Ofimática: Office 365, Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook (unidad de competencia UC0233_2)

El Explorador de archivos es la aplicación que permite navegar, organizar y gestionar unidades, carpetas y archivos. Se abre con el atajo Windows+E, desde el icono de carpeta amarilla anclado en la barra de tareas o desde el menú Inicio. En Windows 11 la barra de herramientas se simplificó a una fila de iconos (Nuevo, Cortar, Copiar, Pegar, Cambiar nombre, Compartir, Eliminar, Ordenar, Ver y Ver detalles), sustituyendo a la cinta de opciones clásica de Windows 10.

La interfaz se organiza en: barra de direcciones con formato de ruta navegable tipo migas de pan (breadcrumbs); cuadro de búsqueda en el extremo derecho; panel de navegación a la izquierda con Acceso rápido, OneDrive, Este equipo y Red, cada uno desplegable en árbol; y panel de contenido central. Desde el menú Ver se eligen las vistas: iconos extragrandes, grandes, medianos, pequeños, lista, detalles, mosaicos y contenido, además de las opciones para agrupar, ordenar y mostrar el panel de detalles o el panel de vista previa.

El menú contextual (clic derecho) de Windows 11 se redujo a las acciones más frecuentes (Cortar, Copiar, Cambiar nombre, Compartir, Eliminar, Crear acceso directo, Propiedades), con la opción Mostrar más opciones al final para acceder al menú contextual clásico completo, heredado de versiones anteriores.

El cuadro de búsqueda del Explorador se apoya en el índice de Windows y admite filtros de propiedad como tipo:, fecha: o modificado:, tamaño: y extensión:, así como los comodines asterisco (varios caracteres) e interrogación (un carácter). Es distinto de la búsqueda global de la barra de tareas (Windows+S), que combina archivos, aplicaciones, configuración y resultados web.

Las operaciones básicas sobre archivos y carpetas se realizan desde la barra de herramientas del Explorador o desde el menú contextual: crear una carpeta nueva con Ctrl+Mayús+N; copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) y pegar (Ctrl+V); cambiar nombre con F2; y consultar propiedades con Alt+Entrar, donde figuran el tamaño, las fechas de creación, modificación y último acceso, y los atributos Solo lectura y Oculto.

La tecla Supr envía el elemento a la Papelera de reciclaje; Mayús+Supr lo elimina de forma permanente sin pasar por ella. La selección múltiple se hace con Ctrl+clic para elementos alternos, Mayús+clic para un rango contiguo, y Ctrl+A para seleccionar todo el contenido de la carpeta activa.

Una ruta absoluta describe la ubicación completa de un elemento desde la raíz de la unidad, por ejemplo C:\\Usuarios\\Nombre\\Documentos\\informe.docx; una ruta relativa se expresa respecto a la carpeta activa, y la notación de dos puntos seguidos (..) representa la carpeta contenedora, es decir, subir un nivel en el árbol.

Las extensiones más habituales son .txt (texto plano), .rtf (texto enriquecido), .docx, .xlsx y .pptx (Word, Excel y PowerPoint), .pdf, .zip (carpeta comprimida) y .png o .jpg (imágenes). Para comprimir varios archivos seleccionados se usa el menú contextual Enviar a, Carpeta comprimida (en zip); para descomprimir, Extraer todo desde la pestaña contextual Herramientas de carpeta comprimida. Una carpeta puede anclarse al Acceso rápido con la opción correspondiente del menú contextual o de la barra de herramientas, y se desancla con Quitar de Acceso rápido; solo se pueden anclar carpetas, no archivos sueltos.

Un sistema operativo es el software base que gestiona los recursos del equipo (procesador, memoria, dispositivos y archivos) y sirve de intermediario entre el hardware y las aplicaciones. Windows 11 centra su escritorio con el menú Inicio, accesible con la tecla Windows o haciendo clic en el botón central de la barra de tareas; en el extremo derecho de dicha barra se sitúa la bandeja del sistema, con el reloj, los iconos de red y volumen y el centro de notificaciones.

