Tema 41 — Los asientos registrales y sus clases: reglas generales para su práctica, inscripciones, anotaciones

El documento auténtico, original o testimonio, judicial, administrativo, notarial o registral, es título suficiente para inscribir el hecho o acto que accede al Registro Civil; también lo es el documento extranjero que cumpla los requisitos legales. Las resoluciones judiciales firmes son título suficiente para inscribir el hecho o acto que constituyen o declaran; si contradicen hechos ya inscritos, debe practicarse la rectificación correspondiente. Los documentos pueden presentarse en cualquier soporte, incluido el electrónico (art. 27). Para inscribir sin expediente en virtud de certificación de un Registro extranjero, es necesario que se cumplan los requisitos de la normativa aplicable para que tenga eficacia en España (art. 28).

Las declaraciones en virtud de las cuales han de practicarse los asientos se consignan en acta firmada por el funcionario competente y por los declarantes, o mediante formulario oficial; su verificación comprende la capacidad e identidad del declarante (art. 29). El Encargado controla la legalidad de las formas extrínsecas del documento, la validez de los actos y la realidad de los hechos que contiene; si tiene fundadas dudas sobre su legalidad, la veracidad de los hechos o la exactitud de las declaraciones, realiza las comprobaciones oportunas en el plazo de diez días, y si se deduce una contradicción esencial entre el Registro y la realidad lo pone en conocimiento del Ministerio Fiscal (art. 30). En el examen de solicitudes y declaraciones se verifica la identidad y capacidad de los solicitantes y se comprueba la autenticidad de la firma (art. 31). Las solicitudes y declaraciones quedan registradas, con constancia de identidad, domicilio, DNI o NIE, fecha y contenido, accesible a todas las Oficinas del Registro Civil (art. 32).

El Encargado de la Oficina ante el que se presente el título o se formule la declaración practica los asientos de oficio, o dicta resolución denegándolos, en el plazo de cinco días; la defunción se inscribe el mismo día de la presentación de la documentación, salvo obstáculo legal; en las Oficinas Consulares, las inscripciones de nacionalidad y matrimonio se practican en el plazo más breve posible (art. 33). El Letrado de la Administración de Justicia del órgano judicial que dicte una resolución cuyo contenido deba causar asiento remite por medios electrónicos testimonio o copia electrónica de ella a la Oficina del Registro Civil (art. 34). Los Notarios remiten por medios electrónicos a la Oficina General los documentos públicos que den lugar a asiento (art. 35).

Todos los asientos se extienden en soporte y formato electrónico, ajustados a los modelos aprobados por la Dirección General de los Registros y del Notariado; excepcionalmente pueden efectuarse en soporte papel, trasladándose después al formato electrónico con la mayor celeridad; tras su cierre, se archivan en un registro electrónico de seguridad (art. 36). Los ciudadanos pueden solicitar que la inscripción se practique en cualquiera de las lenguas oficiales del lugar donde radique la Oficina General (art. 37).

Los asientos del Registro Civil son las inscripciones, las anotaciones y las cancelaciones (art. 38).

La inscripción es la modalidad de asiento por la que acceden al Registro Civil los hechos y actos relativos al estado civil de las personas y los demás determinados por la ley; sus efectos son los previstos en los arts. 17 y 18: prueba plena y, en su caso, eficacia constitutiva (art. 39).

Las anotaciones registrales no tienen el valor probatorio de la inscripción, sino un valor meramente informativo, salvo los casos en que la ley les atribuya valor de presunción; se extienden a petición del Ministerio Fiscal o de cualquier interesado (art. 40.1-2). Pueden anotarse, entre otros: el procedimiento judicial, administrativo o registral en trámite que pueda afectar al contenido del Registro; el hecho cuya inscripción no pueda extenderse por no resultar legalmente acreditado en alguno de sus extremos; las declaraciones con valor de presunción; hechos de españoles según la ley extranjera; la sentencia o resolución extranjera pendiente de exequátur; la resolución canónica pendiente de ejecución civil; la desaparición; las actuaciones tutelares; y el acogimiento y la guarda administrativa o de hecho (art. 40.3).

Las cancelaciones privan de eficacia, total o parcial, al asiento registral de cualquier clase, por nulidad del propio asiento, por ineficacia o inexistencia del hecho o del acto, o por cualquier otra causa legal; se practican en virtud de título adecuado, de oficio o a solicitud del interesado (art. 41).

