Facturación Electrónica en Adif. Tramitación administrativa de facturas en formato electrónico

La norma PG-AAV-001/17 regula la tramitación administrativa de facturas en formato electrónico dentro de ADIF-Alta Velocidad, en el marco de la implantación gradual de procesos y servicios de Administración Electrónica que la Entidad viene desarrollando (Capítulo I y Capítulo II del documento).

Según la exposición de motivos, ADIF-Alta Velocidad no está obligada por ley a tratar de forma electrónica sus facturas comerciales, pero considera que esta digitalización aporta ventajas claras en la racionalización de los procedimientos administrativos afectados. Entre las mejoras que se destacan figuran: mayor agilidad en el tratamiento de los registros de facturas recibidas, con menor plazo de tramitación; nuevas alternativas de recepción y envío de facturas para clientes y proveedores, con posible disminución de costes para ambas partes; disponibilidad de una plataforma centralizada donde se almacenan y custodian todas las facturas comerciales recibidas y emitidas por la Entidad, con la información de gestión asociada; racionalización de los recursos de las áreas implicadas en la validación y tratamiento de las facturas; incremento de los niveles de seguridad de los procesos; y ahorro de costes en papelería y transporte.

El Capítulo III delimita el ámbito de la norma: afecta a la totalidad de las facturas comerciales gestionadas por ADIF-Alta Velocidad. En el caso de las facturas emitidas, son aquellas que se cursan a los clientes por la prestación de servicios de carácter comercial, como operaciones comerciales o arrendamientos. En el caso de las facturas recibidas, son las emitidas por los proveedores como consecuencia de operaciones de prestación de servicios, entrega de materiales o ejecución de obras.

Quedan expresamente excluidos del procedimiento cualquier otro documento de cargo o abono que no tenga carácter de factura comercial, citándose como ejemplos las liquidaciones tributarias y las multas.

El Capítulo IV recoge tres definiciones aplicables a la norma. La digitalización certificada es el proceso que permite al receptor de facturas en papel digitalizarlas preservando su valor legal; una vez digitalizadas e incorporada la firma electrónica, las versiones digitales son plenamente válidas y es posible destruir los documentos en papel. Para que este proceso sea válido, las empresas deben utilizar un software homologado por la AEAT.

La plataforma de gestión de facturas electrónicas es el servicio que permite recibir y emitir facturas de forma centralizada y en cualquier formato. La factura electrónica es el documento electrónico que cumple los mismos requisitos legales exigidos a la factura tradicional en papel.

El Capítulo V, dedicado a la descripción del procedimiento, establece que ADIF-Alta Velocidad cuenta con los servicios de una Plataforma de Facturación Electrónica para gestionar el tratamiento de las facturas en cualquiera de sus modalidades de envío o recepción. Esta plataforma constituye el punto centralizado y único de entrada y salida de las facturas en la Entidad.

A partir de ahí, el documento detalla la operativa diferenciada por tipo de factura: el apartado V1 regula el tratamiento de las facturas recibidas y el apartado V2 el de las facturas emitidas.

Conforme al apartado V1, el procedimiento aplica a la totalidad de las facturas recibidas, que se dividen en dos vías de entrada. Las facturas electrónicas se reciben en cualquiera de los formatos admitidos por la normativa en vigor. El resto de facturas, en papel, se procesan mediante un sistema de digitalización certificada: se recepcionan a través de un apartado de correos habilitado al efecto, del que el proveedor de servicios de la plataforma las retira con frecuencia diaria para su posterior tratamiento.

Con independencia de su origen, la totalidad de las facturas recibidas se canaliza a través de la Plataforma de Facturación Electrónica y sigue el mismo tratamiento administrativo.

En la plataforma de facturación se aplican dos tipos de controles: la garantía del cumplimiento de los requisitos formales exigibles a una factura y la aplicación de reglas de negocio básicas para su adecuada canalización interna.

A estos efectos, se exige a todos los proveedores que hagan constar de forma obligatoria en el cuerpo de la factura dos datos: el número de contrato o, en su defecto, el Centro Gestor al que está asociada la factura cuando no existe expediente contractual, y la dirección de correo electrónico del Responsable del Seguimiento de los trabajos. La falta de esta información provoca la devolución de la factura al emisor.

Para su tratamiento, las facturas recibidas se clasifican en cuatro grupos: facturas directas o facturas sin contrato; facturas con contrato y albarán electrónico con tratamiento en aplicaciones de gestión, como combustible, energía eléctrica, telefonía o agencia de viajes; facturas con contrato y certificación de obra electrónica, denominada ACER; y facturas con contrato y sin albarán electrónico.

Una vez superados los controles formales y de negocio, y ya en formato electrónico, la factura se transmite al sistema de gestión económica SAP Financiero para su tratamiento, mediante un módulo específico denominado Vendor Invoice Management (VIM). En este módulo se realizan básicamente dos acciones: la conformación de la factura y, posteriormente, la validación y grabación de la información interna por control de gestión.

La conformación la realiza el responsable del seguimiento de las actuaciones, distinguiéndose dos figuras: el responsable del seguimiento de la ejecución de un contrato, nombrado por el Órgano de Contratación en el momento de la adjudicación, sin cuyo nombramiento y alta en el sistema de control no pueden tramitarse facturas con cargo a ese expediente; y el responsable de seguimiento de la ejecución de actuaciones en un Centro Gestor, para facturas sin contrato, designado por el Director o Subdirector correspondiente a su ámbito de gestión.