Los escritorios virtuales permiten agrupar ventanas por contexto de trabajo: se gestionan desde la Vista de tareas (Windows+Tab), se crea uno nuevo con Windows+Ctrl+D, se cierra con Windows+Ctrl+F4 y se navega entre ellos con Windows+Ctrl+flecha izquierda o derecha. Los diseños de anclaje (Snap Layouts) muestran varias distribuciones de ventanas en pantalla al situar el puntero sobre el botón de maximizar, o con el atajo Windows+Z.

El Administrador de tareas (Ctrl+Mayús+Esc, o desde el menú de Ctrl+Alt+Supr) organiza la información en las pestañas Procesos, Rendimiento, Historial de aplicaciones, Inicio, Usuarios, Detalles y Servicios, y permite finalizar procesos bloqueados. La app Configuración (Windows+I) ha ido sustituyendo al Panel de control clásico como vía principal para administrar dispositivos, redes, cuentas, personalización y actualizaciones, aunque ambos coexisten. Copilot es el asistente basado en inteligencia artificial integrado en la barra de tareas de Windows 11.

Entre los accesorios clásicos se incluyen el Bloc de notas, editor de texto plano sin formato para archivos .txt; Paint, editor de imágenes de mapa de bits; y la Herramienta Recortes o Recorte y anotación, que captura pantalla completa, ventana, rectángulo o forma libre con el atajo Windows+Mayús+S.

La cinta de opciones de Word 365 se organiza en las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda, además de pestañas contextuales que aparecen según el objeto seleccionado (por ejemplo, Herramientas de tabla o Formato de imagen).

Guardar (Ctrl+G) actualiza el archivo con el mismo nombre, ubicación y formato; Guardar como abre un cuadro para cambiar el nombre, la carpeta de destino o el tipo de archivo. Los formatos propios son .docx para un documento normal, .dotx para una plantilla y .docm para un documento con macros habilitadas; también se puede guardar en .rtf, intercambiable con otros procesadores, o en .pdf. Para exportar directamente a PDF se usa Archivo, Exportar, Crear PDF o XPS, o bien Guardar como eligiendo el tipo PDF en la lista de formatos.

La Autorrecuperación guarda copias temporales del documento a intervalos regulares (10 minutos por defecto, configurable en Archivo, Opciones, Guardar) para poder recuperar el trabajo tras un cierre inesperado, sin sustituir al guardado manual del archivo definitivo.

La función Buscar y reemplazar (Ctrl+L abre Reemplazar; Ctrl+B abre Buscar) localiza texto, formatos concretos y elementos especiales como marcas de párrafo o saltos de página, y permite sustituirlos de forma individual o global en todo el documento.

Los atajos de formato de carácter en la versión en español son Ctrl+N para negrita, Ctrl+K para cursiva y Ctrl+S para subrayado. El formato Versales, que muestra el texto en mayúsculas de menor tamaño mantenido de forma reversible sobre el texto realmente escrito en minúsculas, se aplica con Ctrl+Mayús+K; el efecto Mayúsculas, que muestra todo el texto en mayúsculas sin alterar los caracteres originales, se activa con Ctrl+Mayús+A. Ambos se diferencian de Mayús+F3, que cambia físicamente el texto entre minúsculas, mayúsculas y tipo oración.

El interlineado (espacio vertical entre líneas de un mismo párrafo) y el espaciado antes o después de párrafo se configuran desde el cuadro de diálogo Párrafo, al que se accede desde el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. En la pestaña Líneas y saltos de página de ese mismo cuadro se encuentran el Control de líneas viudas y huérfanas y la opción Conservar con el siguiente, que impide que un párrafo quede separado del que le sigue al producirse un salto de página automático.