Están obligados a promover sin demora la inscripción (art. 42.1): los designados en cada caso por la ley; aquellos a quienes se refiere el hecho inscribible, sus herederos o representantes legales; y el Ministerio Fiscal, en el ejercicio de sus funciones. Las autoridades y funcionarios que conozcan por razón de su cargo hechos no inscritos están obligados a comunicarlos al Ministerio Fiscal (art. 42.2).

Las personas obligadas comunican los hechos y actos inscribibles mediante la presentación de los formularios oficiales o su remisión por medios electrónicos, acompañando los documentos acreditativos exigidos; también procede la inscripción a instancia de cualquier persona que presente título suficiente (art. 43).

Son inscribibles los nacimientos de las personas conforme al art. 30 del Código Civil; la inscripción hace fe del hecho, fecha, hora y lugar del nacimiento, la identidad, el sexo y, en su caso, la filiación del inscrito. Se practica en virtud de declaración en documento oficial firmado, acompañada del parte facultativo, con comprobación de la identidad de la madre; la inscripción determina la apertura de un nuevo registro individual (art. 44).

Están obligados a promover la inscripción de nacimiento (art. 45): la dirección de hospitales, clínicas y establecimientos sanitarios; el personal médico o sanitario que haya atendido el parto fuera de establecimiento sanitario; los progenitores, salvo renuncia al hijo en el momento del parto, obligación que entonces asume la entidad pública; y el pariente más próximo o, en su defecto, cualquier persona mayor de edad presente en el alumbramiento.

Los centros sanitarios comunican el nacimiento a la Oficina del Registro Civil en el plazo de setenta y dos horas; se toman las huellas plantares del recién nacido junto a las dactilares de la madre para asegurar la filiación materna (art. 46). Cuando el nacimiento se produce fuera de establecimiento sanitario, o no se ha remitido el documento en plazo, los obligados disponen de diez días para declarar el nacimiento ante la Oficina del Registro Civil; transcurrido ese plazo, se precisa resolución dictada en expediente registral (art. 47). Las entidades públicas de las Comunidades Autónomas competentes en protección de menores promueven la inscripción de menores en desamparo por abandono; el Ministerio Fiscal promueve igualmente la de los menores no inscritos (art. 48).

En la inscripción de nacimiento constan el nombre impuesto y los apellidos según la filiación, el lugar, fecha y hora del nacimiento y el sexo del nacido. Si la filiación está determinada por ambas líneas, los progenitores acuerdan el orden de transmisión del primer apellido antes de la inscripción; en caso de desacuerdo o de falta de indicación, el Encargado los requiere para que en el plazo máximo de tres días comuniquen el orden, y transcurrido este sin comunicación, decide atendiendo al interés superior del menor; con una sola filiación reconocida, esta determina los apellidos (art. 49).

Toda persona tiene derecho a un nombre desde su nacimiento; el Encargado impone nombre y apellidos de uso corriente al nacido de filiación desconocida, e impone también un nombre de uso corriente, tras apercibir y transcurridos tres días, cuando los obligados no lo señalen; a petición del interesado, el Encargado puede sustituir su nombre propio por el equivalente en cualquiera de las lenguas españolas (art. 50).

El nombre propio se elige libremente, con límites de interpretación restrictiva (art. 51): no pueden consignarse más de dos nombres simples o uno compuesto; no pueden imponerse nombres contrarios a la dignidad de la persona ni los que hagan confusa la identificación, sin relevancia de la correspondencia del nombre con el sexo o la identidad sexual; y no puede imponerse al nacido el nombre que ostente un hermano o hermana con idénticos apellidos, salvo que hubiera fallecido.

El Encargado del Registro Civil puede autorizar, mediante procedimiento registral, el cambio de nombre, previa declaración del interesado que pruebe el uso habitual del nuevo nombre (art. 52). Puede autorizar también, mediante declaración de voluntad, el cambio de apellidos en casos tasados (art. 53): la inversión de su orden; la anteposición de la preposición «de» o de las conjunciones «y»/«i» entre apellidos; la acomodación de los apellidos de los hijos mayores de edad al cambio de apellidos de los progenitores, con su consentimiento; la regularización ortográfica a las lenguas oficiales; y la conservación de los apellidos usados antes de una filiación rectificada, dentro de los dos meses siguientes a la inscripción de la nueva filiación o a la mayoría de edad.

Mediante expediente, se exige como requisitos que el apellido propuesto constituya una situación de hecho de uso habitual, que pertenezca legítimamente al peticionario y que los apellidos resultantes no provengan de la misma línea; cabe oposición fundada solo en el incumplimiento de estos requisitos (art. 54). Por circunstancias excepcionales de urgencia o seguridad, puede autorizarse el cambio de apellidos o de identidad total por Orden del Ministerio de Justicia (art. 55).

