inscribibles que afectan a los españoles y los referidos a extranjeros, acaecidos en territorio español; igualmente se inscriben los hechos y actos ocurridos fuera de España cuando las correspondientes inscripciones sean exigidas por el Derecho español (art. 9).

La solicitud de inscripción y su práctica pueden efectuarse en cualquiera de las Oficinas Generales del Registro Civil, con independencia del lugar donde se produzcan los hechos o actos inscribibles (art. 10.1). Si estos se producen en el extranjero, la inscripción se solicita y practica en la Oficina Consular de la circunscripción correspondiente, aunque también puede solicitarse y practicarse en cualquiera de las Oficinas Generales. Los ciudadanos pueden solicitar en cualquier Oficina del Registro Civil, o por medios electrónicos, el acceso a la información contenida en él (art. 10.2).

Son derechos de las personas ante el Registro Civil (art. 11): a un nombre y a ser inscritas mediante la apertura de un registro individual y la asignación de un código personal; a la inscripción de los hechos y actos que la ley prevea; a acceder a la información del Registro con las limitaciones legales; a obtener certificaciones; a la intimidad respecto de los datos especialmente protegidos sometidos a publicidad restringida; a acceder a los servicios del Registro Civil en cualquier Oficina General o Consular; a utilizar cualquiera de las lenguas oficiales del lugar de la Oficina; a la igualdad de género; y a promover la inscripción de determinados hechos dirigidos a la protección de menores y otras personas.

Son deberes ante el Registro Civil (art. 12): promover la práctica de los asientos en los casos previstos por la ley; instar la inscripción cuando tenga carácter constitutivo; comunicar los hechos y actos inscribibles; presentar la documentación necesaria cuando los datos no obren en poder de las Administraciones Públicas; suministrar datos veraces y exactos; y cooperar en el buen funcionamiento del Registro Civil como servicio público.

Por el principio de legalidad, los Encargados del Registro Civil comprueban de oficio la realidad y legalidad de los hechos y actos cuya inscripción se pretende, según resulte de los documentos que los acrediten, examinando en todo caso su legalidad y exactitud (art. 13).

Por el principio de oficialidad, los Encargados deben practicar la inscripción oportuna cuando tengan en su poder los títulos necesarios; las personas físicas y jurídicas y los organismos e instituciones públicas obligados a promover las inscripciones facilitan a los Encargados los datos e información necesarios (art. 14).

Por el principio de publicidad, los ciudadanos tienen libre acceso a los datos que figuren en su registro individual, y las Administraciones y funcionarios públicos pueden acceder a los datos del Registro para el desempeño de sus funciones (art. 15.1-2). También puede obtenerse información registral referida a persona distinta del solicitante cuando conste la identidad de este y exista un interés legítimo; quedan exceptuados del régimen general de publicidad los datos especialmente protegidos, sometidos a acceso restringido (art. 15.3-4).

Los Encargados del Registro Civil están obligados a velar por la concordancia entre los datos inscritos y la realidad extrarregistral; se presume que los hechos inscritos existen y los actos son válidos y exactos mientras el asiento correspondiente no sea rectificado o cancelado en la forma prevista por la ley; cuando se impugnen judicialmente los actos y hechos inscritos, debe instarse la rectificación del asiento (art. 16).

La inscripción en el Registro Civil constituye prueba plena de los hechos inscritos; solo en los casos de falta de inscripción o cuando no fuera posible certificar del asiento se admiten otros medios de prueba, siendo requisito indispensable acreditar que previa o simultáneamente se ha instado la inscripción omitida o la reconstrucción del asiento (art. 17). La inscripción solo tiene eficacia constitutiva en los casos previstos por la ley (art. 18).

El contenido del Registro Civil se presume íntegro respecto de los hechos y actos inscritos; en los casos legalmente previstos, los hechos y actos inscribibles son oponibles a terceros desde que acceden al Registro Civil (art. 19).

El Registro Civil depende del Ministerio de Justicia y se organiza en Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares; las inscripciones y demás asientos son practicados por los Encargados de las Oficinas, que pueden delegar funciones en el personal a su servicio (art. 20).

La Oficina Central practica las inscripciones derivadas de resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado; la inscripción de documentos auténticos extranjeros judiciales y extrajudiciales y de certificaciones de registros extranjeros; y la inscripción de fallecimiento de personas extranjeras al servicio de las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, ocurrido en misión u operación fuera de España, cuando el registro del Estado donde ocurrió no lo inscriba (art. 21).

Existe una Oficina General en todas las poblaciones que sean sede de capital de partido judicial, a cargo de un Encargado que actúa bajo dependencia funcional de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública; sus funciones incluyen recibir y documentar declaraciones, recibir solicitudes y documentos, tramitar y resolver expedientes, practicar inscripciones y expedir certificaciones (art. 22).

Las Oficinas Consulares están a cargo de los Cónsules de España o de los funcionarios diplomáticos encargados de las Secciones consulares (art. 23). Sus funciones incluyen inscribir hechos y actos de españoles en su circunscripción y documentos extranjeros que sirvan de título; expedir certificaciones; instruir el expediente previo de matrimonio; y comunicar a la Dirección General la legislación extranjera vigente sobre estado civil (art. 24).

La Dirección General de los Registros y del Notariado es el centro directivo y consultivo del Registro Civil de España (art. 25).

En materia de Registro Civil son funciones de la Dirección General (art. 26): promover la elaboración de disposiciones de carácter general; dictar instrucciones, resoluciones y circulares de carácter vinculante en los asuntos de su competencia; supervisar y coordinar el cumplimiento de las normas registrales por el Encargado y demás personal de las Oficinas; resolver los recursos legalmente previstos y atender las consultas sobre interpretación y ejecución de la legislación del Registro Civil; resolver los expedientes de su competencia; ordenar la planificación estratégica y coordinar actuaciones con otras Administraciones e instituciones; e implantar programas de calidad del servicio público.

• El Registro Civil depende del Ministerio de Justicia; los asuntos que le afectan están encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado (art. 2.1).
• El Registro Civil es único para toda España y electrónico, con base de datos única (art. 3).
• El registro individual se abre con la inscripción de nacimiento o el primer asiento; a cada uno se asigna un código personal único e invariable (arts. 5-6).
• Principio de legalidad: comprobación de oficio de la realidad y legalidad de los hechos y actos (art. 13).
• Principio de publicidad: libre acceso a los propios datos; acceso a datos de terceros solo con identidad acreditada e interés legítimo (art. 15).
• La inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos, salvo falta de inscripción o imposibilidad de certificar (art. 17).
• La inscripción solo tiene eficacia constitutiva en los casos previstos por la ley (art. 18).
• Estructura del Registro Civil: Oficina Central, Oficinas Generales y Oficinas Consulares (art. 20).
• Existe una Oficina General en toda población que sea capital de partido judicial (art. 22.1).
• Las Oficinas Consulares están a cargo de los Cónsules o de los funcionarios diplomáticos de las Secciones consulares (art. 23).
• La Dirección General de los Registros y del Notariado es el centro directivo y consultivo del Registro Civil (art. 25).
• Los ciudadanos pueden solicitar y practicar la inscripción en cualquier Oficina General, con independencia del lugar de los hechos (art. 10.1).
• Los datos especialmente protegidos quedan sometidos a un régimen de publicidad restringida (art. 15.4).