La alineación de texto justificada ajusta el texto a los márgenes izquierdo y derecho de forma simultánea, añadiendo espacio entre palabras cuando es necesario, a diferencia de la alineación izquierda, derecha o centrada. Copiar formato, representado por el icono de la brocha en el grupo Portapapeles de Inicio, aplica el formato de un fragmento de texto ya formateado a otro distinto; su atajo es Ctrl+Mayús+C para copiar el formato y Ctrl+Mayús+V para pegarlo.

Desde la pestaña Disposición, grupo Configurar página, el botón Columnas distribuye el texto del documento o de una sección en varias columnas de tipo periodístico, y el botón Guiones activa la separación silábica automática de palabras largas al final de línea, con las opciones Ninguno, Automático y Manual.

Un salto de sección permite que distintas partes del documento tengan configuraciones de página, encabezados o numeración independientes. El tipo Página siguiente inicia la nueva sección en la página inmediatamente posterior, sea esta par o impar; el tipo Continuo la inicia en la misma página; los tipos Página par y Página impar fuerzan que la sección comience en una página de esa paridad concreta, insertando una página en blanco si es necesario.

Una nota al pie se inserta al final de la página donde aparece la llamada, mientras que una nota al final se agrupa al término del documento o de la sección; ambas se gestionan desde la pestaña Referencias, grupo Notas al pie. Un SmartArt es un elemento gráfico prediseñado (organigramas, listas de pasos, ciclos, jerarquías) que se inserta desde Insertar, grupo Ilustraciones, botón SmartArt, y cuyo texto se edita mediante un panel de texto asociado.

Insertar, grupo Texto, Fecha y hora permite añadir la fecha y hora actuales como texto fijo o como campo que se actualiza automáticamente cada vez que se abre el documento, marcando la casilla Actualizar automáticamente.

El control de cambios, activable desde la pestaña Revisar, registra cada inserción, eliminación y cambio de formato realizado por cada autor con un color distinto, sin aplicarlos de forma definitiva hasta que se aceptan o rechazan uno a uno o en bloque desde el grupo Cambios.

Un comentario se inserta con Ctrl+Alt+M o desde Revisar, grupo Comentarios, Nuevo comentario; queda anclado al texto seleccionado en un globo lateral y admite respuestas de otros usuarios, a diferencia del control de cambios, que modifica el propio contenido del documento.

El idioma se comprueba con el revisor ortográfico y gramatical (F7), que subraya en rojo ondulado las palabras no reconocidas y en azul los posibles errores gramaticales o de estilo. Contar palabras, en la barra de estado o en Revisar, grupo Revisión, muestra el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento o de la selección.

Cuando varias personas editan a la vez un documento guardado en OneDrive o SharePoint, Word muestra sus iniciales o avatares junto al cursor de cada una y sincroniza los cambios en tiempo real; esta función se denomina coautoría o edición simultánea, y se activa automáticamente al compartir el archivo desde el botón Compartir.

Una hoja de cálculo de Excel 365 tiene 1.048.576 filas, numeradas del 1 en adelante, y 16.384 columnas, identificadas de la A a la XFD; la intersección de una fila y una columna es una celda, referenciada por su columna y su fila, por ejemplo B4. La cinta se organiza en las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Una referencia relativa, como A1, cambia al copiar la fórmula a otra celda, ajustándose según el desplazamiento; una referencia absoluta, escrita con el signo de dólar delante de la columna y de la fila, como $A$1, permanece fija al copiarse; una referencia mixta fija solo uno de los dos elementos, como A$1 (fila fija, columna variable) o $A1 (columna fija, fila variable). Si en la celda C1 hay la fórmula =$A$1+B1 y se copia a C2, el resultado será =$A$1+B2, porque la parte absoluta no cambia y la relativa se ajusta a la nueva fila.

El atajo Ctrl+A selecciona todas las celdas de la hoja activa; Ctrl+E ejecuta el Relleno rápido (Flash Fill), que detecta un patrón a partir de los datos de una columna adyacente ya rellenada y completa automáticamente el resto de celdas siguiendo ese mismo patrón, por ejemplo para extraer nombres o unir textos sin escribir una fórmula.