Quien adquiere la nacionalidad española conserva los apellidos que ostentaba en forma distinta de la legal si lo declara al adquirirla o dentro de los dos meses siguientes, o a la mayoría de edad (art. 56). El cambio de apellidos alcanza a las personas sujetas a patria potestad y a los demás descendientes que expresamente lo consientan; se inscribe en el registro individual con carácter constitutivo, y puede solicitarlo el propio interesado desde los dieciséis años (art. 57).

El matrimonio en forma civil se celebra ante Alcalde o Concejal en quien delegue, Letrado de la Administración de Justicia, notario, o funcionario diplomático o consular Encargado del Registro Civil; su celebración requiere la previa tramitación de un acta o expediente que acredite el cumplimiento de los requisitos de capacidad y la inexistencia de impedimentos; el procedimiento finaliza con resolución que autoriza o deniega la celebración, motivada en caso de denegación (art. 58). El matrimonio en forma religiosa prevista en los Acuerdos con la Santa Sede o con confesiones de notorio arraigo requiere el mismo expediente previo de capacidad; el consentimiento se presta ante ministro de culto y dos testigos mayores de edad, dentro de los seis meses desde el acta o resolución de capacidad (art. 58 bis).

El matrimonio se inscribe en los registros individuales de los contrayentes; el celebrado ante autoridad extranjera accede al Registro mediante la inscripción de la certificación correspondiente; el celebrado en España en forma religiosa, mediante la certificación del ministro de culto; la inscripción hace fe del matrimonio y produce el pleno reconocimiento de sus efectos civiles frente a terceros de buena fe (art. 59). Junto a la inscripción del matrimonio se inscribe el régimen económico matrimonial legal o pactado; sin escrituras de capitulaciones, se inscribe el régimen legal supletorio, y para hacerlo constar expresamente a posteriori se precisa acta de notoriedad (art. 60).

El LAJ del juzgado o tribunal que dicte resolución firme de separación, nulidad o divorcio remite testimonio o copia electrónica a la Oficina General el mismo día o al siguiente hábil, para su inscripción inmediata; estas resoluciones pueden anotarse hasta que adquieran firmeza (art. 61).

La inscripción de la defunción es obligatoria; hace fe de la muerte de la persona y de la fecha, hora y lugar en que se produce, y debe figurar también la identidad del fallecido; se practica en virtud de declaración documentada en formulario oficial, acompañada del certificado médico de defunción; la inscripción cierra el registro individual y su código personal no puede volver a ser asignado (art. 62).

Están obligados a promover la inscripción de fallecimiento (art. 63): la dirección de hospitales, clínicas y establecimientos sanitarios donde se produzca; el personal médico que certifica el fallecimiento fuera de establecimiento sanitario; los parientes del difunto o persona autorizada por ellos; el director del establecimiento o cualquier habitante de la casa donde se produjo; y cualquier persona que tenga conocimiento del fallecimiento.

Los centros sanitarios comunican la defunción a la Oficina del Registro Civil y al Instituto Nacional de Estadística por medios electrónicos (art. 64). Si la defunción ocurre fuera de establecimiento sanitario, los obligados informan a la mayor brevedad a la autoridad pública, que la comunica de inmediato a la Oficina (art. 65). No puede efectuarse la inscripción sin que se haya presentado el certificado médico de defunción, que debe recoger la existencia o no de indicios de muerte violenta y la incoación de diligencias judiciales, datos que no se incorporan a la inscripción ni son objeto de publicidad (art. 66). Si el cadáver hubiera desaparecido o se hubiera inhumado antes de la inscripción, es necesaria resolución del Secretario judicial declarando el fallecimiento; si hay indicios de muerte violenta, la inscripción no supone por sí misma licencia de enterramiento, que requiere autorización del órgano judicial competente (art. 67).

La adquisición de la nacionalidad española por residencia, carta de naturaleza y opción, así como su recuperación, y las declaraciones de voluntad relativas a la vecindad civil, se inscriben en el registro individual con carácter constitutivo; no puede inscribirse la nacionalidad española si no se ha practicado antes la inscripción de nacimiento; la inscripción de la pérdida de la nacionalidad tiene carácter meramente declarativo (art. 68). Se presumen españoles los nacidos en territorio español de progenitores también nacidos en España, mientras no conste su extranjería; la misma presunción rige para la vecindad (art. 69).