El procedimiento de validación varía según la tipología: las facturas directas o sin contrato son conformadas por un responsable del centro gestor y, en su caso, validadas por el responsable del Centro Gestor. Las facturas con contrato, con o sin albarán mecanizado, son conformadas por el responsable del seguimiento del contrato y validadas por el máximo responsable del área técnica que recibe la prestación; el albarán mecanizado es una situación transitoria mientras se integran los sistemas de gestión de albaranes con la firma electrónica. Las facturas con contrato y certificación de obra electrónica (ACER) no requieren conformación en el sistema, ya que la certificación de obra digital materializa la conformación de los trabajos ejecutados, y la factura se canaliza automáticamente a control de gestión para su tramitación en SAP Financiero.

Tras la conformación, los registros electrónicos de las facturas se canalizan hacia los responsables de la organización de control de gestión correspondiente, que validan y completan la información interna necesaria para finalizar el tratamiento en SAP Financiero: la grabación de datos adicionales internos no aportados por el proveedor, como los indicadores de IVA o de retención, y la incorporación de los datos del responsable de ordenar el gasto y el pago, de acuerdo con la delegación de competencias vigente.

Una vez finalizadas estas acciones, SAP Financiero desencadena los procesos de impresión del documento Reconocimiento de la Obligación y Propuesta de Pago (ROPP), que tras ser firmado se somete a su intervención y contabilización.

El apartado V2 regula el tratamiento de las facturas emitidas, que en función del acuerdo o disponibilidad de cada cliente pueden emitirse en cuatro soportes: electrónico, mediante integración a través de servicios como Facturae; correo electrónico, mediante envío del documento o de un enlace al portal de facturación en formato PDF firmado digitalmente; papel, mediante impresión y envío por correo postal a la dirección indicada en el fichero maestro de clientes; y no envío, para facturas en las que no procede remisión física al destinatario, como las facturas de alquileres a personal de ADIF-Alta Velocidad.

La modalidad de envío es un atributo que queda marcado en la ficha del maestro de clientes de SAP Financiero y es única por tercero, aunque puede cambiarse en función de la tipología de un documento determinado. Se contempla también la gestión de anexos a la factura, generados por aplicaciones de gestión o manualmente, y se han previsto en el módulo de ventas de SAP Financiero campos adicionales similares a los solicitados a los proveedores, así como la posibilidad de indicar una dirección de correo electrónico alternativa para el envío.

El Capítulo VI detalla las funciones de cada figura. El responsable del seguimiento de la ejecución de un contrato comprueba y hace el seguimiento de la realización del contrato, validando en el sistema informático de gestión las facturas correspondientes, lo que supone la conformidad de ADIF-Alta Velocidad con la prestación del servicio o entrega de bienes y con la correspondencia de las condiciones económicas de la factura con las del contrato; es designado por el Órgano de Contratación, a propuesta de las áreas técnicas, en la Solicitud de Inicio de Contratación, y puede apoyarse en un colaborador.

El responsable del seguimiento de la ejecución de actuaciones en un Centro Gestor, designado por el Director o Subdirector correspondiente, valida en el sistema las facturas de ese Centro Gestor, comprobando la conformidad con el presupuesto u oferta previa, y también puede apoyarse en un colaborador. Los Subdirectores de Control de Gestión, y sus equivalentes en Órganos Corporativos, completan la información interna de los registros de facturas de su responsabilidad, realizan las comprobaciones contables y presupuestarias, generan el documento ROPP y recaban su firma, y verifican que la tramitación se realiza dentro de los plazos que permiten el pago conforme a las condiciones contractuales y a la normativa legal. El Director de Tesorería y Contabilidad administra los servicios de la plataforma de facturación electrónica y coordina y resuelve las incidencias de canalización y tramitación de los documentos electrónicos de facturas.

El resto de capítulos del documento son de carácter administrativo: el Capítulo VII indica que no existe referencia con otras normas; el Capítulo VIII prevé el desarrollo de Procedimientos Generales específicos para detallar el tratamiento de facturas recibidas y emitidas; el Capítulo IX deroga cualquier documento normativo que entre en contradicción con lo dispuesto en esta norma; el Capítulo X distribuye la norma entre todas las Áreas de la Entidad con responsabilidades en el ámbito económico financiero; y el Capítulo XI no contiene anexos.

• La norma se identifica como PG-AAV-001/17, revisión 00 (documento de 11 hojas) (Capítulo I-XI).
• ADIF-Alta Velocidad no está legalmente obligada a facturar electrónicamente, pero lo implanta por agilidad, seguridad y ahorro de costes (Capítulo II).
• Quedan excluidas del procedimiento las liquidaciones tributarias, las multas y cualquier documento sin carácter de factura comercial (Capítulo III).
• La digitalización certificada de facturas en papel exige software homologado por la AEAT (Capítulo IV).
• Datos obligatorios en el cuerpo de la factura recibida: número de contrato o Centro Gestor, y correo electrónico del Responsable del Seguimiento; su ausencia provoca la devolución al emisor (apartado V1).
• Las facturas recibidas se clasifican en cuatro grupos: directas/sin contrato, con albarán electrónico, con certificación de obra electrónica (ACER) y con contrato sin albarán electrónico (apartado V1).
• El tratamiento económico se realiza en SAP Financiero mediante el módulo Vendor Invoice Management (VIM) (apartado V1).
• Las facturas con certificación ACER no requieren conformación manual, al estar ya conformadas por la certificación de obra digital (apartado V1).
• El resultado final de la tramitación es el documento Reconocimiento de la Obligación y Propuesta de Pago (ROPP), que se firma, interviene y contabiliza (apartado V1).
• Las facturas emitidas pueden enviarse en cuatro soportes: electrónico (Facturae), correo electrónico (PDF firmado), papel o no envío, por ejemplo en alquileres a personal (apartado V2).
• El Director de Tesorería y Contabilidad administra la plataforma y resuelve las incidencias de canalización y tramitación (Capítulo VI).