SUMA(rango) suma los valores numéricos de un rango; CONTAR(rango) cuenta únicamente las celdas que contienen valores numéricos, ignorando texto y celdas vacías; CONTARA(rango) cuenta todas las celdas no vacías, sean numéricas, de texto o de cualquier otro tipo. Así, en un rango con los valores 10, texto, una celda vacía, 25 y 30, la función CONTAR devuelve 3 (solo los números) mientras que CONTARA devolvería 4 (todas las celdas con contenido).

CONTAR.SI(rango; criterio) cuenta las celdas de un rango que cumplen una condición; SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) suma los valores del rango_suma correspondientes a las celdas de rango que cumplen el criterio, siendo este tercer argumento opcional cuando el rango a sumar coincide con el evaluado.

BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]) busca un valor en la primera columna, de izquierda a derecha, de una tabla y devuelve el valor de la columna indicada en la misma fila; BUSCARH realiza la misma búsqueda pero en la primera fila, de forma horizontal. El cuarto argumento, en FALSO, exige coincidencia exacta.

SI.ERROR(valor; valor_si_error) evalúa una fórmula y, si esta produce cualquier tipo de error, devuelve el valor alternativo indicado en lugar de mostrar el código de error, evitando así tener que anidar comprobaciones adicionales. REDONDEAR(número; núm_decimales) redondea un valor al número de decimales indicado.

El símbolo ##### en una celda no es un error de cálculo, sino un aviso de que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido completo (un número o una fecha); se soluciona ampliando el ancho de la columna, por ejemplo con doble clic en el borde de su encabezado o desde Inicio, grupo Celdas, Formato, Ancho de columna.

El error #¡VALOR! aparece cuando una fórmula combina tipos de datos incompatibles, como al intentar sumar directamente un número y un texto, por ejemplo =5+"hola"; el error #¡REF! se produce cuando una fórmula hace referencia a una celda que ya no existe, por ejemplo tras eliminar la fila o columna donde se encontraba.

El error #¿NOMBRE? indica que Excel no reconoce el texto usado en la fórmula, habitualmente por escribir mal el nombre de una función o de un rango con nombre. El error #N/A señala que un valor no está disponible, y es el que devuelve BUSCARV cuando el valor buscado no existe en la primera columna de la matriz consultada con el cuarto argumento en FALSO. El error #¡NUM! aparece con valores numéricos no válidos para la operación, y #¡DIV/0! al dividir entre cero o entre una celda vacía.

El Filtro (Datos, grupo Ordenar y filtrar, Filtro, o Ctrl+Mayús+L) añade flechas desplegables en la fila de encabezados que permiten mostrar únicamente las filas que cumplen determinado criterio, ocultando temporalmente el resto sin eliminarlas de la hoja. El Formato condicional (Inicio, grupo Estilos) aplica un formato visual automático, como color de relleno o escalas de color, a las celdas que cumplen una regla, por ejemplo resaltar valores duplicados o superiores a una cifra.

Una tabla dinámica (Insertar, grupo Tablas, Tabla dinámica) resume y cruza grandes volúmenes de datos agrupándolos por filas, columnas, valores y filtros, sin necesidad de escribir fórmulas, y se actualiza al modificar los datos de origen.

Entre los tipos de gráfico, el gráfico de dispersión (XY) es el más apropiado para representar la correlación entre dos variables numéricas, situando cada par de valores como un punto en el plano; el gráfico de columnas o barras compara valores entre categorías, el de líneas muestra evolución temporal y el circular representa proporciones sobre un total.

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD), a diferencia de Excel, que es una hoja de cálculo: Access permite definir relaciones entre tablas, aplicar reglas de integridad y evitar la duplicidad de información, mientras que Excel almacena los datos de forma independiente en cada hoja sin relacionarlos de manera estructural.