En el registro individual se inscriben la emancipación y el beneficio de la mayor edad (art. 70). La emancipación por concesión de quienes ejercen la patria potestad se inscribe por escritura pública o comparecencia ante el Encargado; la emancipación por concesión judicial y el beneficio de la mayor edad, por resolución judicial; la emancipación tácita o por vida independiente, mediante acreditación documental de la situación y el consentimiento de quienes ejercen la patria potestad. Ninguna de estas produce efectos frente a terceros mientras no se inscriba.

Los hechos que afecten a las relaciones paterno-filiales se inscriben en el registro individual del sujeto a patria potestad y en el de sus progenitores; son inscribibles las resoluciones judiciales que afecten a su titularidad, ejercicio y modificaciones, en particular las derivadas de nulidad, separación y divorcio; también se inscriben su extinción, privación, suspensión y recuperación (art. 71).

Se inscribe en el registro individual de la persona con discapacidad la resolución judicial dictada en un procedimiento de provisión de apoyos, así como la que la deje sin efecto o la modifique, expresando su extensión y límites; también se inscriben la declaración de concurso de persona física y la intervención o suspensión de sus facultades de administración y disposición (art. 72). Estas resoluciones solo son oponibles frente a terceros cuando se han practicado las oportunas inscripciones (art. 73).

Acceden al registro individual la representación del ausente, la designación de defensor judicial del art. 299 bis del Código Civil, y cualquier representación otorgada mediante nombramiento especial que comprenda la administración y guarda de un patrimonio (art. 74). Se inscribe en el registro individual del menor en desamparo su sujeción a la tutela de la entidad pública competente (art. 75). Es inscribible el documento público o resolución judicial relativos a la constitución y demás circunstancias del patrimonio protegido de las personas con discapacidad y a la designación de sus administradores (art. 76); e igualmente el documento público con las medidas de apoyo previstas voluntariamente por una persona respecto de sí misma o de sus bienes (art. 77).

Las declaraciones judiciales de ausencia y fallecimiento se inscriben en el registro individual del declarado ausente o fallecido, expresando en la de fallecimiento la fecha a partir de la cual se entiende ocurrida la muerte (art. 78). Cuando por circunstancias excepcionales imputables al funcionamiento del Registro Civil no sea posible practicar la inscripción, se levanta acta de nacimiento, matrimonio o defunción, que es título suficiente para proceder a la inscripción con independencia del tiempo transcurrido, sin necesidad de incoar expediente de inscripción fuera de plazo (art. 79).

• El documento auténtico y las resoluciones judiciales firmes son título suficiente para inscribir; los documentos pueden presentarse en cualquier soporte, incluido el electrónico (art. 27).
• Plazo del Encargado para comprobaciones ante dudas fundadas sobre la legalidad de un documento: diez días (art. 30).
• El Encargado practica el asiento u lo deniega en el plazo de cinco días; la defunción se inscribe el mismo día de la presentación (art. 33).
• Todos los asientos se extienden en soporte y formato electrónico, salvo circunstancias excepcionales (art. 36).
• Los asientos son inscripciones, anotaciones y cancelaciones; solo la inscripción hace prueba plena, las anotaciones tienen valor meramente informativo salvo presunción legal (arts. 38-40).
• Comunicación del nacimiento por los centros sanitarios a la Oficina del Registro Civil: plazo de setenta y dos horas (art. 46).
• Declaración del nacimiento por los obligados cuando no medió comunicación del centro sanitario: plazo de diez días (art. 47).
• El nombre propio admite como máximo dos nombres simples o uno compuesto; no cabe el mismo nombre que un hermano con idénticos apellidos, salvo fallecimiento (art. 51).
• El cambio de apellidos se inscribe con carácter constitutivo y puede solicitarlo el propio interesado desde los dieciséis años (art. 57).
• El matrimonio en forma religiosa con notorio arraigo exige que el consentimiento se preste dentro de los seis meses desde el acta de capacidad (art. 58 bis).
• La inscripción de defunción cierra el registro individual; el código personal no puede volver a asignarse (art. 62).
• No cabe inscribir la defunción sin certificado médico, que recoge los indicios de muerte violenta sin publicidad registral (art. 66).
• La adquisición de la nacionalidad por residencia, carta de naturaleza u opción tiene carácter constitutivo; la pérdida es meramente declarativa (art. 68).
• Las resoluciones de provisión de apoyos y la declaración de concurso de persona física son inscribibles y solo oponibles a terceros tras su inscripción (arts. 72-73).