Los seis objetos principales de una base de datos de Access son: Tablas, que almacenan los datos; Consultas, que extraen, filtran o modifican información; Formularios, interfaces para introducir y consultar datos de forma cómoda; Informes, para presentar e imprimir datos de forma organizada; Macros, secuencias de acciones predefinidas sin necesidad de programar; y Módulos, que contienen código escrito en Visual Basic for Applications (VBA), lo que los distingue de las macros.

Access puede exportar datos a formatos como Excel (.xlsx), texto delimitado (.csv o .txt), XML, PDF o a otra base de datos de Access, y también importar o vincular datos externos en esos mismos formatos como origen.

En una tabla de Access, un registro es cada fila, es decir, el conjunto de datos referidos a una misma entidad (por ejemplo, un empleado); un campo es cada columna, es decir, cada categoría de dato almacenado (nombre, fecha de nacimiento, departamento). Los tipos de datos de campo incluyen Texto corto (hasta 255 caracteres), Texto largo, Número, Moneda, Fecha y hora, Autonumérico, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado y Búsqueda y relación; el tipo Autonumérico se usa habitualmente como clave principal porque Access genera sus valores de forma automática y única.

La clave externa (foreign key) es un campo de una tabla que hace referencia a la clave principal de otra tabla, y es el mecanismo que vincula las tablas entre sí en una relación. La integridad referencial es la regla que impide la existencia de registros huérfanos, es decir, registros en la tabla secundaria cuya clave externa no corresponde a ningún registro existente en la tabla principal.

La ventana Relaciones, en la pestaña Herramientas de base de datos, se utiliza para definir visualmente las relaciones entre tablas arrastrando el campo clave de una a la clave correspondiente de otra. Al activar la integridad referencial se pueden marcar además Actualizar en cascada los campos relacionados, que propaga los cambios en la clave principal a todos los registros relacionados, y Eliminar en cascada los registros relacionados, que borra automáticamente los registros dependientes al eliminar el principal. Una relación varios a varios se implementa mediante una tabla intermedia que contiene dos claves externas, una hacia cada una de las tablas relacionadas.

Una consulta de selección recupera y muestra datos de una o varias tablas sin modificarlos, y admite criterios, ordenación y campos calculados. Una consulta de parámetros solicita un valor al usuario en el momento de ejecutarla (por ejemplo, un rango de fechas) y filtra los resultados según ese valor introducido.

Las consultas de acción modifican los datos y son cuatro: la consulta de actualización, equivalente a la instrucción SQL UPDATE, cambia el valor de uno o varios campos en los registros que cumplen una condición; la consulta de eliminación (DELETE) borra registros completos; la consulta de creación de tabla genera una tabla nueva a partir del resultado de la consulta; y la consulta de datos anexados agrega los registros resultantes al final de una tabla ya existente.

Al ejecutar una consulta de eliminación pulsando el botón Ejecutar, Access muestra antes un cuadro de diálogo de confirmación que advierte del número de filas que se van a eliminar, dando la opción de cancelar antes de borrar físicamente los registros, dado que la operación no se puede deshacer una vez confirmada.

En la cuadrícula QBE (Query By Example), la fila Total añade a cada campo una función de agregado; para el campo o los campos por los que se desea agrupar los resultados debe seleccionarse la opción Agrupar por, mientras que en los campos a resumir se eligen funciones como Suma, Promedio, Cuenta, Máx o Mín.

Un formulario ofrece una interfaz gráfica para introducir, consultar y editar los datos de una tabla o consulta de forma más cómoda que la vista Hoja de datos. Entre los controles disponibles, el cuadro combinado (lista desplegable) muestra las opciones solo al desplegarlo y ocupa poco espacio, mientras que el cuadro de lista muestra permanentemente visible el listado completo de valores, permitiendo además la selección de uno o varios elementos sin necesidad de desplegarlo.

Un informe organiza los datos para su presentación e impresión, y se estructura en secciones: el Encabezado de informe aparece una sola vez, en la parte superior de la primera página, y es el lugar habitual para el título del informe o el logotipo corporativo; el Encabezado de página se repite en la parte superior de cada página; la sección Detalle muestra los datos de cada registro; el Pie de página se repite al final de cada página; y el Pie de informe aparece una sola vez, al final del documento, siendo la ubicación habitual para colocar un campo de suma con el total general de todos los registros del informe. Cuando el informe está agrupado, se añaden además las secciones Encabezado de grupo y Pie de grupo alrededor de cada grupo de registros.

PowerPoint 365 ofrece varias vistas desde la pestaña Vista: Normal, para editar diapositiva a diapositiva; Clasificador de diapositivas, con miniaturas para reordenar el conjunto; Página de notas, con la diapositiva y sus notas del orador; y Presentación con diapositivas, para reproducir a pantalla completa. Una nueva diapositiva se inserta con el atajo Ctrl+M.

La vista Patrón de diapositivas, a la que se accede desde Vista, grupo Vistas patrón, permite editar de una sola vez los elementos que se repiten en todas las diapositivas: posición de los marcadores de título y contenido, fuentes, colores y logotipos. El patrón principal aparece en la parte superior del panel de miniaturas, y colgando de él se muestran los diseños de diapositiva asociados (título, título y contenido, dos contenidos, en blanco, etc.), que heredan su formato del patrón pero pueden personalizarse de forma individual. Para volver a la edición normal se pulsa Cerrar vista Patrón, en el extremo derecho de la cinta contextual.

Un tema es el conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que da un aspecto uniforme a toda la presentación, aplicable desde la pestaña Diseño. Insertar, grupo Texto, Encabezado y pie de página abre el cuadro donde se configuran de forma centralizada, para toda la presentación o solo para la diapositiva actual, el pie de página, la fecha (fija o automática) y el número de diapositiva.

El comando Álbum de fotos, disponible en Insertar, grupo Imágenes, genera automáticamente una diapositiva por cada imagen seleccionada, con diseños y marcos configurables, sin necesidad de insertarlas una a una. Al insertar y seleccionar una tabla en una diapositiva aparecen dos pestañas contextuales bajo Herramientas de tabla: Diseño, para estilos, bordes y sombreado, y Presentación, para las propiedades de filas, columnas y alineación de celdas.

Un SmartArt, igual que en Word, convierte texto en un esquema gráfico (organigrama, proceso, ciclo, jerarquía) editable desde un panel de texto asociado. Las Transiciones, en su propia pestaña, controlan el efecto de paso de una diapositiva a otra; las Animaciones, aplicadas a los objetos dentro de una misma diapositiva, controlan cómo entran, se destacan o salen los elementos.

Desde la pestaña Revisar, grupo Idioma, el comando Traducir convierte a otro idioma el texto seleccionado directamente dentro de la diapositiva, mostrando el resultado en un panel lateral desde el que se puede insertar sustituyendo al original.

La Vista Moderador, pensada para el ponente, muestra en su propia pantalla la diapositiva actual, una miniatura de la siguiente diapositiva, las notas del orador correspondientes y un cronómetro con el tiempo transcurrido, mientras que el público, en el proyector o segundo monitor, ve únicamente la diapositiva actual a pantalla completa. Se activa automáticamente al conectar un segundo monitor y ejecutar la presentación, o de forma manual marcando la casilla Usar vista Moderador en la pestaña Presentación con diapositivas.

Al exportar la presentación a PDF desde Archivo, Exportar, Crear documento PDF o XPS, las opciones de publicación permiten elegir entre exportar solo las diapositivas o las diapositivas junto con las páginas de notas del orador, incluyendo así el contenido de las notas en el documento resultante.

El atajo para salir de la vista Patrón de diapositivas y volver a la edición normal es el botón Cerrar vista Patrón de la cinta; la tecla Esc, por su parte, permite salir de la Presentación con diapositivas en ejecución en cualquier momento.

Responder envía la contestación únicamente al remitente original; Responder a todos la envía además a todos los demás destinatarios que figuraban en el mensaje; Reenviar permite enviar el mensaje completo, con sus archivos adjuntos, a personas distintas de las que aparecían en el mensaje original, siendo esta la opción adecuada cuando se quiere hacer llegar un adjunto recibido a alguien que no estaba entre los destinatarios.

El campo CC (con copia) muestra a todos los destinatarios que ha recibido copia del mensaje; el campo CCO (con copia oculta) envía copia a esas personas sin que el resto de destinatarios, incluidos los del propio CCO, puedan verlas en la cabecera del mensaje. Al enviar un mensaje se puede asignar un nivel de importancia entre Alta, Normal y Baja, visible mediante un icono junto al mensaje en la bandeja de entrada del destinatario.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es el protocolo empleado para el envío de correo saliente. Para la recepción, POP3 descarga los mensajes al dispositivo y, según su configuración, puede eliminarlos del servidor, por lo que no mantiene una vista sincronizada entre varios dispositivos; IMAP mantiene los mensajes y la estructura de carpetas en el servidor y sincroniza su estado (leído, movido, eliminado) entre todos los dispositivos que acceden a la misma cuenta.

Al solicitar una confirmación de lectura para un mensaje, Outlook pide al destinatario, al abrirlo, que confirme el envío de una notificación automática al remitente original indicando que el mensaje ha sido leído; la confirmación de entrega, en cambio, avisa cuando el mensaje ha llegado al buzón del destinatario, sin garantizar que haya sido abierto.

Las reglas de bandeja de entrada, configurables desde Inicio, grupo Mover, Reglas, Crear regla o Administrar reglas y alertas, permiten que los mensajes entrantes que cumplen una condición (remitente concreto, palabras en el campo Asunto, destinatario, entre otras) se muevan de forma automática a una carpeta determinada; además de mover, una regla puede reenviar el mensaje, marcarlo como leído, asignarle una categoría, reproducir un sonido de aviso o eliminarlo directamente.

La función Marcar para seguimiento añade al mensaje una bandera de color y, además, un recordatorio configurable con fecha y hora que mantiene visible el mensaje en la lista de tareas pendientes hasta que se marca como completado. Las categorías con color permiten etiquetar mensajes, citas o tareas con nombres y colores personalizados definidos por el usuario, de forma que puedan localizarse y filtrarse visualmente con rapidez, independientemente de la carpeta en la que se encuentren.

La firma de correo se configura desde Archivo, Opciones, Correo, Firmas, donde puede crearse más de una firma y elegir cuál se inserta automáticamente en los mensajes nuevos y cuál en las respuestas o reenvíos, pudiendo además diferir entre las distintas cuentas configuradas en el mismo perfil de Outlook.

La carpeta Elementos eliminados almacena de forma temporal los mensajes borrados de cualquier otra carpeta, de manera similar a la Papelera de reciclaje de Windows, permitiendo su recuperación hasta que se vacía manualmente o se elimina de forma definitiva.

El módulo Calendario gestiona citas, reuniones y eventos. Al crear una cita o reunión periódica, como una reunión semanal de equipo, el botón Periodicidad de la ventana de la cita permite definir el patrón de repetición (diaria, semanal, mensual o anual), la hora de inicio y fin, y la fecha en que finaliza la serie, de modo que el evento se genera automáticamente en todas las fechas correspondientes sin tener que añadirlo cada vez de forma manual.

En una convocatoria de reunión, el organizador puede comprobar el estado de las respuestas de los invitados (aceptada, rechazada, provisional o sin respuesta) mediante el botón Seguimiento del grupo Mostrar, dentro de la ventana de la reunión. El formato estándar para exportar o compartir citas y eventos con otros clientes de correo y aplicaciones de agenda es el archivo .ics (iCalendar).

El módulo Contactos almacena la información de las personas y organizaciones (nombre, teléfonos, direcciones, correo electrónico) y permite agruparlas en listas de distribución para enviar un mismo mensaje a varios contactos a la vez; su información alimenta además la libreta de direcciones utilizada al autocompletar destinatarios en un mensaje nuevo.

Microsoft 365 es un servicio de suscripción que incluye las aplicaciones de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access) junto con almacenamiento en la nube a través de OneDrive y, en entornos de organización, SharePoint; a diferencia de las versiones perpetuas de Office, que se compran una sola vez y no reciben nuevas funciones, Microsoft 365 recibe actualizaciones continuas.

Cuando un documento de Word, Excel o PowerPoint se guarda en OneDrive o SharePoint, varias personas pueden editarlo a la vez en tiempo real: esta función se denomina coedición o coautoría, y muestra junto al cursor de cada usuario sus iniciales o su nombre. Se activa compartiendo el archivo con el botón Compartir de la esquina superior derecha, que genera un enlace configurable como Cualquier persona con el enlace, Personas de la organización o Personas específicas, y con permisos de Puede editar o Solo puede ver.

El Historial de versiones, accesible desde el nombre del archivo o desde Archivo, Información, permite consultar y restaurar versiones anteriores guardadas automáticamente. La opción Guardar automáticamente, en la esquina superior izquierda, solo está disponible para archivos almacenados en OneDrive o SharePoint y sustituye al guardado manual periódico.

Teams integra chat, videollamadas, reuniones y la edición colaborativa de archivos de Office directamente dentro de la propia aplicación, sin necesidad de abrirlos por separado, y se apoya en las mismas bibliotecas de documentos de SharePoint que utilizan Word, Excel y PowerPoint para el almacenamiento compartido.

• Explorador de archivos: Windows+E abre; F2 renombra; Alt+Entrar propiedades; Supr a la papelera; Mayús+Supr elimina de forma permanente.
• Escritorios virtuales: Windows+Tab vista de tareas; Windows+Ctrl+D crear; Windows+Ctrl+F4 cerrar; Windows+Ctrl+flecha para moverse.
• Administrador de tareas: Ctrl+Mayús+Esc. Captura de pantalla: Windows+Mayús+S.
• Word: Ctrl+N negrita, Ctrl+K cursiva, Ctrl+S subrayado, Ctrl+B buscar, Ctrl+L reemplazar, Ctrl+G guardar, Ctrl+U nuevo documento.
• Word: Ctrl+Mayús+K versales; Ctrl+Mayús+A formato mayúsculas; Ctrl+Alt+M insertar comentario.
• Salto de sección Página siguiente: inicia la sección en la página inmediata, sea par o impar.
• Extensiones Word: .docx documento, .dotx plantilla, .docm con macros, .rtf texto enriquecido.
• Excel: 1.048.576 filas y 16.384 columnas (hasta XFD); Ctrl+A selecciona toda la hoja; Ctrl+E relleno rápido.
• Excel: referencia absoluta $A$1, relativa A1, mixtas A$1 y $A1.
• Funciones Excel: CONTAR (solo números), CONTARA (cualquier valor), CONTAR.SI, SUMAR.SI, BUSCARV, BUSCARH, SI.ERROR.
• Errores Excel: ##### columna estrecha, #¡VALOR! tipo incompatible, #¡REF! referencia inválida, #¿NOMBRE? función mal escrita, #N/A valor no disponible, #¡DIV/0! división entre cero.
• Access: seis objetos son Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos (VBA).
• Access: clave externa vincula tablas; integridad referencial evita registros huérfanos; relación varios a varios exige tabla intermedia.
• Access: consultas de acción son actualización, eliminación, creación de tabla y datos anexados.
• Access: Encabezado de informe y Pie de informe aparecen una sola vez; el total general se coloca en el Pie de informe.
• PowerPoint: Ctrl+M nueva diapositiva; vista Patrón de diapositivas edita elementos comunes; vista Moderador para el ponente.
• Outlook: CC visible para todos, CCO oculto; POP3 descarga sin sincronizar, IMAP sincroniza en el servidor; SMTP para el envío.
• Outlook: formato .ics para exportar citas y eventos del calendario.
• Microsoft 365: coautoría en tiempo real y Guardar automáticamente solo con el archivo en OneDrive o SharePoint.